Sicherheit und Datenschutz

Rainbook speichert Ihre Kundendaten in Ihrer eigenen Atlassian Cloud. Jede Person sieht genau das, was Jira ihr zu sehen erlaubt, und Rainbook hält sich an die Datenresidenz Ihrer Jira-Site.

Vertrauensdokumente

Trust Center: wie Rainbook Ihre Daten schützt, was wo gespeichert wird und welche Sicherheitskontrollen wir einsetzen.
Auftragsverarbeitungsvertrag: unsere Bedingungen als Auftragsverarbeiter, bereit zur Unterzeichnung.
Unterauftragsverarbeiter: alle Dienste, die Daten für Rainbook verarbeiten.
Richtlinie zur KI-Nutzung: was die KI von Rainbook liest, wo sie ausgeführt wird und was sie speichert.
Datenaufbewahrung: wie lange jede Art von Daten aufbewahrt wird und was bei der Deinstallation geschieht.
Sicherheitsfragebogen: unsere Antworten auf die Fragen, die Sicherheitsteams stellen, bereit für Ihre Prüfung.
Datenschutzerklärung und Endbenutzerbedingungen.
Compliance-Paket: zusätzliche Kontrollen für Teams in regulierten Branchen, als optionales Paket erhältlich.

Rainbook läuft auf einer von Atlassian gehosteten Infrastruktur. Ein Penetrationstest durch einen externen Anbieter ist für Anfang 2027 geplant.

So funktioniert der Zugriff

Wer einen Datensatz in Jira sehen darf, sieht ihn vollständig. Die Datensätze von Rainbook sind Jira-Vorgänge, die durch die eigenen Berechtigungsschemata und Sicherheitsstufen von Jira geschützt sind. Deshalb zeigen die Jira-Suche, Dashboards, Rovo, die Jira-Mobile-App und Rainbook denselben Personen dieselben Datensätze.
Die KI von Rainbook sieht, was Sie sehen. Die KI von Rainbook nutzt Modelle, die von Atlassian gehostet werden. Sie liest, was Sie in Jira sehen können, und nichts darüber hinaus. Ihre Daten werden nicht zum Trainieren von Modellen verwendet.
Ihre Daten bleiben in Ihrer Atlassian Cloud. Rainbook betreibt keine eigenen Server, auf denen Kundendaten gespeichert werden. Ihre Datensätze liegen in Jira, und die eigenen Daten von Rainbook liegen im Forge-Speicher auf Ihrer Site.
Rainbook Mail Sync verbindet sich mit Ihren E-Mails. Es liest E-Mails und Kalender aus Microsoft 365 oder Google Workspace mit dem Zugriff, den Ihr IT-Administrator oder jede Person selbst genehmigt, und schreibt Kunden-E-Mails in Ihre Jira-Vorgänge.

Ihr gesamtes Team sieht jede Kunden-E-Mail zum Account und zum Deal. Markieren Sie eine Konversation als privat, damit nur Sie und die Personen sie sehen, denen Jira dies erlaubt. Standardmäßig sind das der Inhaber und die Mitglieder von rainbook-admins. Ein Deal-Inhaber kann einen Deal privat machen, sodass nur die von ihm ausgewählten Personen ihn sehen. Informationen zu Zugriffseinstellungen, privaten Deals und Jira Free finden Sie im Administratorhandbuch.

Datenresidenz

Rainbook speichert Endbenutzerdaten nur in Atlassian-Produkten und im Forge-gehosteten Speicher. Beide unterstützen Datenresidenz. Wenn für Ihre Jira-Site ein Speicherort festgelegt ist oder Sie sie an einen anderen Speicherort verschieben, liegen die Daten von Rainbook am selben Speicherort und werden mit verschoben.

