Primeros pasos

Instala Rainbook desde Atlassian Marketplace, elige quién usa Rainbook y quién ve a tus clientes, y ten tu CRM funcionando dentro de Jira el mismo día.

Qué necesitas

• Un sitio de Jira Cloud y un administrador de Jira. El asistente de configuración se ejecuta en tu navegador con tu propia cuenta, así que necesitas permisos de administrador de Jira. Para limitar Rainbook a un grupo nuevo hace falta un administrador del sitio. Si no lo eres, el asistente te da un mensaje listo para enviar a tu administrador del sitio y continúa en cuanto el grupo existe.
• Tres claves de espacio. Rainbook crea tres espacios gestionados por la empresa, con las claves RBCRM, RBDIR y RBACT por defecto. Si una clave ya está en uso, elige otra en el asistente.
• Jira Standard o superior, para las oportunidades privadas. Rainbook funciona en todos los planes de Jira. En Jira Free, todos los usuarios del sitio ven todos los registros. Las oportunidades privadas y los hilos privados requieren Jira Standard o superior.
• Opcional, para más adelante: una exportación de tu CRM actual (Salesforce, HubSpot o Pipedrive) y alguien que pueda aprobar Rainbook Mail Sync en Microsoft 365 o Google Workspace.

Instalar Rainbook

Rainbook se ofrece en dos aplicaciones en Atlassian Marketplace:

Instala primero Rainbook CRM for Jira. Mail Sync necesita una suscripción activa de Rainbook. Se vincula con Rainbook durante la configuración.

1. Abre la ficha de Rainbook CRM for Jira en Atlassian Marketplace y elige Obtener ahora (o Probar gratis).
2. Selecciona tu sitio de Jira y confirma. Atlassian muestra los permisos que solicita Rainbook antes de que los apruebes.
3. Ve a Gestionar aplicaciones, busca Rainbook y elige Configurar. Se abre el asistente de configuración.

Rainbook es gratuito en Standard para sitios de hasta 10 usuarios, así que un equipo pequeño puede instalarlo y seguir usándolo sin coste. Para sitios más grandes, consulta Precios y licencias.

Ejecutar el asistente de configuración

El asistente te guía a través de unos pocos pasos breves. Atrás y Siguiente conservan tus respuestas, y si cierras la pestaña, retomas el proceso donde lo dejaste.

1. Bienvenida. Rainbook detecta tu plan de Jira, cuántos usuarios tiene tu sitio y si usas Jira Service Management, Jira Product Discovery y Rovo, y te muestra qué implica en tu caso.
2. Empresa. Tu moneda de informes, el mes en que empieza tu año fiscal y tus propios dominios de correo, para que Rainbook distinga el correo de tu equipo del de tus clientes.
3. Espacios. Nombres y claves de los espacios de CRM, Directory y Activity. Rainbook comprueba cada clave mientras la escribes.
4. Acceso. La única pregunta sobre quién ve los clientes, las oportunidades y el correo (más abajo).
5. Paquetes. Elige paquetes sectoriales. SaaS y Servicios profesionales están listos para todos los equipos; los paquetes de ciencias de la vida, contratistas públicos y sector jurídico están en acceso anticipado. Todos los paquetes se instalan completos en todas las ediciones. Consulta Paquetes sectoriales.
6. Personas. ¿Quién usa Rainbook? Elige Todos los usuarios de Jira o Limitar Rainbook a un grupo (más abajo).
7. Correo. Instala Rainbook Mail Sync desde Marketplace. Cuando termine la configuración, vincúlalo en Configuración › Correo.
8. Vista previa. Todos los cambios que hará Rainbook, antes de hacer ninguno.
9. Aplicar. Rainbook crea tu configuración desde tu navegador y muestra el progreso objeto por objeto.
10. Finalizar. Una comprobación del estado de la nueva configuración, el panel de cliente activado en tus actividades y tus próximos pasos: importar datos, invitar a usuarios y abrir Rainbook.

