Rainbook

Seitenleisten

Die Rainbook-Seitenleisten für Gmail und Outlook zeigen neben jeder E-Mail den Account, die Deals und den Zustand des Kunden. Sie können E-Mails protokollieren, Datensätze erstellen und Antworten entwerfen, ohne Ihren Posteingang zu verlassen.

Was die Seitenleisten tun

Öffnen Sie eine E-Mail, und Rainbook zeigt Ihnen, mit wem Sie schreiben:

  • Ein bekannter Kontakt: Name, Position und Account, der Account-Inhaber, der Zustandswert mit seinem wichtigsten Grund, bis zu fünf offene Deals mit Phase, Betrag und Abschlussdatum sowie der Zeitpunkt, zu dem der Thread zuletzt protokolliert wurde. In kostenpflichtigen Tarifen sehen Sie außerdem die Rainbook-Zusammenfassung des Accounts und den nächsten Schritt.
  • Ein bekanntes Unternehmen, eine neue Person: die Account-Karte mit dem Hinweis „Noch kein Kontakt“. Die Person wird zum Kontakt, sobald Sie die E-Mail protokollieren.
  • Jemand Neues: „Kein Rainbook-Datensatz“ für die Domain, mit einem Klick, um die E-Mail zu einem gesuchten Datensatz zu protokollieren oder einen Deal zu erstellen.
  • Mehrere externe Personen im Thread: eine Liste aller Personen mit ihrer Zuordnung, sodass Sie auswählen können, wen Sie ansehen möchten.
  • Interne E-Mail: Wählen Sie den Kundendatensatz, zu dem sie protokolliert werden soll, und dann Protokollieren. So kann auch eine Kundeneskalation, die ein Kollege an Sie weitergeleitet hat, im Datensatz des Kunden landen.

Während Sie schreiben, zeigt die Verfassen-Ansicht, was Rainbook über Ihre Empfänger weiß.

Alles, was die Seitenleiste anzeigt, wird in Ihrem Namen aus Jira gelesen. Sie sehen genau die Datensätze, die Jira Sie öffnen lässt. Ein Datensatz, den Sie nicht öffnen können, erscheint nie – nicht einmal als Hinweis darauf, dass er existiert.

Was Sie in Ihrem Posteingang tun können

  • Protokollieren Sie die E-Mail zu einem Deal, Account, Follow-up oder einer Verlängerung. Rainbook schlägt den passenden Deal (oder den Account) vor, und Sie können in einer Checkliste Dateien zum Anhängen auswählen. Wenn Sie eine E-Mail protokollieren, die Rainbook Mail Sync bereits erfasst hat, entsteht keine Kopie; der Thread wird mit dem gewählten Datensatz verknüpft.
  • Deal oder Follow-up erstellen direkt aus der E-Mail: Der Account ist bereits ausgefüllt, und die E-Mail wird dazu protokolliert.
  • Diesen Thread immer protokollieren, um auch die Antworten weiter zu erfassen, selbst von jemandem, der noch nicht in Rainbook ist.
  • Thread nicht mehr protokollieren, um die Erfassung aus Ihrem Postfach zu beenden. Bereits protokollierte Nachrichten bleiben im Datensatz.
  • Privat machen, damit ein protokollierter Thread nur für Sie und die Personen sichtbar ist, die Jira zulässt: standardmäßig der Inhaber und die Mitglieder von rainbook-admins.
  • Antwort entwerfen (kostenpflichtige Tarife): Geben Sie optional eine Anweisung ein und wählen Sie einen Ton (Neutral, Herzlich oder Knapp). Rainbook schreibt eine Antwort auf Grundlage des Threads, der letzten Konversationen und Meetings des Accounts, Ihrer offenen Deals und der Dateien im Thread. Fakten, die Rainbook in diesen Quellen nicht finden konnte, werden zur Prüfung hervorgehoben. Einfügen übernimmt den Entwurf in Ihre Antwort; es wird nie etwas für Sie gesendet.
  • In Rainbook öffnen, um zum vollständigen Datensatz zu springen.