Was Rainbook im Forge-Speicher ablegt

Alles, was Rainbook außerhalb Ihrer Jira-Vorgänge speichert, liegt im Forge-gehosteten Speicher Ihrer Site (Forge SQL, Key-Value Store, Custom Entity Store und Forge Object Store). Diese Daten fallen unter die Datenresidenz und folgen dem Speicherort Ihrer Jira-Site:

der Personenindex und der E-Mail-Suchindex, einschließlich kurzer Nachrichtenvorschauen und Suchbegriffe;
die Berichtskopie für Fragen, Berichte und Dashboards;
der Aktivitätsverlauf, ältere Einträge in Archivdateien;
KI-Ergebnisse (Zusammenfassungen, Begründungen zum Zustand, Briefings und Entwürfe) und die 30-Tage-Protokolle hinter „Quellen anzeigen“;
Referenzdaten, Import-Zuordnungen und importierter E-Mail-Verlauf, der älter als 90 Tage ist;
Einstellungen, gespeicherte Ansichten und der Auftragsstatus von Rainbook;
für Rainbook Mail Sync: Verbindungstoken für Postfächer, Synchronisierungscursor, das Nachrichtenregister und ein kurzlebiger Erfassungspuffer.

Was in Jira liegt

Ihre Kundendatensätze sind Jira-Vorgänge. Sie folgen deshalb der Datenresidenz Ihrer Jira-Site genau wie alle anderen Jira-Daten:

Accounts, Kontakte, Leads, Deals, Verlängerungen, Follow-ups und Datensätze aus Branchenpaketen mit allen ihren Feldern;
E-Mail-Threads und Meetings mit vollständigen Nachrichtentexten, Absendern und Empfängern, Anhängen und eingebetteten Bildern;
die Werte, die Rainbook an jedem Vorgang speichert und durch die Ihre Daten auch nach einer Deinstallation lesbar bleiben;
der nächtliche Vorgang „Rainbook Archive“ und seine Archivdateien.

Endbenutzerdaten im Geltungsbereich

Rainbook behandelt alle folgenden Daten als Endbenutzerdaten, die unter die Datenresidenz fallen. Sie werden nur in Ihrer Jira-Site oder im Forge-Speicher von Rainbook auf Ihrer Site gespeichert. Die letzte Spalte zeigt, was nach einer Deinstallation mit ihnen geschieht (siehe Deinstallation und was erhalten bleibt).

Endbenutzerdaten	Speicherort bei Rainbook	Nach der Deinstallation
Kontakte und Leads: Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Positionen und weitere Angaben	Jira-Vorgänge	Bleiben in Jira erhalten
Accounts, Deals, Verlängerungen, Follow-ups, Zusagen und Datensätze aus Branchenpaketen mit Beträgen, Daten, Phasen, Notizen und allen Feldern	Jira-Vorgänge	Bleiben in Jira erhalten
E-Mail- und Kalenderinhalte: Betreffzeilen, Nachrichtentexte, Absender, Empfänger, Teilnehmer, Anhänge, eingebettete Bilder und Meeting-Details	Jira-Vorgänge (Konversationen und Meetings)	Bleiben in Jira erhalten
Die Jira-Konto-IDs Ihres Teams in Datensätzen, etwa Inhaber, Account-Teams und Personen, für die ein privater Deal freigegeben ist, sowie die Werte von Rainbook an jedem Vorgang	Jira-Felder und Vorgangseigenschaften	Bleiben in Jira erhalten
Der nächtliche Vorgang „Rainbook Archive“ und seine Archivsätze	Ein Jira-Vorgang	Bleiben in Jira erhalten
Der Personen- und der E-Mail-Suchindex: Namen, E-Mail-Adressen, Thread-Teilnehmer, kurze Nachrichtenvorschauen und Suchbegriffe	Forge SQL	Werden entfernt
Berichtskopie und Berichtsverlauf: Kopien von Datensatzfeldern für Fragen, Berichte und Dashboards, Feldänderungen, tägliche Momentaufnahmen, Ziele und Prognoseeinschätzungen	Forge SQL	Werden entfernt
Aktivitätsverlauf: wer was geändert hat, mit altem und neuem Wert	Forge SQL, ältere Monate in Archivdateien im Forge Object Store	Wird entfernt; exportieren Sie ihn vorher unter Einstellungen › Aktivitätsverlauf
Fragen, die Personen an die KI von Rainbook stellen, sowie deren Antworten, Zusammenfassungen, Begründungen zum Zustand, Briefings, Entwürfe und Vorschläge	Forge SQL	Werden entfernt
KI-Protokolle hinter „Quellen anzeigen“: der Prompt, die gelesenen Quellen und die Ausgabe, 30 Tage lang aufbewahrt	Forge SQL und Forge Object Store	Werden entfernt
Dateien, die Sie aus einem anderen CRM importieren, Import-Zuordnungen und importierter E-Mail-Verlauf, der älter als 90 Tage ist	Forge SQL und Forge Object Store	Werden entfernt; auf Sites mit dem Compliance-Paket steht auf dessen Seite, was Sie vorher herunterladen sollten
Datenschutzanfragen: die Adresse, um die es in einer Anfrage geht; sie wird nach Abschluss der Anfrage durch einen Fingerabdruck ersetzt	Forge SQL	Werden entfernt
Einstellungen, gespeicherte Ansichten, Vorlagen für die Umsetzung, gesperrte Adressen und Domains sowie der Auftragsstatus von Rainbook	Key-Value Store und Custom Entity Store	Werden entfernt
Postfachverbindungen, Synchronisierungsstatus und Nachrichtenregister von Rainbook Mail Sync	Custom Entity Store, Verbindungstoken verschlüsselt im Key-Value Store	Wenn Sie Rainbook Mail Sync deinstallieren, endet die Erfassung, und Mail Sync widerruft die Google-Anmeldetoken der Personen, die ihr eigenes Google-Postfach verbunden haben, die zuletzt verwendeten zuerst. Atlassian löscht die Forge-gehosteten Daten der App 28 Tage nach der Deinstallation; eine Neuinstallation, die innerhalb von 21 Tagen angefordert wird, kann wieder mit diesen Daten verknüpft werden. Verbinden Sie die Postfächer nach einer Neuinstallation erneut. Um die organisationsweite Einwilligung für Microsoft 365 zu beenden, entfernen Sie Rainbook Mail Sync unter „Unternehmensanwendungen“ in Microsoft Entra.
Erfassungspuffer von Rainbook Mail Sync: Nachrichten auf dem Weg nach Jira	Forge Object Store, kurzzeitig	Wird entfernt

