Guia do administrador

Como o Rainbook configura seu site do Jira, quem vê o quê, como o Rovo e os clientes de IA se encaixam e o que você mantém se um dia desinstalar o aplicativo.

Espaços do Rainbook

O Rainbook mantém seu CRM como tickets comuns do Jira em três espaços gerenciados pela empresa. Assim, seus clientes têm JQL, permissões, Automação, painéis, o aplicativo móvel do Jira, o backup da Atlassian e o Rovo sem nenhuma integração para manter.

Você escolhe as chaves no assistente de configuração. Cada espaço recebe seu próprio esquema de tipo de ticket, suas telas e seus fluxos de trabalho, todos com nomes que começam com “Rainbook …” para que você os identifique nas configurações do Jira. Para encontrá-los, pesquise por “Rainbook” nas configurações do Jira. Configurações › Visão geral verifica esses itens a cada acesso e todas as noites.

O ticket Rainbook Archive no RBCRM é o registro do próprio Rainbook: toda noite, o Rainbook anexa a ele um arquivo com os dados que mantém fora do Jira. Dessa forma, o backup da Atlassian o inclui e ele continua com você após uma desinstalação. Somente membros de rainbook-admins podem abri-lo.

Esquemas e níveis de segurança

O assistente cria um esquema de permissão, um esquema de segurança de ticket e um esquema de notificação para cada espaço. Os e-mails de clientes chegam ao Activity com o esquema de notificação silencioso do Rainbook, para que os e-mails capturados não lotem a caixa de entrada de ninguém.

Todo registro tem um nível de segurança do Jira. O Rainbook define e atualiza o nível para você; você só escolhe um manualmente se quiser.

Os administradores do Rainbook são as pessoas do grupo de administradores do Rainbook (rainbook-admins). Os administradores do Jira gerenciam as páginas de configurações do Rainbook. As páginas que mostram ou alteram o conteúdo dos registros ficam restritas aos membros de rainbook-admins: importações, a migração do Rainbook Beta, o histórico de atividades, o diagnóstico e os trabalhos com falha, as solicitações de privacidade, o arquivo noturno, Baixar todos os dados e as restaurações. As oportunidades e threads privadas ficam visíveis apenas para as pessoas que o Jira permite: por padrão, o proprietário e os membros de rainbook-admins. Os direitos de administrador do Jira não mudam isso: um administrador do Jira que esteja fora do nível do registro não o vê. Os membros de rainbook-admins podem baixar os dados do próprio Rainbook para backup; consulte Backup e exportação.

Os registros acompanham uns aos outros: uma oportunidade começa no nível da conta dela, follow-ups e renovações acompanham a oportunidade, contatos acompanham as contas, e threads de e-mail e reuniões acompanham os registros aos quais estão vinculados.

Configurações › Visão geral compara seus espaços, campos, telas, fluxos de trabalho e esquemas com o que o Rainbook espera, em Verificações de configuração, a cada acesso e todas as noites. Se alguém editar um esquema do Rainbook ou remover um campo no Jira, a verificação sinaliza o problema, e Reparar mostra uma prévia da correção antes de aplicá-la.

Vinculação de solicitações em outros espaços

O Rainbook vincula solicitações de suporte e bugs a clientes em espaços fora dos seus. Em espaços que têm o campo Account, o vínculo é uma edição normal do ticket. As edições de vínculo do Rainbook podem notificar os observadores, a menos que o aplicativo Rainbook tenha a permissão Administrar espaços nesse espaço. Administração → Vinculação → Espaços marca cada espaço que tem o campo e abre as configurações de permissão desse espaço, para que você conceda a permissão lá. O Rainbook não altera nenhum esquema de permissão por conta própria, porque um esquema costuma ser compartilhado por vários espaços.

