Erste Schritte

Installieren Sie Rainbook über den Atlassian Marketplace, legen Sie fest, wer Rainbook verwendet und wer Ihre Kunden sieht, und betreiben Sie Ihr CRM noch am selben Tag in Jira.

Voraussetzungen

• Eine Jira Cloud-Site und ein Jira-Administrator. Der Einrichtungsassistent läuft in Ihrem Browser unter Ihrem Benutzerkonto. Sie benötigen daher Jira-Administratorrechte. Um Rainbook auf eine neue Gruppe zu beschränken, ist ein Site-Administrator nötig. Falls Sie das nicht sind, erhalten Sie vom Assistenten eine versandfertige Nachricht für Ihren Site-Administrator. Sobald die Gruppe existiert, macht der Assistent an dieser Stelle weiter.
• Drei Bereichsschlüssel. Rainbook erstellt drei unternehmensverwaltete Bereiche, standardmäßig mit den Schlüsseln RBCRM, RBDIR und RBACT. Ist ein Schlüssel bereits vergeben, wählen Sie im Assistenten einen anderen.
• Jira Standard oder höher für private Deals. Rainbook funktioniert mit jedem Jira-Tarif. In Jira Free sieht jeder auf der Site jeden Datensatz. Für private Deals und private Konversationen ist Jira Standard oder höher erforderlich.
• Optional, für später: ein Export aus Ihrem bisherigen CRM (Salesforce, HubSpot oder Pipedrive) und jemand, der Rainbook Mail Sync in Microsoft 365 oder Google Workspace genehmigen kann.

Rainbook installieren

Rainbook besteht aus zwei Apps im Atlassian Marketplace:

Installieren Sie zuerst Rainbook CRM for Jira. Für Mail Sync ist ein aktives Rainbook-Abonnement erforderlich. Die App wird bei der Einrichtung mit Rainbook gekoppelt.

1. Öffnen Sie den Eintrag „Rainbook CRM for Jira“ im Atlassian Marketplace und wählen Sie Jetzt herunterladen (oder Kostenlos testen).
2. Wählen Sie Ihre Jira-Site und bestätigen Sie. Atlassian zeigt Ihnen die Berechtigungen an, die Rainbook anfordert, bevor Sie sie genehmigen.
3. Gehen Sie zu Apps verwalten, suchen Sie Rainbook und wählen Sie Konfigurieren. Der Einrichtungsassistent wird geöffnet.

Rainbook ist in der Edition Standard für Sites mit bis zu 10 Benutzern kostenlos. Ein kleines Team kann es also ohne Kosten installieren und weiter nutzen. Informationen zu größeren Sites finden Sie unter Preise und Lizenzierung.

Einrichtungsassistent ausführen

Der Assistent führt Sie durch einige kurze Schritte. Mit „Zurück“ und „Weiter“ bleiben Ihre Angaben erhalten. Wenn Sie den Tab schließen, machen Sie später an derselben Stelle weiter.

1. Willkommen. Rainbook erkennt Ihren Jira-Tarif, die Anzahl der Benutzer auf Ihrer Site und ob Sie Jira Service Management, Jira Product Discovery und Rovo verwenden. Dann zeigt es, was das für Sie bedeutet.
2. Unternehmen. Ihre Berichtswährung, der Monat, in dem Ihr Geschäftsjahr beginnt, und Ihre eigenen E-Mail-Domains. So kann Rainbook die E-Mails Ihres Teams von denen Ihrer Kunden unterscheiden.
3. Bereiche. Namen und Schlüssel für die Bereiche CRM, Directory und Activity. Rainbook prüft jeden Schlüssel schon während der Eingabe.
4. Zugriff. Die eine Frage dazu, wer Kunden, Deals und E-Mails sieht (siehe unten).
5. Pakete. Wählen Sie Branchenpakete. SaaS und Professional Services sind für alle Teams verfügbar. Die Pakete für Life Sciences, Regierungsauftragnehmer und Recht sind im Early Access. Jedes Paket wird in jeder Edition vollständig installiert. Siehe Branchenpakete.
6. Personen. Wer verwendet Rainbook? Wählen Sie Alle in Jira oder Rainbook auf eine Gruppe beschränken (siehe unten).
7. Mail. Installieren Sie Rainbook Mail Sync aus dem Marketplace. Nach Abschluss der Einrichtung koppeln Sie es unter Einstellungen › Mail.
8. Vorschau. Jede Änderung, die Rainbook vornehmen wird – bevor es eine vornimmt.
9. Anwenden. Rainbook baut Ihre Einrichtung aus Ihrem Browser heraus auf und zeigt den Fortschritt Objekt für Objekt an.
10. Fertig. Eine Zustandsprüfung der neuen Einrichtung, das für Ihre Vorgänge aktivierte Kundenpanel und Ihre nächsten Schritte: Daten importieren, Benutzer einladen, Rainbook öffnen.