Atlassian bewahrt entfernten Rainbook-Speicher für seinen üblichen Wiederherstellungszeitraum auf und kann ihn wieder mit einer Neuinstallation verknüpfen, die Sie innerhalb von 21 Tagen anfordern.

Auf Sites mit dem optionalen Compliance-Paket werden einige dieser Daten anders gespeichert; siehe Compliance-Paket.

Außerhalb des Geltungsbereichs

Folgendes wird nicht im Speicher von Rainbook abgelegt, und sofern nicht anders angegeben, enthält es keine Inhalte aus Datensätzen:

Produktanalysen (PostHog): pseudonyme Site- und Benutzer-IDs, Bildschirme, genutzte Funktionen und Zeitmessungen. Fehlerberichte (Sentry): Fehlertyp, Stack-Frames und eine verschleierte Site-ID, ohne Personenkennung. Keines von beiden enthält die oben genannten Daten im Geltungsbereich.
App-Protokolle in der Forge-Plattform von Atlassian: Atlassian-Konto-IDs, die Cloud-ID und der Host Ihrer Site sowie Datensatzschlüssel, 30 Tage lang aufbewahrt. Niemals Namen, E-Mail-Adressen, Betreffzeilen, Nachrichtentexte, Dateinamen, Feldwerte, Prompts oder KI-Ausgaben.
KI-Verarbeitung. Die KI von Rainbook läuft auf Modellen, die Atlassian hostet, an den KI-Verarbeitungsstandorten von Atlassian und unter den dafür geltenden Bedingungen von Atlassian. Die Ergebnisse werden wie oben beschrieben in Ihrer Jira-Site und im Speicher von Rainbook abgelegt.
Ihr E-Mail-Anbieter. Rainbook Mail Sync liest E-Mails und Kalender aus Ihrem eigenen Microsoft 365- oder Google Workspace-Tenant, in dem Ihr Anbieter sie speichert.
Die Seitenleisten in Gmail und Outlook. Das Gmail-Add-on läuft auf Google Apps Script, das Outlook-Add-In läuft in Outlook. Sie zeigen der Person, die sie verwendet, Datensatzdetails an und speichern nur ein Kopplungstoken, niemals Datensatzdaten.
Firmenlogos. Rainbook Mail Sync sendet die Webdomain eines Unternehmens, und nichts sonst, an logo.dev, um das Logo abzurufen. Rainbook speichert es dann am Account in Jira. Logos von Logo.dev.
Die Rainbook-Website. rainbook.humanr.ai hostet diese Seiten und die Add-In-Dateien und enthält keine Kundendaten.
Integrationen, die Ihr Administrator aktiviert, ab Januar. Salesforce, HubSpot und Pipedrive (Importe), Apollo und People Data Labs (Anreicherung, mit Ihrem eigenen Schlüssel) sowie die Europäische Zentralbank und SAM.gov (Referenzdaten). Jede bleibt deaktiviert, bis ein Administrator sie aktiviert; siehe Unterauftragsverarbeiter.
Verbindungen, die Ihr Administrator in einem späteren Release hinzufügt. Slack und Microsoft Teams (Benachrichtigungen), Zapier und Make (Automatisierungen), Brave Search (Websuche) sowie Anthropic, OpenAI oder Microsoft Azure AI (Azure OpenAI oder Azure AI Foundry) (KI mit Ihrem eigenen Schlüssel). Jede nutzt das eigene Konto oder den eigenen Schlüssel Ihrer Organisation. Es werden erst Daten gesendet, wenn Ihr Administrator sie verbunden hat.
Diagnosedaten, die Sie mit dem Rainbook-Support teilen, verlassen Ihre Site nur über Ihren eigenen Browser, wenn Sie sie an eine Supportanfrage anhängen.

