Rainbook

トラブルシューティングと FAQ

管理者の方からよく寄せられる質問への対処方法、診断情報の送り方、Rainbook サポートへの連絡方法をまとめています。

Jira にメールが表示されない

次の順に確認してください。ほとんどの原因は最初の 3 項目にあります。

  1. Rainbook Mail Sync は接続されていますか? 設定 › メール に、Mail Sync が接続済みで最近同期されたことが表示されます。もう一度ペアリングするよう求められた場合は、Mail Sync の管理ページを開いて 接続コード を表示します。そのあと 設定 › メール で 接続 をクリックするか、ペアリング文字列を使う をクリックします。
  2. メールボックスは接続されていますか? Jira 設定 › アプリ › Rainbook Mail Sync を開き、メールボックスが一覧に表示され、有効になっていることを確認します。「再接続が必要」と表示されている場合は、再接続してください。パスワードが変更されたときや、管理者が同意を取り消したときに発生します。
  3. サイトは有料プランですか? バックグラウンドでの取り込みは Standard と Advanced に含まれます。Free では、代わりに Gmail または Outlook のサイドバーからスレッドを記録してください。
  4. チームから連絡した相手、またはすでに Rainbook に登録されている相手ですか? Rainbook は、チームの誰かが社外の人とのスレッドを開始した時点、または社外の人に返信した時点で、そのスレッドを取り込みます。また、社外の人のうち少なくとも 1 人が Rainbook の取引先責任者または進行中のリードである場合や、いずれかの取引先のウェブドメインから送信している場合のメールも取り込みます。gmail.com や outlook.com などの無料メール サービスのアドレスは、取引先責任者または進行中のリードのものである場合にのみ一致します。進行中のリードはメール アドレスのみで照合され、会社のドメインでは照合されません。取り込まれたスレッドには リードを開く が表示されます。判定に使われるのは、チームメンバー自身の送信済みコピーです。新しい相手からの最初のメールは、チームの誰かが返信するまで保留されます。チームの誰かが返信すると、その前の 30 日間の過去メッセージが最大 6 件、一緒に取り込まれます。さらに取り込むには、次の方法があります。
    • 会社のドメインを取引先に追加するか、その人を取引先責任者として追加します。
    • サイドバーで このスレッドを常に記録 を選択して、1 つのスレッドの残りを取り込みます。
    • または、管理者に 設定 › メール › 取り込みルール で すべての外部メールを取り込む をオンにするよう依頼します(管理者がオンにしない限りオフです)。社外とのすべての会話が取り込まれます。既知の顧客がいない新しいスレッドは、受信トレイ → リンクなしのスレッドに入り、ここでレコードにリンクできます。取引先と取引先責任者を作成 を選択します。ドメインの取引先がある場合は <取引先> に取引先責任者を作成 を、その人が進行中のリードの場合は リードを開く を選択します。法務パックのウォールまたは規制業種パックを使用しているサイトでは、新しいスレッドはリンクされるまでメールボックスの所有者以外には非公開です。これらのサイトの共有メールボックスでは、既知の顧客のルールが引き続き適用されます。
  5. 意図的に除外されたメールではありませんか? 社外の宛先が 100 件を超えるメールは、既知の相手(取引先責任者、取引先のドメイン、進行中のリード)がスレッドに含まれている場合、またはスレッドがすでに追跡されている場合を除き、スキップされます。社外の宛先がちょうど 100 件の場合は上限内です。メーリング リストのヘッダーがあるメールは、送信者が完全一致する取引先責任者または進行中のリードでない限り、引き続き一括送信メールとして扱われます。Rainbook は次のメールもスキップします。社内のみのメール(自分で記録するには、サイドバーで顧客レコードを選択し、記録 を選択します)、スパム、ゴミ箱、下書き、記録対象外リストまたはブロック リストに載っている相手、Gmail で「Rainbook/Don't log」ラベルが付いたスレッド、Outlook で「Rainbook: Don't log」の分類項目が設定されたスレッドです。
  6. 時間は十分に経過していますか? Mail Sync は、利用の多いメールボックスを 5 分ごと、少ないメールボックスを 15 分ごとに確認します。そのため、ほとんどのメールは約 10 分以内に Jira に届きます。非常に大規模なサイトでは、確認の頻度が下がります。現在の間隔は Mail Sync の管理ページで確認できます。
  7. 取り込みに失敗していませんか? 設定 › メール › 失敗したメッセージ には、過去 30 日間に Mail Sync が保存できなかったメッセージとその理由が一覧表示されます。Mail Sync で再試行 を選択します。
  8. 取り込まれているのに表示されませんか? 新しいスレッドは、しばらくの間は所有者以外には非公開で、その後、取引先または商談を表示できるすべてのユーザーに公開されます。通常は 2 分以内、遅くとも 5 分以内です。法務パックのウォールまたは規制業種パックを使用しているサイトでは、新しいスレッドはリンクされるまでメールボックスの所有者以外には非公開です。これらのサイトの共有メールボックスでは、既知の顧客のルールが引き続き適用されます。非表示のままの場合は、次の質問を参照してください。