Quem usa o Rainbook

A configuração inicial pergunta Quem usa o Rainbook? Escolha Todos no Jira para que todos que podem navegar pelo espaço CRM usem o Rainbook, ou Limitar o Rainbook a um grupo para escolher os usuários. Os administradores do Jira gerenciam as configurações do Rainbook; importações, histórico de atividades, solicitações de privacidade, diagnóstico e backups exigem ser membro de rainbook-admins, grupo ao qual a configuração inicial adiciona quem a executa.

Os convidados do Jira não são usuários do Rainbook, a menos que um administrador os adicione a rainbook-users.

Sites configurados antes mantêm o acesso apenas por grupo até você alterá-lo. Abra Configurações › Acesso › Quem usa o Rainbook para mudar; a confirmação informa quem ganha ou perde acesso. No Jira Free, faça a mudança por Executar a configuração inicial novamente em Configurações do Jira › Aplicativos › Rainbook.

Com o pacote Regulado, o uso continua restrito a grupo e somente os membros de rainbook-admins administram o Rainbook. Nesse caso, os direitos de administrador do Jira, por si sós, não tornam ninguém administrador do Rainbook. Consulte o pacote Regulado.

Quem vê clientes, oportunidades e e-mails

Toda a sua equipe vê todos os e-mails de clientes na conta e na oportunidade. Marque um thread como Privado para que apenas você e as pessoas permitidas pelo Jira o vejam. Por padrão, isso significa o proprietário e os membros de rainbook-admins.

O assistente de configuração faz uma única pergunta, “Quem deve ver clientes, oportunidades e seus e-mails?”, e você pode mudar a resposta quando quiser: em Configurações do Jira › Aplicativos › Rainbook, escolha Executar a configuração inicial novamente.

• Todos no Jira (recomendado). Engenheiros, suporte e produto veem quais clientes o trabalho deles afeta e a receita em jogo, e podem abrir a conta e seus e-mails.
• Somente usuários do CRM. Somente as pessoas que usam o Rainbook abrem clientes, oportunidades e e-mails. Esta opção só está disponível quando você limita o Rainbook a um grupo: todos os outros continuam vendo os nomes dos clientes e a receita no próprio trabalho.

No modo Todos, a opção Somente usuários do CRM fica indisponível para o público de contas e e-mails: “Todos no Jira usam o Rainbook, então os clientes ficam abertos a todos. Para restringir, limite o Rainbook a um grupo.”

Duas regras relacionadas:

• E-mail. “O e-mail segue o registro ao qual está vinculado (recomendado)” ou “Somente usuários do CRM”. Threads que não estão vinculados a nenhum registro, e threads de caixas de correio compartilhadas, ficam visíveis para todos no Rainbook até que alguém os vincule.
• Oportunidades privadas. Qualquer pessoa que possa editar uma oportunidade pode torná-la privada. Não há nada para ativar.

A mudança vale imediatamente. O Rainbook atualiza na hora quem pode abrir o quê. Toda mudança fica registrada no histórico de atividades.

Oportunidades privadas e threads privados

Oportunidades privadas. Para compartilhar uma oportunidade com os usuários do Rainbook, escolha Todos que usam o Rainbook no menu de visibilidade. Em qualquer oportunidade, abra Visibilidade e escolha Privado · escolher pessoas. Selecione as pessoas que devem vê-la; o proprietário permanece no topo. O cabeçalho da oportunidade passa a exibir “Privado · 3 pessoas”, e ao clicar nele você vê a lista com Editar pessoas. Os e-mails, as reuniões, os follow-ups e as promessas da oportunidade assumem a privacidade dela.

Uma oportunidade privada é protegida por um nível de segurança de ticket do Jira. Por isso, a pesquisa do Jira, a visualização do ticket, os painéis, o Rovo, os clientes de IA e o aplicativo móvel do Jira só a mostram às pessoas com quem ela é compartilhada, ao proprietário, aos membros de rainbook-admins e a quem mais o nível incluir. O próprio Jira aplica essa regra, em todas as superfícies.

Os totais continuam corretos: quem está fora da oportunidade vê o total do pipeline com “Exclui 1 oportunidade que você não pode abrir”, e as pessoas da oportunidade a veem incluída no total.

