Guía de administración

Cómo configura Rainbook tu sitio de Jira, quién ve qué, cómo encajan Rovo y los clientes de IA, y qué conservas si alguna vez desinstalas la aplicación.

Los espacios de Rainbook

Rainbook guarda tu CRM como actividades normales de Jira en tres espacios gestionados por la empresa. Así, tus clientes disponen de JQL, permisos, automatización, paneles, la aplicación móvil de Jira, la copia de seguridad de Atlassian y Rovo sin tener que mantener ninguna integración.

Las claves las eliges en el asistente de configuración. Cada espacio recibe su propio esquema de tipos de actividad, sus pantallas y sus flujos de trabajo, todos con el nombre “Rainbook …” para que puedas reconocerlos en la configuración de Jira. Para encontrarlos, busca “Rainbook” en la configuración de Jira; Configuración › Resumen los comprueba en cada visita y cada noche.

La actividad Rainbook Archive de RBCRM es el registro propio de Rainbook: cada noche, Rainbook le adjunta un archivo con los datos que guarda fuera de Jira, de modo que la copia de seguridad de Atlassian lo cubre y sigue contigo después de una desinstalación. Solo los miembros de rainbook-admins pueden abrirla.

Esquemas y niveles de seguridad

El asistente crea un esquema de permisos, un esquema de seguridad de actividades y un esquema de notificaciones para cada espacio. El correo de los clientes llega a Activity con el esquema de notificaciones silencioso de Rainbook, de modo que el correo capturado no inunda la bandeja de entrada de nadie.

Cada registro tiene un nivel de seguridad de actividades de Jira. Rainbook establece y actualiza el nivel por ti; no tienes que elegir ninguno a mano, salvo que quieras.

Los administradores de Rainbook son las personas del grupo de administradores de Rainbook (rainbook-admins). Tus administradores de Jira gestionan las páginas de ajustes y configuración de Rainbook. Las páginas que muestran o modifican el contenido de los registros quedan reservadas a los miembros de rainbook-admins: importaciones, la migración desde Rainbook Beta, el historial de actividad, el diagnóstico y los trabajos fallidos, las solicitudes de privacidad, el archivo nocturno, Descargar todos los datos y las restauraciones. Las oportunidades y los hilos privados solo los ven las personas que Jira permite: por defecto, el propietario y los miembros de rainbook-admins. Los derechos de administrador de Jira no añaden nada en este caso: un administrador de Jira que no esté dentro del nivel del registro no lo ve. Los miembros de rainbook-admins pueden descargar los datos propios de Rainbook como copia de seguridad; consulta Copia de seguridad y exportación.

Los registros heredan el nivel unos de otros: una oportunidad parte del nivel de su cuenta, los seguimientos y las renovaciones siguen el de su oportunidad, los contactos siguen el de sus cuentas, y los hilos de correo y las reuniones siguen el de los registros a los que están vinculados.

Configuración › Resumen comprueba tus espacios, campos, pantallas, flujos de trabajo y esquemas con lo que Rainbook espera, en Comprobaciones de la configuración, en cada visita y cada noche. Si alguien edita un esquema de Rainbook o quita un campo en Jira, la comprobación lo señala y Reparar muestra una vista previa de la corrección antes de aplicarla.

Vincular solicitudes de tus otros espacios

Rainbook vincula las solicitudes de soporte y los errores con los clientes en espacios que no son suyos. Cuando un espacio tiene el campo Account, la vinculación es una edición normal de la actividad. Las ediciones de vinculación de Rainbook pueden notificar a los observadores, salvo que la aplicación Rainbook tenga el permiso Administrar espacios en ese espacio. Administración → Vinculación → Espacios marca cada espacio que tiene el campo y abre la configuración de permisos de ese espacio, para que puedas concederlo allí. Rainbook no modifica ningún esquema de permisos por sí mismo, porque un esquema suele compartirse entre varios espacios.

Quién usa Rainbook

La configuración inicial pregunta ¿Quién usa Rainbook? Elige Todos los usuarios de Jira para que cualquier persona que pueda explorar el espacio CRM use Rainbook, o Limitar Rainbook a un grupo para elegir a sus usuarios. Los administradores de Jira gestionan los ajustes de Rainbook; las importaciones, el historial de actividad, las solicitudes de privacidad, el diagnóstico y las copias de seguridad requieren ser miembro de rainbook-admins, grupo al que la configuración inicial añade a la persona que la ejecuta.