商談やメールが表示されないユーザーがいる

Rainbook は、Jira で開くことが許可されているものだけを各ユーザーに表示します。次を確認してください。

  • 商談は非公開ですか? ヘッダーに「非公開 · N 人」と表示されます。商談の所有者、または商談を開ける Rainbook 管理者は、ユーザーを編集 を選択してユーザーを追加できます。
  • スレッドは非公開に設定されていますか? スレッドに「非公開」バッジが表示されている場合、そのスレッドを表示できるのは、所有者と、セキュリティ レベル「Private」で許可されたユーザーだけです。デフォルトでは、所有者と rainbook-admins のメンバーです。所有者、またはスレッドを開ける管理者は、非公開 の切り替えをオフにできます。
  • サイトで顧客を表示できるのは誰ですか? サイトで Rainbook の利用をグループに限定していて、アクセスの設定が CRM ユーザーのみ の場合、そのグループ以外のユーザーは取引先、商談、メールを開けません。ただし、自分の作業項目上では顧客名と売上が引き続き表示されます。そのユーザーをグループに追加するか、Jira のすべてのユーザー に切り替えます。Jira 設定 › アプリ › Rainbook で セットアップを再実行 を選択します。
  • 取引先は取引先チームに限定されていますか? その人を取引先の Account team フィールドに追加します。
  • メールは正しいレコードにリンクされていますか? メールは、リンク先のレコードに従います。スレッドの リンクを変更 で移動します。
  • 設定を変更したばかりですか? Rainbook はレコードをすぐに再共有します。

一部のレコードを開けないユーザーがいても、合計は正確に表示されます。理由の分からない小さい数値が表示されるのではなく、「開けない商談 1 件を除く」のような注記が表示されます。

「本日の分析 25 回をすべて使用しました」

各ユーザーは 1 日に最大 25 回まで「質問」の分析を実行でき、さらに 1 人あたりの月間の公正使用の上限があります。ユーザーが上限に達すると、次のようになります。

  • 本人の場合: レポートで対応できる質問には引き続き回答し、分析回数は午前 0 時にリセットされます。レポート、検索、その他の機能は引き続き使えます。このレポートを自分で作成を選ぶと、レポート ビルダーで同じグラフを作成できます。サイトで Rovo を利用している場合は Rovo に質問する、さらに必要な場合は管理者に追加を依頼を選べます。
  • 管理者の場合: ユーザーが月間の公正使用の上限に達すると、ベル アイコンに管理者向けの通知が届くので、そのユーザーに追加できます。設定 › AI 予算では、サイトの 1 日の分析回数を 1〜100 の範囲で設定でき、よく使っているユーザーも確認できます。
  • サイト全体が月間の AI アクションを使い切った場合: 「質問」と下書きは引き続き利用でき、設定 › AI 予算にリセット日が表示されます。要約が一時停止している場合は、Rainbook サポートが無料の追加コードでその月の AI アクションを増やせます。サポートからお問い合わせください。
  • 「Rainbook は直近のリクエストをまだ処理しています。1 分ほど待ってから、もう一度お試しください。」 短い時間に多くのリクエストが送信されました。1 分待ってから、もう一度お試しください。
  • 「このスレッドのフォローアップが 20 件に達しました。」 新しい質問を始めてください。Advanced では 40 件まで可能です。
  • Free の場合: [質問] で実行できる分析は月に約 60〜100 回です。その後は翌月までレポート ビルダーに切り替わります。

サイトの全員がすべてを見られる

これは Jira Free の仕様です。Jira Free では、サイトの全員がすべてのレコードを閲覧できます。非公開の商談や非公開の会話には、Jira Standard 以上が必要です。

