Rainbook

Fehlerbehebung und FAQ

Schnelle Lösungen für die Fragen, die Administratoren uns am häufigsten stellen, dazu, wie Sie uns Diagnosedaten senden und wie Sie den Rainbook-Support erreichen.

E-Mails erscheinen nicht in Jira

Gehen Sie die Punkte der Reihe nach durch. Die meisten Antworten finden sich in den ersten drei.

  1. Ist Rainbook Mail Sync verbunden? Unter Einstellungen › Mail sollte Mail Sync als verbunden mit einer kürzlich erfolgten Synchronisierung angezeigt werden. Wenn Sie aufgefordert werden, erneut zu koppeln, öffnen Sie die Administrationsseite von Mail Sync, damit dort der Verbindungscode angezeigt wird. Klicken Sie dann unter Einstellungen › Mail auf Verbinden oder auf Stattdessen Kopplungszeichenfolge verwenden.
  2. Ist das Postfach verbunden? Öffnen Sie Jira-Einstellungen › Apps › Rainbook Mail Sync und prüfen Sie, ob das Postfach aufgeführt und aktiv ist. Wird „Erneut verbinden erforderlich“ angezeigt, verbinden Sie es erneut. Das passiert, wenn sich ein Passwort ändert oder ein Administrator die Zustimmung zurückzieht.
  3. Hat Ihre Site einen kostenpflichtigen Tarif? Die Erfassung im Hintergrund gehört zu Standard und Advanced. In der Free-Edition protokollieren Sie Konversationen stattdessen über die Seitenleiste von Gmail oder Outlook.
  4. Hat Ihr Team an die Person geschrieben, oder ist sie bereits in Rainbook? Rainbook erfasst eine Konversation, sobald jemand aus Ihrem Team sie mit einer Person außerhalb Ihres Unternehmens beginnt oder einer solchen Person antwortet. Rainbook erfasst außerdem E-Mails, bei denen mindestens eine Person außerhalb Ihres Unternehmens in Rainbook ein Kontakt oder ein offener Lead ist oder von der Web-Domain eines Ihrer Accounts schreibt. Adressen bei gmail.com, outlook.com und anderen kostenlosen E-Mail-Diensten passen nur, wenn sie zu einem Kontakt oder offenen Lead gehören. Offene Leads werden nur anhand der E-Mail-Adresse zugeordnet, nie anhand der Domain des Unternehmens. Bei ihren erfassten Konversationen steht Lead öffnen zur Verfügung. Maßgeblich ist die gesendete Kopie des Teammitglieds. Eine erste E-Mail von einer neuen Person wartet, bis jemand aus Ihrem Team antwortet. Antwortet jemand aus dem Team, werden bis zu 6 frühere Nachrichten aus den 30 Tagen davor miterfasst. So erfassen Sie mehr:
    • Fügen Sie die Domain des Unternehmens zu dessen Account hinzu oder fügen Sie die Person als Kontakt hinzu.
    • Wählen Sie in der Seitenleiste Diese Konversation immer protokollieren, um den Rest einer Konversation zu erfassen.
    • Oder bitten Sie einen Administrator, unter Einstellungen › Mail › Erfassungsregeln die Option Alle externen E-Mails erfassen zu aktivieren (sie ist standardmäßig aus), um jede externe Konversation zu erfassen. Neue Konversationen ohne bekannten Kunden landen unter Posteingang → Nicht verknüpfte Konversationen, wo Sie sie mit einem Datensatz verknüpfen können. Wählen Sie Account und Kontakt erstellen, Kontakt bei <Account> erstellen, wenn der Account zur Domain existiert, oder Lead öffnen, wenn die Person ein offener Lead ist. Auf Sites mit Legal-Paket-Barrieren oder dem Compliance-Paket bleiben neue Konversationen bis zur Verknüpfung für den Postfachinhaber privat. Für gemeinsam genutzte Postfächer gilt dort weiterhin die Regel für bekannte Kunden.
  5. Wurde die E-Mail absichtlich ausgelassen? E-Mails mit mehr als 100 externen Empfängern werden übersprungen, es sei denn, eine bekannte Partei (ein Kontakt, die Domain eines Accounts oder ein offener Lead) ist an der Konversation beteiligt oder die Konversation wird bereits verfolgt. Genau 100 externe Empfänger liegen innerhalb des Limits. Mailinglisten-Header kennzeichnen E-Mails weiterhin als Massenmail, es sei denn, der Absender ist ein exakt passender Kontakt oder offener Lead. Rainbook überspringt außerdem rein interne E-Mails (wählen Sie in der Seitenleiste den Kundendatensatz und dann Protokollieren, um eine selbst zu protokollieren), Spam, Papierkorb und Entwürfe, alle Personen auf einer Liste „Nie protokollieren“ oder einer Sperrliste sowie Konversationen mit dem Label „Rainbook/Don’t log“ in Gmail oder der Kategorie „Rainbook: Don’t log“ in Outlook.
  6. Hatte die Erfassung genug Zeit? Mail Sync prüft ein stark genutztes Postfach alle 5 Minuten und ein wenig genutztes alle 15 Minuten. Die meisten E-Mails erreichen Jira daher innerhalb von etwa 10 Minuten. Sehr große Sites werden seltener geprüft. Das aktuelle Intervall zeigt die Administrationsseite von Mail Sync.
  7. Ist eine Erfassung fehlgeschlagen? Unter Einstellungen › Mail › Fehlgeschlagene Nachrichten sind Nachrichten aufgeführt, die Mail Sync in den letzten 30 Tagen nicht speichern konnte, samt Grund. Wählen Sie In Mail Sync erneut versuchen.
  8. Wurde sie erfasst, aber Sie sehen sie nicht? Eine neue Konversation ist kurz nur für ihren Inhaber sichtbar und wird dann für alle freigegeben, die den zugehörigen Account oder Deal sehen können, in der Regel innerhalb von zwei Minuten und immer innerhalb von fünf. Auf Sites mit Legal-Paket-Barrieren oder dem Compliance-Paket bleiben neue Konversationen bis zur Verknüpfung für den Postfachinhaber privat. Für gemeinsam genutzte Postfächer gilt dort weiterhin die Regel für bekannte Kunden. Bleibt sie verborgen, lesen Sie die nächste Frage.