Produktanalysen und Fehlerberichte

Rainbook sendet Nutzungsanalysen an PostHog und Fehlerberichte an Sentry. So sehen wir, welche Funktionen Ihnen helfen, und können Probleme schnell beheben. Analyseereignisse enthalten aufgerufene Ansichten, genutzte Funktionen und Zeitmessungen und sind pseudonymen Site- und Benutzer-IDs zugeordnet. Fehlerberichte enthalten den Fehlertyp, die Stack-Frames und eine verschleierte Site-ID, aber nichts, was eine Person identifiziert. Keines von beiden enthält jemals Namen, E-Mail-Adressen, Inhalte von Datensätzen oder Prompts, und Fehlerberichte werden bereinigt, bevor sie gesendet werden.

Analysen sind nach der Installation aktiviert. Ihre Administratoren können sie in den Administrationseinstellungen von Atlassian deaktivieren. Alle Rainbook-Funktionen arbeiten auch ohne Analysen genauso.

Maskierung von Karten- und Sozialversicherungsnummern

Rainbook maskiert Zahlungskartennummern und US-Sozialversicherungsnummern überall, wo es Text schreibt: in erfassten E-Mail-Texten und Betreffzeilen, in Nachrichten, die über die Seitenleisten protokolliert werden, in Kalenderereignissen, Importen, Rainbook-Formularen und KI-Ausgaben. Bevor etwas gespeichert wird, wird eine Kartennummer zu „[card ending 4242 removed]“ und eine Sozialversicherungsnummer zu „[SSN removed]“. Der Rest der Nachricht bleibt erhalten.

Unter Einstellungen › Datenschutz und Daten sehen Sie, wie viele Nummern Rainbook in diesem Monat entfernt hat. Die Maskierung ist immer aktiviert. Sie gilt für den Text, den Rainbook schreibt. Anhänge und Änderungen, die Personen direkt in Jira vornehmen, werden nicht geprüft.

Rainbook ist für Kundenbeziehungen gemacht, nicht für Gesundheitsdaten, behördliche Kennnummern oder andere besondere Kategorien personenbezogener Daten. Die Endbenutzerbedingungen erlauben nicht, solche Daten zu speichern. Teams im Gesundheitswesen, in Behörden und in anderen regulierten Branchen fügen in der Advanced-Edition das Compliance-Paket hinzu (Vorabzugriff ab 15. Dezember 2026). Dessen Erkennungsfunktionen halten diese Daten aus erfassten E-Mails, Dateien und Importen heraus.

Sicherheitslücke melden

Wenn Sie ein Sicherheitsproblem in Rainbook oder Rainbook Mail Sync finden, melden Sie es uns unter Sicherheit oder per E-Mail an security@rainbook.humanr.ai. Wir bestätigen jede Meldung und halten Sie auf dem Laufenden, bis das Problem behoben ist. Für Fragen zum Datenschutz und Anfragen zu Ihren Daten schreiben Sie an privacy@rainbook.humanr.ai.