また、Jira Free ではサイトのファイル ストレージが 2 GB で、サイト内の他のデータと共有されます。[設定] › [プライバシーとデータ] では、Rainbook のファイルの使用量を確認でき、80% に達すると警告が表示されます。Jira Standard にアップグレードすると、Rainbook は 1 日以内にそれを検知し、Rainbook のセキュリティ レベルの追加を提案します。その後、すべてのレコードに適切なレベルが設定されます。

Rainbook を使用するユーザーを変更する

以前からあるサイトでは、[設定] › [アクセス] › [Rainbook を使用するユーザー] で、グループのみのアクセスから切り替えられます。確認画面には、アクセスできるようになるユーザーと、できなくなるユーザーが表示されます。Jira Free では、[Jira の設定] › [アプリ] › [Rainbook] の [セットアップを再実行] を使います。規制業種パックでは、利用は引き続きグループのみに限定され、Rainbook を管理できるのは rainbook-admins のメンバーだけです。

Gmail または Outlook のサイドバーが接続できない

  • Rainbook を使用できますか? CRM スペースを開けるユーザーなら、誰でもサイドバーをペアリングできます。サイドバーに Rainbook を使用できないと表示される場合は、Jira 管理者に CRM スペースへのアクセスを依頼してください。サイトで Rainbook の利用をグループに限定している場合は、そのグループへの追加を依頼してください。
  • Rainbook Mail Sync はインストールされていますか? サイドバーには Rainbook Mail Sync が必要です。ユーザー数が 10 人までのサイトでは無料です。
  • 1 回の承認で接続します。 サイドバーで [Rainbook に接続] を選び、Jira サイトのアドレスを確認して、開いたページで [承認] を選びます。Outlook では、ページに表示されたキーをコピーして、待機中のサイドバーに貼り付けます。
  • 代わりにペアリング キーを使います。 Rainbook で [設定] › [受信トレイのサイドバー] を開き、[Rainbook Mail Sync の設定を開く]、[ペアリング キーを作成] の順に選びます。作成したキーは、サイドバーの [代わりにペアリング キーを使用] リンクから貼り付けます。キーは 1 回のみ、10 分間有効です。
  • 共有受信トレイは自動では接続されません。キーでペアリングしてください。
  • 以前は接続できていたのにサインアウトされた場合: 90 日間使用していないサイドバーや、管理者が取り消したサイドバーは、再度ペアリングが必要です。
  • Rainbook Beta から移行したばかりですか? 全員が Rainbook で 1 回ペアリングする必要があります。

詳しいセットアップ手順は、サイドバーをご覧ください。

インポートが停止した、またはエラーが表示される

  • インポートが許可されていませんか? インポートは [設定] › [インポート] から実行します。実行できるのは rainbook-admins のメンバーだけです。Jira 管理者であるだけでは実行できません。このグループのメンバーまたは Jira 管理者に、Jira のグループ設定であなたを rainbook-admins に追加するよう依頼してください。
  • ファイルが拒否されました。 Rainbook は、ファイルを読み込む前にサイズと形式を確認します。メッセージには上限が表示されます。非常に大きなスプレッドシートは CSV で保存してください。CSV は XLSX よりもはるかに大きなファイルを扱えます。
  • タブを閉じてしまった。 [設定] › [インポート] をもう一度開いてください。実行は停止した位置から再開され、重複は発生しません。ブラウザーのストレージが消去されている場合は、同じファイルをもう一度選択してください。Rainbook がファイルの一致を確認します。
  • 「別のウィンドウでインポートを実行中です。」 別のタブまたは別の管理者がインポートを実行しています。そのウィンドウが閉じられてから 2 分後に、実行できるようになります。
  • インポートが自動的に一時停止した。 Jira から Rainbook に、処理速度を落とすよう要求がありました。Jira の制限がリセットされると、実行は自動的に再開されます。
  • 必須フィールドがインポートを妨げている。 ドライランでは、Jira の設定で必須になっていて、Rainbook が入力しないフィールドが一覧表示されます。[設定] › [概要] の [構成チェック] で [修復] を利用できます。
  • 一部の行が失敗した。 検証レポートには、スキップされた行と失敗した行がすべて理由とともに表示されます。レポートは CSV でダウンロードできます。元の行を修正してから、もう一度インポートしてください。2 回目の実行では、作成済みのレコードが重複せずに更新されます。
  • Jira Free で添付ファイルがオフになった。 メールの添付ファイルによってサイトが Jira Free の 2 GB を超える場合、Rainbook は添付ファイルをオフにし、必要な容量を通知します。添付ファイルをオンに戻すか、古い会話をスキップしてください。
  • 最初からやり直したい場合: [インポートを元に戻す] は、実行の完了から 14 日間利用できます。