Jemand sieht einen Deal oder eine E-Mail nicht

Rainbook zeigt jeder Person, was Jira ihr zu öffnen erlaubt. Prüfen Sie Folgendes:

  • Ist der Deal privat? Im Kopfbereich steht „Privat · N Personen“. Der Inhaber des Deals oder ein Rainbook-Administrator, der ihn öffnen kann, kann mit Personen bearbeiten jemanden hinzufügen.
  • Ist die Konversation privat? Die Kennzeichnung „Privat“ an der Konversation bedeutet, dass nur ihr Inhaber und die Personen sie sehen, die ihre Sicherheitsstufe „Private“ zulässt: standardmäßig der Inhaber und die Mitglieder von rainbook-admins. Der Inhaber oder ein Administrator, der sie öffnen kann, kann den Schalter Privat ausschalten.
  • Wer sieht die Kunden auf Ihrer Site? Beschränkt Ihre Site Rainbook auf eine Gruppe und lautet die Zugriffsantwort Nur CRM-Benutzer, können Personen außerhalb dieser Gruppe keine Accounts, Deals oder E-Mails öffnen. Kundennamen und Umsatz sehen sie bei ihren eigenen Vorgängen aber weiterhin. Fügen Sie sie der Gruppe hinzu oder wechseln Sie zu Alle in Jira: Wählen Sie unter Jira-Einstellungen › Apps › Rainbook die Option Einrichtung erneut ausführen.
  • Ist der Account auf sein Account-Team beschränkt? Fügen Sie die Person im Feld „Account team“ des Accounts hinzu.
  • Ist die E-Mail mit dem richtigen Datensatz verknüpft? Eine E-Mail folgt dem Datensatz, mit dem sie verknüpft ist. Mit Verknüpfung ändern an der Konversation verschieben Sie sie.
  • Haben Sie gerade eine Einstellung geändert? Rainbook gibt Datensätze sofort neu frei.