Die Vorschau zeigt jede Änderung

Bevor sich etwas ändert, listet der Assistent jeden Bereich, Vorgangstyp, jedes Feld, jede Maske, jeden Workflow, jedes Schema, jede Sicherheitsstufe, jede Gruppe, jeden Filter und jedes Dashboard auf, die er erstellt oder wiederverwendet. Bei allem, was er ändert, zeigt er die Werte vorher und nachher. Die Zusammenfassung lautet: „Es wird nichts Vorhandenes gelöscht.“ Passt ein vorhandenes Feld oder eine vorhandene Gruppe bereits, verwendet Rainbook sie wieder und weist darauf hin. Sie können die Vorschau für Ihre Änderungsdokumentation als JSON-Datei herunterladen.

Beim Anwenden wird ein Objekt nach dem anderen verarbeitet und jeder Schritt aufgezeichnet. Wenn Sie den Tab während des Anwendens schließen, setzt Rainbook beim nächsten Objekt fort, ohne Duplikate anzulegen. Lehnt Jira eine Änderung ab, sehen Sie die Meldung von Jira selbst mit der Option Erneut versuchen.

Die eine Frage zum Zugriff

Im Schritt „Zugriff“ lautet die Frage: „Wer soll Kunden, Deals und deren E-Mails sehen?“

• Alle in Jira (empfohlen). Alle, die an einem Vorgang arbeiten, sehen, welche Kunden davon betroffen sind und welcher Umsatz auf dem Spiel steht. Das Team liest die Kunden-E-Mails im Account.
• Nur CRM-Benutzer. Nur die Personen, die Rainbook verwenden, öffnen Kunden, Deals und E-Mails. Diese Auswahl ist nur verfügbar, wenn Sie Rainbook auf eine Gruppe beschränken: Alle anderen sehen bei ihrer eigenen Arbeit trotzdem Kundennamen und Umsatz.

Wenn alle Rainbook verwenden, ist Nur CRM-Benutzer für die Zielgruppe von Accounts und E-Mails nicht verfügbar: „Alle in Jira verwenden Rainbook, deshalb sind Kunden für alle einsehbar. Um dies einzuschränken, beschränken Sie Rainbook auf eine Gruppe.“

E-Mails folgen dem Datensatz, mit dem sie verknüpft sind. Wer einen Account oder Deal öffnen kann, liest also auch dessen E-Mails. Jeder kann eine einzelne Konversation mit Privat machen privat schalten. Dann können nur die Person selbst und die von Jira zugelassenen Personen sie öffnen: standardmäßig der Inhaber und die Mitglieder von rainbook-admins. Ein Deal-Inhaber kann einen Deal für die von ihm gewählten Personen privat machen. Um Ihre Antwort zu ändern, wählen Sie unter Jira-Einstellungen › Apps › Rainbook die Option Einrichtung erneut ausführen. Rainbook aktualisiert sofort, wer was öffnen kann.

In Jira Free überspringt der Assistent diesen Schritt und zeigt stattdessen eine Zeile an: „Alle auf Ihrer Jira-Site arbeiten gemeinsam in Rainbook. Private Deals und Konversationen erfordern Jira Standard.“

Wer Rainbook nutzt und betreibt

Alle, die den CRM-Bereich in Jira öffnen können, sind von Anfang an Rainbook-Benutzer, ohne dass eine Gruppe gepflegt werden muss. Sie öffnen die Datensätze, die Jira ihnen anzeigt, nutzen Fragen, kommentieren, hängen Dateien an, fügen Kontakte hinzu, koppeln die Gmail- und Outlook-Seitenleisten und verbinden ihr eigenes Postfach.

Ihre Jira-Administratoren verwalten die Einstellungen und den Zugriff von Rainbook. Importe, der Wechsel von Rainbook Beta, der Aktivitätsverlauf, Datenschutzanfragen, die Diagnose, Exporte aller Daten und das nächtliche Archiv bleiben Mitgliedern von rainbook-admins vorbehalten, weil sie Inhalte von Datensätzen anzeigen oder ändern. Die Einrichtung fügt die Person, die sie ausführt, zur Gruppe hinzu. Ein Jira-Administrator kann weitere Personen in den Gruppen von Jira hinzufügen. Damit jemand Rainbook betreiben kann, ohne Jira-Administrator zu sein, fügen Sie die Person ebenfalls zu rainbook-admins hinzu. Administratorrechte öffnen nie einen privaten Datensatz: Wer ihn sieht, bestimmen die Sicherheitsstufen von Jira.

Jira-Gäste sind keine Rainbook-Benutzer, es sei denn, ein Administrator fügt sie zu rainbook-users hinzu.

Gruppen sind optional. Die Einrichtung fragt Wer nutzt Rainbook? Wählen Sie Alle in Jira. Um einzuschränken, wer Rainbook nutzt, wählen Sie Rainbook auf eine Gruppe beschränken und dann eine vorhandene Gruppe, oder lassen Sie Rainbook rainbook-users erstellen. Wenn Sie kein Site-Administrator sind, zeigt der Assistent den genauen Gruppennamen mit einer Schaltfläche zum Kopieren und An meinen Site-Administrator senden an und fährt fort, sobald die Gruppe vorhanden ist. Ist Rainbook auf eine Gruppe beschränkt, profitieren trotzdem alle anderen auf Ihrer Site: Sie sehen Kundennamen, Umsatzauswirkung und Zustand bei ihrer eigenen Arbeit in Jira, und mit „Alle in Jira“ können sie die dahinterliegenden Accounts und Deals öffnen.