Los invitados de Jira no son usuarios de Rainbook a menos que un administrador los añada a rainbook-users.

Los sitios anteriores mantienen el acceso solo por grupo hasta que lo cambies. Para cambiarlo, abre Configuración › Acceso › ¿Quién usa Rainbook?; la confirmación indica quién gana o pierde acceso. En Jira Free, cámbialo desde Volver a ejecutar la configuración inicial en Configuración de Jira › Aplicaciones › Rainbook.

Con el paquete Regulado, el uso sigue limitado a un grupo y solo los miembros de rainbook-admins administran Rainbook. Los derechos de administrador de Jira por sí solos no convierten a nadie en administrador de Rainbook en ese caso. Consulta el paquete Regulado.

Quién ve los clientes, las oportunidades y el correo

Todo tu equipo ve cada correo de un cliente en la cuenta y en la oportunidad. Marca un hilo como Privado para que solo lo vean tú y las personas que Jira permita. De forma predeterminada, son el propietario y los miembros de rainbook-admins.

El asistente de configuración inicial hace una única pregunta, “¿Quién debería ver los clientes, las oportunidades y su correo?”, y puedes cambiar la respuesta en cualquier momento: en Configuración de Jira › Aplicaciones › Rainbook, elige Volver a ejecutar la configuración inicial.

• Todos los usuarios de Jira (recomendado). Los equipos de ingeniería, soporte y producto ven a qué clientes afecta su trabajo y los ingresos en juego, y pueden abrir la cuenta y su correo.
• Solo usuarios de CRM. Solo las personas que usan Rainbook abren los clientes, las oportunidades y el correo. Esta opción solo está disponible cuando limitas Rainbook a un grupo: el resto de las personas sigue viendo los nombres de los clientes y los ingresos en su propio trabajo.

En el modo para todos, Solo usuarios de CRM no está disponible para la audiencia de cuentas y correo: “Todos los usuarios de Jira usan Rainbook, así que los clientes están abiertos a todos. Para restringirlo, limita Rainbook a un grupo.”

Dos reglas relacionadas:

• Correo. “El correo sigue al registro al que está vinculado (recomendado)” o “Solo usuarios de CRM”. Los hilos que no están vinculados a ningún registro y los hilos de buzones compartidos son visibles para todos en Rainbook hasta que alguien los vincule.
• Oportunidades privadas. Cualquiera que pueda editar una oportunidad puede hacerla privada. No hay nada que activar.

Los cambios se aplican al instante. Rainbook actualiza de inmediato quién puede abrir qué. Cada cambio queda registrado en el historial de actividad.

Oportunidades privadas e hilos privados

Oportunidades privadas. Elige Todos los que usan Rainbook en el menú de visibilidad para compartir una oportunidad con los usuarios de Rainbook. En cualquier oportunidad, abre Visibilidad y elige Privada · elegir personas. Selecciona a las personas que deben verla; el propietario aparece siempre al principio. La cabecera de la oportunidad muestra entonces “Privada · 3 personas” y, al hacer clic en ella, se enumeran con la opción Editar personas. El correo, las reuniones, los seguimientos y las promesas de la oportunidad heredan su privacidad.

Una oportunidad privada está protegida por un nivel de seguridad de actividades de Jira. Por eso, la búsqueda de Jira, la vista de actividad, los paneles, Rovo, los clientes de IA y la aplicación móvil de Jira solo la muestran a las personas con las que se comparte, a su propietario, a los miembros de rainbook-admins y a cualquier otra persona que incluya el nivel. Jira lo aplica por sí mismo, en todos los lugares donde se muestra.

Los totales siguen siendo fiables: quien no está en la oportunidad ve el total del pipeline con “Sin contar 1 oportunidad que no puedes abrir”, y las personas de la oportunidad la ven incluida.

Los clientes potenciales, las renovaciones y los tipos de oportunidad de los paquetes (presupuestos, SOW, licitaciones) pueden hacerse privados del mismo modo.