La vista previa muestra cada cambio

Antes de cambiar nada, el asistente enumera todos los espacios, tipos de actividad, campos, pantallas, flujos de trabajo, esquemas, niveles de seguridad, grupos, filtros y paneles que va a crear o reutilizar, con los valores anteriores y posteriores de todo lo que modifique. La línea de resumen dice “No se eliminará nada de lo que ya existe”. Si Rainbook encuentra un campo o un grupo que ya coincide, lo reutiliza y te lo indica. Puedes descargar la vista previa como un archivo JSON para tus registros de cambios.

Aplicar se ejecuta objeto por objeto y registra cada paso, de modo que si cierras la pestaña a mitad de la aplicación, se reanuda en el siguiente objeto sin duplicados. Si Jira rechaza un cambio, verás el mensaje de Jira con la opción Volver a intentarlo.

La única pregunta sobre el acceso

El paso Acceso pregunta: “¿Quién debería ver los clientes, las oportunidades y su correo?”

• Todos en Jira (recomendado). Cualquier persona que trabaje en una actividad ve a qué clientes afecta y los ingresos en juego, y el equipo lee el correo del cliente en la cuenta.
• Solo usuarios del CRM. Solo las personas que usan Rainbook abren los clientes, las oportunidades y el correo. Esta opción solo está disponible cuando limitas Rainbook a un grupo: el resto de los usuarios sigue viendo los nombres de los clientes y los ingresos en su propio trabajo.

Si Rainbook está abierto a todos los usuarios, Solo usuarios del CRM no está disponible para la audiencia de cuentas y correo: “Todos los usuarios de Jira usan Rainbook, así que los clientes están abiertos a todos. Para restringir el acceso, limita Rainbook a un grupo.”

El correo sigue al registro al que está vinculado, de modo que quien puede abrir una cuenta o una oportunidad también lee su correo. Cualquier persona puede hacer privado un hilo concreto con Hacer privado, de forma que solo ella y las personas que Jira permita puedan abrirlo: por defecto, el propietario y los miembros de rainbook-admins. El propietario de una oportunidad puede hacerla privada para las personas que elija. Para cambiar tu respuesta, elige Volver a ejecutar la configuración inicial en Configuración de Jira › Aplicaciones › Rainbook. Rainbook actualiza de inmediato quién puede abrir qué.

En Jira Free, el asistente omite este paso y muestra una sola línea: “Todos los usuarios de tu sitio de Jira trabajan juntos en Rainbook. Las oportunidades y los hilos privados requieren Jira Standard.”

Quién usa y gestiona Rainbook

Todas las personas que pueden abrir el espacio de CRM en Jira son usuarios de Rainbook desde el primer día, sin necesidad de rellenar ningún grupo. Pueden abrir los registros que Jira les permite ver, usar Preguntar, comentar, adjuntar archivos, añadir contactos, vincular los paneles laterales de Gmail y Outlook y conectar su propio buzón.

Los administradores de Jira gestionan la configuración y el acceso de Rainbook. Las importaciones, la migración desde Rainbook Beta, el historial de actividad, las solicitudes de privacidad, el diagnóstico, las exportaciones de todos los datos y el archivado nocturno quedan reservados a los miembros de rainbook-admins, porque muestran o modifican el contenido de los registros. La configuración inicial añade al grupo a la persona que la ejecuta; un administrador de Jira puede añadir a otras personas desde los grupos de Jira. Para que alguien pueda gestionar Rainbook sin ser administrador de Jira, añádelo también a rainbook-admins. Los derechos de administrador nunca dan acceso a un registro privado: los niveles de seguridad de Jira deciden quién lo ve.

Los invitados de Jira no son usuarios de Rainbook, a menos que un administrador los añada a rainbook-users.

Los grupos son opcionales. La configuración inicial pregunta ¿Quién usa Rainbook? Elige Todos en Jira o, para limitar quién usa Rainbook, elige Limitar Rainbook a un grupo y selecciona un grupo que ya tengas, o deja que Rainbook cree rainbook-users. Si no eres administrador del sitio, el asistente muestra el nombre exacto del grupo con un botón para copiarlo y Enviar a mi administrador del sitio, y continúa en cuanto el grupo aparece. Cuando Rainbook está limitado a un grupo, el resto de personas de tu sitio también se benefician: ven los nombres de los clientes, el impacto en los ingresos y la salud en sus propias actividades de Jira y, con Todos en Jira, pueden abrir las cuentas y las oportunidades que hay detrás.