詳しくは、インポートのガイドをご覧ください。

診断情報をコピーしてサポートに共有する

[設定] › [概要] には [サポート] セクションがあり、その中に [サポート用の診断] があります。サイトへのアクセスを求めることなく、迅速にサポートするために必要な情報をお送りいただけます。

  • [診断を表示] では、診断バンドルの全内容を事前に確認できます。内容は、Rainbook のバージョンとビルド、ライセンス、エディションとパック、設定、Rainbook のキューとこの 1 時間の Jira 使用量、直近の構成チェック、Rainbook が処理できなかった直近 50 件の項目、直近 50 件のジョブ エラー、Mail Sync の接続状況です。
  • [お問い合わせ対象のレコードを含める] にチェックを入れ、そのレコードのキー (例: ACME-12) を入力すると、レコードの詳細と AI の出力が追加されます。これにより、そのレコードについて Rainbook が保持している内容をサポートが確認できます。追加されるのは、ご自身が Jira でそのレコードを開ける場合に限られます。
  • [診断をコピー] を選ぶと、バンドルがコピーされ、サポート リクエストにそのまま貼り付けられます。
  • [診断を Rainbook サポートに共有] を選ぶと、バンドルがファイルとして保存され、サポート ポータルの新規 [ヘルプ] リクエストが新しいタブで開きます。そこにファイルを添付してください。

バンドルがサイトの外に出るのは、リクエストに添付したときに、お使いのブラウザー経由で送られる場合のみです。Rainbook 自体がバンドルをどこかに送信することはありません。メッセージ本文は、[お問い合わせ対象のレコードを含める] にチェックを入れない限り含まれません。チェックを入れた場合でも、バンドルに含まれるのはそのレコードの詳細と AI の出力であり、メール自体は含まれません。コピーと共有の操作はそれぞれ、お客様の名前と時刻とともにアクティビティ履歴に記録されます。

Rainbook サポートに直接アクセスを許可する

設定をご一緒に確認したほうが早い場合があります。その際は、一定の期間に限り、Rainbook サポートを Jira ユーザーとして招待できます。

  1. アトラシアンの管理 でユーザーに移動し、[ユーザーを招待] を選びます。
  2. support@rainbook.humanr.ai を招待し、Jira のみへのアクセスを付与します。
  3. サイトで Rainbook の利用をグループに限定している場合は、このユーザーをそのグループに追加します。rainbook-admins に追加するのは、Rainbook の管理ページの確認をお願いした場合のみです。
  4. サポート リクエストでお知らせください。必要な期間 (例: 金曜日まで) もあわせて取り決めます。
  5. 作業が終わったら、アトラシアンの管理でこのユーザーを削除するか、Jira へのアクセスを削除します。

このユーザーにアクセスがある間、サポートが行う操作はすべて、この名前で Jira の履歴と Rainbook のアクティビティ履歴に表示されます。アクセスがある間、Atlassian はこのユーザーを Jira ユーザーとして数えます。そのため、サイトのユーザーがちょうど 10 人の場合、追加すると Free の上限である 10 ユーザーを超えます。その場合は、代わりに画面共有セッションをご依頼ください。

Rainbook サポートに問い合わせる

  • サポート ポータル: rainbook.humanr.ai/support。[ヘルプ]、[バグを報告]、[機能をリクエスト]、[請求とライセンス] から選択してください。
  • メール: support@rainbook.humanr.ai は同じチームに届きます。
  • 受付時間: 月曜日から金曜日、ニューヨーク時間の 09:00 から 17:00 までです。返信は 1 営業日以内に行います。重大な問題には、24 時間体制で 2 時間以内に返信します。詳しくは サービス レベル をご覧ください。
  • サービス ステータス: rainbook.humanr.ai/status。
  • セキュリティ上の問題: セキュリティ のページ、または security@rainbook.humanr.ai から報告してください。