Hilos de correo privados. El propietario del hilo, cualquier usuario de CRM que pueda abrirlo o un administrador de Rainbook puede elegir Hacer privado. El hilo muestra entonces un distintivo Privado, Jira solo lo muestra a su propietario y a las personas que permite su nivel de seguridad Privado, y sigue siendo privado aunque alguien lo vincule a una oportunidad muy compartida. El propietario, o un administrador de Rainbook que pueda abrirlo, puede volver a hacerlo visible. Los eventos del calendario que marcas como privados en Outlook o Google Calendar usan el mismo nivel Privado en Rainbook: de forma predeterminada, el propietario y los miembros de rainbook-admins.

Jira Free

Rainbook funciona en Jira Free con todo el CRM, los paquetes sectoriales y los paneles laterales. Jira Free no tiene seguridad de actividades, así que el modelo para compartir es más sencillo:

• En Jira Free, todos los usuarios del sitio ven todos los registros; las oportunidades privadas y los hilos privados requieren Jira Standard o superior.
• El asistente de configuración inicial lo indica una sola vez, omite el paso Acceso y oculta todos los controles de privacidad.
• Los archivos que Rainbook adjunta, como los archivos adjuntos del correo y el archivo nocturno, se descuentan de los 2 GB de almacenamiento de archivos de Jira Free. Configuración › Privacidad y datos, en Números enmascarados y almacenamiento de archivos, muestra cuánto ha usado Rainbook y te avisa al llegar al 80 %. Para ahorrar espacio, el elemento Rainbook Archive conserva en Jira Free solo el último conjunto de archivo.
• Jira Free no incluye Rovo, por lo que el agente de Rainbook en Rovo no está disponible.

Cuando cambias a Jira Standard, Rainbook lo detecta en un plazo de un día, te ofrece añadir sus esquemas de permisos y niveles de seguridad y, después, asigna a cada registro existente el nivel que le corresponde.

Rovo y clientes de IA

Pregunta a Rovo por tu pipeline. Cada persona ve exactamente lo que Jira le permite ver.

• El agente de Rainbook en Rovo responde a preguntas sobre cuentas, oportunidades y correo, redacta seguimientos y propone actualizaciones. Está activado de forma predeterminada; puedes cambiarlo en Configuración › IA y Rovo › Agente de Rainbook y herramientas en Rovo.
• Los clientes de IA, como Claude y ChatGPT, llegarán próximamente. Accederán a las herramientas de Rainbook a través del servidor MCP de Atlassian, y el cliente de cada persona obtendrá las mismas respuestas que el agente de Rainbook da a esa persona. El administrador de tu organización activará ese acceso y elegirá qué clientes pueden conectarse en Administración de Atlassian.
• Resúmenes de correo para clientes de IA. El correo de cada persona llega al agente de Rainbook en el chat de Rovo, y a sus clientes de IA cuando estén disponibles, después de que esa persona dé su consentimiento en Configuración › IA y tu correo. Los resúmenes del correo de otras personas solo les llegan, en los registros que cada una puede abrir, si activas Administración → IA → Incluir resúmenes del correo de otras personas para clientes de IA. Esta opción está desactivada de forma predeterminada.
• Los cambios esperan a una persona. Los agentes que usan las herramientas de Rainbook proponen cambios. La persona que lo ha pedido aplica una propuesta con un clic y puede usar Deshacer; un cambio en el registro de otra persona se convierte en una solicitud de aprobación para su propietario. Los cambios que un cliente de IA hace directamente con las herramientas MCP propias de Atlassian son ediciones normales de Jira, con los permisos de Jira de esa persona.

La IA de Rainbook funciona con modelos alojados por Atlassian. Lee lo que tú puedes ver en Jira y nada más. Tus datos no se utilizan para entrenar modelos.

La IA propia de Rainbook, la captura y las tareas en segundo plano están incluidas en tu suscripción y no consumen créditos de Rovo ni pasos de automatización. El agente de Rainbook en Rovo, los agentes de Rovo Studio que usan las herramientas de Rainbook y las reglas de automatización creadas a partir de plantillas o acciones de Rainbook consumen lo incluido en tu plan de Atlassian: créditos de Rovo desde el 3 dic 2026 y pasos de automatización desde tu primera renovación a partir del 3 dic. Puedes ver el consumo por regla en la pestaña Uso de la administración.

Adopción

Configuración › Adopción muestra cómo usa Rainbook tu equipo: usuarios activos por día y por semana, el último día activo de cada persona y las áreas que usa (áreas del espacio de trabajo, paneles de Jira, gadgets de panel, paneles laterales de Gmail y Outlook, Preguntar y borradores), con los nombres de Jira. Úsala para detectar quién necesita ayuda para empezar y qué funciones están aportando valor.