Sites, die Rainbook eingerichtet haben, bevor Gruppen optional wurden, behalten den Zugriff nur für Gruppen, bis Sie ihn ändern. Öffnen Sie zum Wechseln Einstellungen › Zugriff › Wer nutzt Rainbook. Die Bestätigung nennt, wer Zugriff erhält oder verliert. In Jira Free wechseln Sie über Einrichtung erneut ausführen unter Jira-Einstellungen › Apps › Rainbook. Mit dem Compliance-Paket bleibt die Nutzung auf die Gruppe beschränkt, und Administratorrechte haben nur Mitglieder von rainbook-admins. Jira-Administratoren sind dort nur dann Rainbook-Administratoren, wenn sie zu dieser Gruppe gehören.

Kostenlos für kleine Teams

Standard kostenlos für Sites mit 1–10 Benutzern: das gesamte CRM, Branchenpakete, Seitenleisten und Fragen mit etwa 60 bis 100 Analysen pro Monat. Hintergrunderfassung, Zusammenfassungen und Entwürfe erfordern einen kostenpflichtigen Tarif.

Atlassian rechnet Apps nach der Anzahl der Benutzer auf Ihrer Jira-Site ab. Die kostenlose Stufe gilt daher, solange Ihre Site 10 oder weniger Benutzer hat. Wächst Ihr Team, wechselt Rainbook zur Standard-Preisgestaltung, und alles, was Sie aufgebaut haben, bleibt erhalten.

Ihre Sprache

Rainbook zeigt seine Oberfläche in der Sprache, in der Sie Jira verwenden, wenn das Englisch, Deutsch, Spanisch, Japanisch, brasilianisches Portugiesisch oder vereinfachtes Chinesisch ist (europäisches Portugiesisch wird als brasilianisches Portugiesisch angezeigt), und sonst auf Englisch; weitere Sprachen folgen. Jede Person wählt ihre eigene Sprache: Ändern Sie Ihre in Ihrem Atlassian-Konto unter Kontoeinstellungen › Sprache. Die Gmail- und Outlook-Seitenleisten folgen der Sprache, in der Sie Gmail oder Outlook verwenden.

Nächste Schritte

• Verbinden Sie Ihre E-Mails. Öffnen Sie Jira-Einstellungen › Apps › Rainbook Mail Sync, damit der Verbindungscode angezeigt wird. Öffnen Sie dann in Rainbook Einstellungen › E-Mail, prüfen Sie, ob derselbe Code angezeigt wird, und klicken Sie auf Verbinden. Wird „Verbinden“ nicht angeboten, klicken Sie auf Stattdessen Kopplungszeichenfolge verwenden (Mail Sync koppeln, solange die Seite von Mail Sync noch keinen Code anzeigt) und fügen Sie die Zeichenfolge auf der Mail Sync-Seite unter Mit Rainbook koppeln ein. Verbinden Sie dort anschließend Postfächer. Benutzer von Microsoft 365 verbinden ihr eigenes Postfach, wo ihre IT es erlaubt, oder die IT verbindet alle. Die Erfassung für Google Workspace wird vom IT-Administrator verbunden. Die Erfassung ist als Beta gekennzeichnet. Private Gmail-Konten werden nach der Prüfung durch Google freigeschaltet; bis dahin gibt es eine Warteliste. Siehe Mail Sync.
• Fügen Sie die Seitenleisten hinzu. Installieren Sie das Gmail-Add-on oder das Outlook-Add-In und verbinden Sie es mit einer einzigen Genehmigung mit Rainbook. Siehe Seitenleisten.
• Importieren Sie Ihr CRM. Übernehmen Sie Accounts, Kontakte, Deals, Notizen und E-Mail-Verlauf aus Salesforce, HubSpot oder Pipedrive. Beginnen Sie mit einem Testlauf. Einen Import können Sie 14 Tage lang rückgängig machen. Siehe Import.
• Stellen Sie Ihre erste Frage. Geben Sie „Welche Verlängerungen sind in diesem Quartal gefährdet?“ in die Fragen-Leiste ein und erhalten Sie ein Diagramm, das Sie in einem Jira-Dashboard speichern können. Siehe KI.
• Verschaffen Sie sich einen Überblick. Startseite, Posteingang, Pipeline, Accounts, Kontakte, Verlängerungen, Konversationen und Berichte: siehe Der Rainbook-Arbeitsbereich.
• Laden Sie Ihr Team ein. Teilen Sie den Rainbook-Link im App-Menü von Jira. Im Modus „Alle in Jira“ können Personen, die den CRM-Bereich öffnen können, sofort loslegen. Fügen Sie im Gruppenmodus Ihr Team zur gewählten Gruppe hinzu.
• Lernen Sie die Administration kennen. Bereiche, Zugriff, private Deals, Rovo und KI-Clients sowie das, was Ihnen erhalten bleibt, falls Sie die App deinstallieren: siehe Administratorhandbuch.