Los sitios que configuraron Rainbook antes de que los grupos fueran opcionales mantienen el acceso solo por grupo hasta que lo cambies. Abre Configuración › Acceso › Quién usa Rainbook para cambiarlo; la confirmación indica quién gana o pierde acceso. En Jira Free, cámbialo desde Volver a ejecutar la configuración inicial en Configuración de Jira › Aplicaciones › Rainbook. Con el paquete Regulado, el uso sigue limitado a un grupo y los derechos de administrador siguen reservados a rainbook-admins; allí, los administradores de Jira no son administradores de Rainbook a menos que pertenezcan a ese grupo.

Gratis para equipos pequeños

Gratis en Standard para sitios de 1–10 usuarios: todo el CRM, los paquetes sectoriales, los paneles laterales y Preguntar, con unos 60 a 100 análisis al mes. La captura en segundo plano, los resúmenes y los borradores requieren un plan de pago.

Atlassian factura las aplicaciones según el número de usuarios de tu sitio de Jira, por lo que el nivel gratuito se aplica mientras tu sitio tenga 10 usuarios o menos. Cuando tu equipo crezca, Rainbook pasará a los precios de Standard y todo lo que hayas creado seguirá en su sitio.

Tu idioma

Rainbook muestra sus pantallas en el idioma en el que usas Jira cuando es inglés, alemán, español, japonés, portugués de Brasil o chino simplificado (el portugués europeo se muestra en portugués de Brasil), y en inglés en los demás casos; pronto habrá más idiomas. Cada persona elige el suyo: cambia el tuyo en tu cuenta de Atlassian, en Preferencias de la cuenta › Idioma. Los paneles laterales de Gmail y Outlook siguen el idioma en el que usas Gmail u Outlook.

Siguientes pasos

• Conecta tu correo. Abre Configuración de Jira › Aplicaciones › Rainbook Mail Sync para que muestre su Código de conexión; después abre Configuración › Correo en Rainbook, comprueba que muestra el mismo código y pulsa Conectar. Si no aparece Conectar, pulsa Usar una cadena de vinculación (Vincular Mail Sync hasta que la página de Mail Sync muestre un código) y pega la cadena en Vincular con Rainbook en la página de Mail Sync. Después, conecta los buzones allí. Los usuarios de Microsoft 365 conectan su propio buzón siempre que su equipo de TI lo permita, o bien TI conecta los buzones de todos; la captura de Google Workspace la conecta el administrador de TI; la captura está marcada como beta; Gmail personal estará disponible tras la revisión de Google, con lista de espera. Consulta Mail Sync.
• Añade los paneles laterales. Instala el complemento de Gmail o el complemento de Outlook y conéctalo a Rainbook con una sola aprobación. Consulta Paneles laterales.
• Importa tu CRM. Trae cuentas, contactos, oportunidades, notas e historial de correo desde Salesforce, HubSpot o Pipedrive. Empieza con una simulación; puedes deshacer una importación durante 14 días. Consulta Importar.
• Haz tu primera pregunta. Escribe “¿Qué renovaciones están en riesgo este trimestre?” en la barra de Preguntar y obtén un gráfico que puedes guardar en un panel de Jira. Consulta IA.
• Familiarízate con el entorno. Inicio, la Bandeja de entrada, Pipeline, Cuentas, Contactos, Renovaciones, Conversaciones e Informes: consulta El entorno de trabajo de Rainbook.
• Invita a tu equipo. Comparte el enlace de Rainbook en el menú de aplicaciones de Jira. En el modo para todos, las personas que pueden abrir el espacio de CRM pueden empezar de inmediato; en el modo por grupo, añade a tu equipo al grupo elegido.
• Conoce la parte de administración. Espacios, acceso, oportunidades privadas, Rovo y clientes de IA, y qué conservas si alguna vez desinstalas la aplicación: consulta la Guía de administración.