Solo los administradores de Rainbook pueden abrir esta página. Rainbook conserva estas filas de uso diario durante 13 meses. El uso de los paneles laterales llega desde Mail Sync cada hora. Hasta que llega, las cifras de hoy indican la hora a la que corresponden (“Datos de las”).

Historial de actividad

Configuración › Historial de actividad enumera todos los cambios que han hecho Rainbook y tu equipo: cuándo, quién, el registro por nombre y clave, el campo, y los valores anterior y nuevo. Los mensajes de correo nuevos y eliminados aparecen como “Mensaje añadido” y “Mensaje eliminado”, nunca con su texto. Filtra por registro, persona, campo, tipo de cambio y fecha, y exporta lo que ves como CSV. El cronograma de cada registro muestra las mismas entradas de ese registro.

El historial de actividad se conserva durante 13 meses en todas las ediciones. En Advanced eliges durante cuánto tiempo se pueden buscar las entradas: 13 meses, 2, 3 o 5 años, o para siempre, y puedes exportar el historial completo en un solo archivo. Las entradas más antiguas se archivan en archivos mensuales que puedes descargar; Rainbook nunca los elimina.

Los cambios de visibilidad, las solicitudes de privacidad y cada copia o uso compartido del diagnóstico también son entradas del historial.

Notificaciones de administración

Los administradores de Rainbook y los administradores del sitio de Jira ven una campana en el encabezado de Rainbook, llamada Notificaciones de administración. Enumera todo lo que un administrador tiene que atender, en dos grupos, Requiere acción ahora y Próximamente: comprobaciones de configuración inicial y de configuración, almacenamiento, uso de IA cerca del límite mensual, conexiones de Mail Sync, solicitudes de privacidad cerca de su plazo y tu suscripción. Cada notificación indica qué ha pasado, por qué importa, la solución y desde cuándo ocurre.

• Hecho marca una notificación como atendida para todos los administradores; Posponer te la oculta hasta mañana o durante una semana. Ambas acciones se registran en el historial de actividad.
• Una notificación desaparece sola cuando se soluciona el problema, así que la lista solo contiene lo que aún necesita tu atención.
• La misma lista aparece al principio de Configuración › Resumen, en Requiere tu atención. Cuando no se ha podido ejecutar una comprobación, el recuento lo indica en lugar de quedarse corto.

Las notificaciones se quedan en tu sitio; Rainbook no las envía a ningún otro lugar.

Nuevas etapas del pipeline

Cuando alguien añade un estado al flujo de trabajo de un pipeline de leads, oportunidades o renovaciones, o de un paquete, en Jira, Rainbook genera una notificación de administración y Configuración › Nuevas etapas plantea una pregunta: “¿Es una etapa abierta, una ganada o una perdida, y en qué punto del pipeline va?”. Hasta que un administrador responde, la etapa aparece en los tableros como una columna abierta marcada con “Requiere configuración”, y todo total que deje fuera sus oportunidades lo indica. Una vez respondida, los tableros, las previsiones y los totales la incluyen.

Plantillas de entrega

Cuando se gana una oportunidad, Rainbook propone iniciar la entrega a partir de una plantilla de entrega: un epic en un espacio de entrega, un epic en el espacio que se elige al iniciar la entrega, o un espacio nuevo por cada oportunidad, con sus primeras actividades y lo que la oportunidad ya sabe. La página Plantillas de entrega de las páginas de administración de Rainbook enumera tus plantillas: el paquete SaaS incluye una y el paquete Servicios profesionales dos, y puedes crear las tuyas.

• Usa Editar para cambiar las actividades de una plantilla y dónde las crea, y Establecer como predeterminada para elegir la que usan las oportunidades ganadas.
• Usa Quitar para sacar una plantilla que no necesitas, o Restaurar para recuperar la plantilla de un paquete tal como la incluye el paquete.
• Solo los administradores de Rainbook gestionan las plantillas de entrega.

Cómo funcionan Iniciar entrega y Proponer traspaso en tu equipo se explica en De la oportunidad a la entrega.