Kartennummern und US-Sozialversicherungsnummern in einer E-Mail, die Sie protokollieren, werden maskiert, bevor sie Jira erreicht – genau wie bei der Erfassung. Siehe Mail Sync.

Gmail-Add-on installieren

  1. Ihr Google Workspace-Administrator fügt das Rainbook-Add-on für Gmail für Ihre Domain hinzu. Es ist noch nicht im Marketplace von Google verfügbar. Die Schritte erhalten Sie bei support@rainbook.humanr.ai.
  2. Öffnen Sie eine beliebige E-Mail in Gmail und klicken Sie im Seitenbereich auf das Rainbook-Symbol.
  3. Koppeln Sie es mit Ihrer Rainbook-Site (siehe unten).

Das Gmail-Add-on funktioniert in Gmail im Web.

Outlook-Add-In installieren

  1. Ihr Microsoft 365-Administrator stellt Rainbook im Microsoft 365 Admin Center bereit (Einstellungen › Integrierte Apps) und verwendet dabei das Manifest, das auf der Admin-Seite von Rainbook Mail Sync angeboten wird. Bei dieser Bereitstellung verbindet sich das Add-In automatisch für alle, deren Postfach Rainbook Mail Sync bereits erfasst.
  2. Sie können Rainbook auch in Outlook über Microsoft Marketplace hinzufügen (Add-Ins abrufen).
  3. Öffnen Sie eine E-Mail und klicken Sie im Menüband auf Rainbook. Heften Sie den Bereich an, damit er beim Wechsel zwischen Nachrichten geöffnet bleibt.

Das Outlook-Add-In funktioniert in Outlook im Web, im neuen und im klassischen Outlook für Windows sowie in Outlook für Mac.

Für beide Add-Ins müssen Rainbook und Rainbook Mail Sync auf Ihrer Jira-Site installiert sein.

Mit Rainbook koppeln

Durch die Kopplung erfährt die Seitenleiste, welche Rainbook-Site sie verwenden soll und wer Sie sind. Alle, die Rainbook nutzen, können koppeln. Wenn Ihre Site Rainbook auf eine Gruppe beschränkt, müssen Sie Mitglied dieser Gruppe sein.

  • Automatisch. Wenn Ihr Administrator das Outlook-Add-In über die Admin-Seite von Rainbook bereitgestellt hat und Ihr Postfach verbunden ist, oder wenn Sie in diesem Mail-Client schon einmal gekoppelt haben, öffnet sich die Seitenleiste bereits verbunden. Sie sehen „Verbunden als“ mit Ihrer Adresse.
  • Mit Rainbook verbinden. Andernfalls klicken Sie auf Mit Rainbook verbinden, prüfen die Adresse Ihrer Jira-Site (Rainbook schlägt eine anhand Ihrer E-Mail-Domain vor) und klicken einmal. Ihre persönlichen Einstellungen in Rainbook Mail Sync öffnen sich in Jira und zeigen, welcher Mail-Client und welches Postfach sich verbinden möchten. Klicken Sie auf Genehmigen. Gmail verbindet sich selbstständig; in Outlook klicken Sie auf Kopieren und fügen den Schlüssel einmal in die wartende Seitenleiste ein.
  • Kopplungsschlüssel. Wenn ein Pop-up blockiert wird, öffnen Sie in Rainbook Einstellungen › Posteingang-Seitenleisten, wählen Rainbook Mail Sync-Einstellungen öffnen und dann Kopplungsschlüssel erstellen. Fügen Sie den Schlüssel über Stattdessen Kopplungsschlüssel verwenden in die Seitenleiste ein. Ein Schlüssel funktioniert einmal und ist 10 Minuten gültig.