Summen bleiben ehrlich, wenn jemand nicht jeden Datensatz öffnen kann: Sie zeigen einen Hinweis wie „Ohne 1 Deal, den Sie nicht öffnen können“ statt einer kleineren Zahl ohne Erklärung.

„Sie haben die 25 Analysen für heute aufgebraucht“

Jede Person kann bis zu 25 Fragen-Analysen pro Tag ausführen, innerhalb eines monatlichen Fair-Use-Limits pro Person. Wenn jemand ein Limit erreicht:

  • Für die Person: Fragen, die zu einem Bericht passen, werden weiterhin beantwortet, und die Analysen werden um Mitternacht zurückgesetzt. Berichte, Suche und alles andere funktionieren weiterhin. Die Person kann Bericht selbst erstellen wählen, um dasselbe Diagramm im Berichtsersteller zu erhalten, In Rovo fragen, wenn Ihre Site Rovo hat, oder Administrator um mehr bitten.
  • Für Sie als Administrator: Sie erhalten über das Glockensymbol eine Administratorbenachrichtigung, wenn jemand sein monatliches Fair-Use-Limit erreicht, damit Sie der Person mehr geben können. Unter Einstellungen › KI-Budget können Sie die tägliche Anzahl an Analysen für Ihre Site zwischen 1 und 100 festlegen und sehen, wer am meisten nutzt.
  • Wenn die gesamte Site die KI-Aktionen des Monats aufgebraucht hat, funktionieren Fragen und Entwürfe weiter, und Einstellungen › KI-Budget zeigt das Datum des Zurücksetzens. Wenn Zusammenfassungen pausiert sind, kann der Rainbook-Support mit einem kostenlosen Aufstockungscode KI-Aktionen für den Monat hinzufügen: Fragen Sie über den Support an.
  • „Rainbook bearbeitet noch Ihre letzten Anfragen. Versuchen Sie es in einer Minute erneut.“ Jemand hat in kurzer Zeit viele Anfragen gesendet. Warten Sie eine Minute und versuchen Sie es erneut.
  • „Dieser Verlauf hat 20 Follow-ups erreicht.“ Stellen Sie eine neue Frage. Advanced erlaubt 40.
  • In der Free-Edition führt die Funktion „Fragen“ etwa 60 bis 100 Analysen pro Monat aus. Danach übernimmt der Berichtsersteller bis zum nächsten Monat.

Alle auf der Site können alles sehen

So funktioniert Jira Free. In Jira Free sehen alle auf der Site jeden Datensatz. Private Deals und private Konversationen erfordern Jira Standard oder höher.

Jira Free stellt Ihrer Site außerdem 2 GB Dateispeicher zur Verfügung, die sich alle Inhalte der Site teilen. Unter Einstellungen › Datenschutz und Daten sehen Sie, wie viel Speicher die Dateien von Rainbook belegen. Bei 80 % erhalten Sie eine Warnung. Wenn Sie auf Jira Standard upgraden, bemerkt Rainbook das innerhalb eines Tages, bietet an, seine Sicherheitsstufen hinzuzufügen, und weist dann jedem Datensatz die passende Stufe zu.

Ändern, wer Rainbook verwendet

Ältere Sites können den Zugriff, der nur für Gruppen gilt, unter Einstellungen › Zugriff › Wer Rainbook verwendet umstellen. Die Bestätigung nennt, wer Zugriff erhält oder verliert. In Jira Free verwenden Sie Einrichtung erneut ausführen unter Jira-Einstellungen › Apps › Rainbook. Mit dem Compliance-Paket bleibt die Nutzung auf Gruppen beschränkt, und nur Mitglieder von rainbook-admins verwalten Rainbook.