Historial de informes y categorías de previsión

Desde el día de la instalación, Rainbook registra cada cambio en el importe, la fecha de cierre, la probabilidad, el propietario y la categoría de previsión de una oportunidad, la fecha de una renovación y el ARR de una cuenta. Además, guarda una instantánea diaria de cada oportunidad y renovación abiertas: una al día durante 35 días y, después, una a la semana y otra al inicio de cada trimestre durante 25 meses. La primera ejecución también reconstruye 13 semanas de historial a partir del historial de cambios de Jira, de modo que el historial ya está disponible cuando haces un informe sobre cómo ha cambiado tu pipeline. El historial respeta los permisos de Jira: cada persona lo ve solo para los registros que puede abrir.

Las oportunidades y las renovaciones incluyen un campo Forecast category: Commit, Best case, Pipeline u Omitted. Cada comercial lo establece como su propia estimación de previsión. Si se deja vacío, sigue la probabilidad de la etapa según los umbrales que define el pipeline de cada paquete (en los paquetes SaaS y Servicios profesionales, el 70 % o más es Commit y el 40 % o más es Best case). Una etapa excluida de las previsiones cuenta como Omitted.

El Teamwork Graph y la Búsqueda de Rovo

Disponible ahora en Rainbook Beta y, en Rainbook, a partir de enero.

Rainbook puede publicar tus cuentas y oportunidades en el Teamwork Graph de Atlassian, para que la Búsqueda de Rovo, la Búsqueda de Atlassian y el chat de Rovo respondan a partir de ellas según los permisos de Jira de cada persona. Los registros privados y las oportunidades privadas quedan fuera, igual que el correo y las reuniones. Para activarlo, un administrador de la organización conecta Rainbook en Administración de Atlassian › Aplicaciones conectadas y, después, un administrador de Rainbook activa Búsqueda de Rovo en Configuración › Integraciones. Al desactivarlo se elimina todo lo que Rainbook ha enviado. No está disponible en Jira Free ni en sitios con el paquete Regulado. Hasta enero, en Configuración › Integraciones de Rainbook aparece como disponible más adelante.

Desinstalación y qué conservas

Desinstala y conserva tu CRM: las oportunidades, las cuentas, los contactos y el correo se quedan en Jira.

Tus registros, el correo capturado y los archivos adjuntos son actividades de Jira, por lo que, después de desinstalar Rainbook, siguen en tu sitio y puedes leerlos y buscarlos en Jira.

Al desinstalar Rainbook no se ejecuta ningún código de limpieza: Rainbook no elimina nada al marcharse. Atlassian conserva el almacenamiento de Rainbook que se ha quitado durante su periodo de recuperación estándar, y puede volver a vincular los datos de la aplicación de Rainbook a una reinstalación que solicites en un plazo de 21 días.

Antes de desinstalar

1. Quita el Approval request validator de Rainbook. Justo antes de desinstalar, quita el validador de aprobación de Rainbook del flujo de trabajo Approval request; de lo contrario, la transición Approve sigue bloqueada. Si ya has desinstalado, quítalo ahora.
2. En los sitios con flujos de trabajo Government contractors, quita también el validador de control. Quita además el Rainbook gate validator de los flujos de trabajo Government contractors; de lo contrario, las transiciones con control siguen bloqueadas.
3. Conserva el historial que necesites. Exporta el historial de actividad desde Configuración › Historial de actividad y descarga los meses archivados que quieras conservar. Si usas el paquete Regulado, consulta su página para saber cómo se conserva el historial importado.
4. Comprueba el último archivo. En Configuración › Exportación y copias de seguridad, en Copias nocturnas, se indica cuándo terminó la última copia. También puedes descargarla desde el elemento Rainbook Archive.

Para reinstalar más adelante, vuelve a instalar Rainbook desde Marketplace. En un plazo de 21 días, pide a Atlassian que vuelva a vincular tus datos de Rainbook. Pasado ese plazo, Rainbook puede restaurar desde el último conjunto del elemento Rainbook Archive y rellenar de nuevo sus campos a partir de los valores guardados en tus actividades. Consulta Copia de seguridad y exportación para conocer el archivo y todas las formas de exportar tus datos.

Equipos con requisitos normativos

Los equipos de sanidad, servicios financieros, administración pública y sector jurídico pueden añadir el paquete Regulado, que es opcional. Estará disponible en acceso anticipado desde el martes 15 de diciembre de 2026, requiere la edición Advanced en un plan de pago de Jira y se instala desde Configuración › Paquetes, con una vista previa de cada cambio antes de que se aplique nada.