Eine Kopplung bleibt bestehen, solange Sie sie nutzen, und läuft nach 90 Tagen ohne Nutzung ab. In Ihren persönlichen Einstellungen sind alle Seitenleisten aufgeführt, die Sie gekoppelt haben. Sie oder ein Rainbook-Administrator können jede davon widerrufen.

Was die Seitenleisten speichern

Die Seitenleisten speichern nichts außer der Kopplung. Ihr Mail-Client speichert die Adresse Ihrer Rainbook-Site und ein Kopplungstoken in den eigenen Einstellungen des Add-Ins. Rainbook Mail Sync speichert einen Fingerabdruck dieses Tokens, um jede Anfrage prüfen zu können. Damit eine E-Mail beim erneuten Öffnen sofort angezeigt wird, wird die zuletzt angezeigte Karte 10 Minuten lang zwischengespeichert, nur für Sie.

E-Mails, die Sie lesen, aber nicht protokollieren, bleiben in Ihrem Postfach. Wenn Sie eine E-Mail oder eine Datei protokollieren, gelangt sie direkt in den gewählten Jira-Datensatz. Dateien über 3 MB durchlaufen einen kurzlebigen Upload-Puffer, der gelöscht wird, sobald die Datei in Jira ist.

Kostenlose Nutzung, Tarife und Limits

  • Im kostenlosen Tarif (Standard auf Sites mit 1 bis 10 Benutzern) sind die Seitenleisten ohne Kosten enthalten. Sie erhalten die Account-Karte mit dem Zustandswert und dem wichtigsten Grund dafür, offene Deals sowie Protokollieren, Erstellen, Immer protokollieren, Protokollierung beenden und Privat machen. Für Antwort entwerfen, Rainbook-Zusammenfassungen und nächste Schritte benötigen Sie einen kostenpflichtigen Tarif, ebenso für die Erfassung im Hintergrund.
  • Rainbook Mail Sync mit 1 bis 10 Benutzern bietet nur die Seitenleisten. Ausnahme: Ihre Site nutzt Advanced. Dann kommt die Erfassung im Hintergrund ohne zusätzliche Mail Sync-Kosten hinzu.
  • In kostenpflichtigen Tarifen zeigt die Karte zusätzlich die Rainbook-Zusammenfassung, den von KI formulierten wichtigsten Grund und den nächsten Schritt, und Antwort entwerfen ist aktiviert.
  • Entwürfe verbrauchen Ihr KI-Kontingent. Die KI von Rainbook ist in Ihrem Abonnement enthalten, mit Fair-Use-Limits. Wenn Sie Ihr monatliches Fair-Use-Limit erreichen, zeigt die Seitenleiste an, wann Entwürfe wieder verfügbar sind. Alle anderen Funktionen der Seitenleiste funktionieren weiter. Siehe KI.
  • In Jira Free gibt es Privat machen nicht, da auf einer Jira Free-Site alle Benutzer jeden Datensatz sehen.

Die Preise finden Sie unter Preise und Lizenzierung.

Wenn etwas nicht stimmt

  • „Rainbook ist ausgelastet. Versuchen Sie es in einer Minute erneut.“ Klicken Sie auf Erneut versuchen. Die Seitenleiste erholt sich von selbst.
  • „Mit Rainbook verbinden“, obwohl Sie bereits gekoppelt hatten. Die Kopplung wurde widerrufen oder 90 Tage lang nicht genutzt. Koppeln Sie erneut.
  • „Ihr Jira-Zugriff erfordert Aufmerksamkeit: Wenden Sie sich an Ihren Jira-Administrator“. Ihr Jira-Konto kann derzeit nicht verwendet werden (zum Beispiel, weil es deaktiviert wurde oder den Zugriff verloren hat). Ihr Jira-Administrator kann das beheben.
  • „Rainbook antwortet nicht über Ihre Jira-Site.“ Bitten Sie Ihren Jira-Administrator zu prüfen, ob Rainbook und Rainbook Mail Sync installiert und verbunden sind.

Weitere Antworten finden Sie unter Fehlerbehebung und FAQ.