Die Gmail- oder Outlook-Seitenleiste verbindet sich nicht

  • Können Sie Rainbook verwenden? Alle, die den CRM-Bereich öffnen können, können eine Seitenleiste koppeln. Wenn die Seitenleiste meldet, dass Sie Rainbook nicht verwenden können, bitten Sie Ihren Jira-Administrator um Zugriff auf den CRM-Bereich oder, falls Ihre Site Rainbook auf eine Gruppe beschränkt, darum, Sie dieser Gruppe hinzuzufügen.
  • Ist Rainbook Mail Sync installiert? Die Seitenleisten benötigen es. Für Sites mit bis zu 10 Benutzern ist es kostenlos.
  • Mit einer einzigen Genehmigung verbinden. Wählen Sie in der Seitenleiste Mit Rainbook verbinden, prüfen Sie die Adresse Ihrer Jira-Site und wählen Sie auf der geöffneten Seite Genehmigen. Kopieren Sie in Outlook den Schlüssel, den die Seite anzeigt, und fügen Sie ihn in die wartende Seitenleiste ein.
  • Stattdessen einen Kopplungsschlüssel verwenden. Öffnen Sie in Rainbook Einstellungen › Posteingang-Seitenleisten, wählen Sie Rainbook Mail Sync-Einstellungen öffnen, dann Kopplungsschlüssel erstellen und fügen Sie den Schlüssel über den Link Stattdessen Kopplungsschlüssel verwenden in die Seitenleiste ein. Ein Schlüssel ist einmal und 10 Minuten lang gültig.
  • Gemeinsam genutzte Postfächer verbinden sich nicht automatisch. Koppeln Sie sie mit einem Schlüssel.
  • Zuvor verbunden und jetzt abgemeldet? Eine Seitenleiste, die 90 Tage lang nicht verwendet wurde, oder eine, deren Zugriff ein Administrator widerrufen hat, muss erneut gekoppelt werden.
  • Gerade von Rainbook Beta gewechselt? Alle koppeln einmalig mit Rainbook.

Die vollständige Einrichtung finden Sie unter Seitenleisten.

Ein Import wurde angehalten oder zeigt Fehler

  • Keine Berechtigung zum Importieren? Importe werden unter Einstellungen › Import ausgeführt, ausschließlich für Mitglieder von rainbook-admins. Es genügt nicht, Jira-Administrator zu sein: Bitten Sie ein Mitglied oder einen Jira-Administrator, Sie in der Gruppenverwaltung von Jira zu dieser Gruppe hinzuzufügen.
  • Eine Datei wird abgelehnt. Rainbook prüft Größe und Format, bevor etwas gelesen wird, und die Meldung nennt das Limit. Speichern Sie sehr große Tabellen als CSV. Damit lassen sich weit größere Dateien verarbeiten als mit XLSX.
  • Sie haben den Tab geschlossen. Öffnen Sie Einstellungen › Import erneut: Der Lauf wird dort fortgesetzt, wo er unterbrochen wurde, ohne Duplikate. Wenn der Speicher Ihres Browsers gelöscht wurde, wählen Sie dieselben Dateien erneut aus. Rainbook prüft dann, ob sie übereinstimmen.
  • „Import läuft in einem anderen Fenster.“ Der Lauf ist in einem anderen Tab oder durch einen anderen Administrator belegt. Er wird zwei Minuten nach dem Schließen dieses Fensters freigegeben.
  • Der Import wurde von selbst angehalten. Jira hat Rainbook aufgefordert, langsamer zu arbeiten. Der Lauf wird automatisch fortgesetzt, sobald das Limit von Jira zurückgesetzt wird.
  • Ein Pflichtfeld blockiert den Import. Der Testlauf listet Felder auf, die Ihre Jira-Konfiguration verlangt und die Rainbook nicht befüllt. Unter Einstellungen › Übersicht finden Sie Reparieren bei den Konfigurationsprüfungen.
  • Einige Zeilen sind fehlgeschlagen. Der Validierungsbericht listet jede übersprungene und fehlgeschlagene Zeile mit Begründung auf. Sie können ihn als CSV herunterladen. Korrigieren Sie die Quellzeilen und importieren Sie erneut: Ein zweiter Lauf aktualisiert die bereits erstellten Datensätze, statt sie zu duplizieren.
  • Anhänge in Jira Free deaktiviert. Wenn E-Mail-Anhänge Ihre Site über die 2 GB von Jira Free hinausbringen würden, deaktiviert Rainbook sie und teilt Ihnen mit, wie viel Speicherplatz sie benötigen. Aktivieren Sie sie wieder oder überspringen Sie ältere Konversationen.
  • Neu beginnen? Import rückgängig machen ist 14 Tage nach Abschluss eines Laufs verfügbar.

Die vollständige Anleitung finden Sie unter Import.

Diagnose kopieren und an den Support weitergeben

Unter Einstellungen › Übersicht finden Sie den Abschnitt Support mit Diagnose für den Support. Damit erhalten wir die Informationen, die wir für schnelle Hilfe brauchen, und niemand benötigt Zugriff auf Ihre Site:

  • Diagnose anzeigen zeigt Ihnen zuerst das gesamte Diagnosepaket: Version und Build von Rainbook, Ihre Lizenz, Edition und Pakete, Ihre Einstellungen, die Warteschlangen von Rainbook und die Jira-Nutzung in dieser Stunde, die letzte Konfigurationsprüfung, die letzten 50 Elemente, die Rainbook nicht verarbeiten konnte, die letzten 50 Jobfehler und Ihre Mail Sync-Verbindung.
  • Aktivieren Sie Den Datensatz einbeziehen, zu dem ich eine Frage habe und geben Sie dessen Schlüssel ein (zum Beispiel ACME-12). So fügen Sie die Details und KI-Ausgaben dieses Datensatzes hinzu, und wir sehen, was Rainbook dazu speichert. Rainbook fügt sie nur hinzu, wenn Sie den Datensatz selbst in Jira öffnen können.
  • Diagnose kopieren kopiert das Paket, sodass Sie es direkt in Ihre Support-Anfrage einfügen können.
  • Diagnose mit dem Rainbook-Support teilen speichert das Paket als Datei und öffnet in einem neuen Tab auf unserem Support-Portal eine neue Anfrage vom Typ „Hilfe erhalten“, an die Sie die Datei anhängen können.

Das Paket verlässt Ihre Site nur über Ihren Browser, wenn Sie es an eine Anfrage anhängen. Rainbook selbst sendet es nirgendwohin. Nachrichteninhalte sind nicht enthalten, es sei denn, Sie aktivieren Den Datensatz einbeziehen, zu dem ich eine Frage habe. Auch dann enthält das Paket nur die Details und KI-Ausgaben dieses Datensatzes, nicht die E-Mails selbst. Jedes Kopieren und jedes Teilen wird mit Ihrem Namen und der Uhrzeit im Aktivitätsverlauf festgehalten.

Rainbook-Support direkten Zugriff geben

Manchmal geht es schneller, wenn wir Ihre Einrichtung gemeinsam mit Ihnen ansehen. Sie können den Rainbook-Support für einen festgelegten Zeitraum als Jira-Benutzer einladen:

  1. Gehen Sie in Atlassian Administration zu Ihren Benutzern und wählen Sie Benutzer einladen.
  2. Laden Sie support@rainbook.humanr.ai ein und gewähren Sie nur Zugriff auf Jira.
  3. Wenn Ihre Site Rainbook auf eine Gruppe beschränkt, fügen Sie den Benutzer dieser Gruppe hinzu. Fügen Sie ihn nur dann zu rainbook-admins hinzu, wenn wir darum gebeten haben, die Admin-Seiten von Rainbook anzusehen.
  4. Teilen Sie uns dies in Ihrer Support-Anfrage mit und vereinbaren Sie, wie lange wir den Zugriff brauchen, zum Beispiel bis Freitag.
  5. Wenn wir fertig sind, entfernen Sie den Benutzer oder dessen Jira-Zugriff in Atlassian Administration.

Solange der Benutzer Zugriff hat, erscheint alles, was wir tun, unter diesem Namen im Verlauf in Jira und im Aktivitätsverlauf von Rainbook. Atlassian zählt ihn als Jira-Benutzer, solange er Zugriff hat. Wenn Ihre Site genau 10 Benutzer hat, überschreiten Sie mit diesem Benutzer daher die Grenze von 10 Benutzern der Free-Edition. Bitten Sie uns in diesem Fall stattdessen um eine Sitzung mit Bildschirmfreigabe.

Rainbook-Support kontaktieren