Leads, renovações e tipos de oportunidade dos pacotes (orçamentos, SOWs, licitações) também podem ficar privados da mesma forma.

Threads de e-mail privados. O proprietário do thread, qualquer usuário do CRM que possa abri-lo ou um administrador do Rainbook pode escolher Tornar privado. O thread passa a exibir um selo Privado, o Jira o mostra somente ao proprietário e às pessoas que o nível de segurança Privado permite, e ele continua privado mesmo quando alguém o vincula a uma oportunidade amplamente compartilhada. O proprietário, ou um administrador do Rainbook que possa abri-lo, pode torná-lo visível novamente. Os eventos de agenda que você marca como privados no Outlook ou no Google Agenda usam o mesmo nível Privado no Rainbook: por padrão, o proprietário e os membros de rainbook-admins.

Jira Free

O Rainbook funciona no Jira Free com todo o CRM, os pacotes setoriais e as barras laterais. O Jira Free não tem segurança de ticket, então o modelo de compartilhamento é mais simples:

• No Jira Free, todos no site veem todos os registros. Oportunidades privadas e threads privados exigem o Jira Standard ou superior.
• O assistente de configuração informa isso uma vez, pula a etapa Acesso e oculta todos os controles de privacidade.
• Os arquivos que o Rainbook anexa, como anexos de e-mail e o arquivamento noturno, contam para os 2 GB de armazenamento de arquivos do Jira Free. Em Configurações › Privacidade e dados, em Números mascarados e armazenamento de arquivos, você vê quanto o Rainbook usou e recebe um aviso aos 80%. No Jira Free, o ticket Arquivo do Rainbook mantém apenas o conjunto de arquivamento mais recente para economizar espaço.
• O Jira Free não inclui o Rovo, então o agente do Rainbook no Rovo não está disponível nele.

Quando você faz o upgrade para o Jira Standard, o Rainbook percebe em até um dia, oferece adicionar seus esquemas de permissão e níveis de segurança e, em seguida, atribui a cada registro existente o nível correto para você.

Rovo e clientes de IA

Pergunte ao Rovo sobre seu pipeline. Cada pessoa vê exatamente o que o Jira permite que ela veja.

• O agente do Rainbook no Rovo responde a perguntas sobre contas, oportunidades e e-mails, redige follow-ups e propõe atualizações. Ele vem ativado por padrão; para ativá-lo ou desativá-lo, use Configurações › IA e Rovo › Agente e ferramentas do Rainbook no Rovo.
• Clientes de IA, como Claude e ChatGPT, chegam em breve. Eles vão acessar as ferramentas do Rainbook pelo servidor MCP da Atlassian, e o cliente de cada pessoa vai receber as mesmas respostas que o agente do Rainbook dá a essa pessoa. O administrador da sua organização vai ativar esse acesso e escolher quais clientes podem se conectar na Administração da Atlassian.
• Resumos de e-mail para clientes de IA. O e-mail de cada pessoa chega ao agente do Rainbook no Chat do Rovo, e aos clientes de IA dela quando estiverem disponíveis, depois que ela concorda em Configurações › IA e seu e-mail. Os resumos de e-mail de outras pessoas chegam a ela, nos registros que ela pode abrir, somente quando você ativa Administração → IA → Incluir resumos de e-mail de outras pessoas para clientes de IA. Essa opção vem desativada por padrão.
• As alterações aguardam uma pessoa. Os agentes que usam as ferramentas do Rainbook propõem alterações. Quem fez o pedido aplica a proposta com um clique e pode usar Desfazer; uma alteração no registro de outra pessoa vira uma solicitação de aprovação para o proprietário desse registro. As alterações que um cliente de IA faz diretamente pelas ferramentas MCP da própria Atlassian são edições comuns do Jira, feitas com as permissões dessa pessoa no Jira.

A IA do Rainbook usa modelos hospedados pela Atlassian. Ela lê o que você pode ver no Jira e nada além disso. Seus dados não são usados para treinar modelos.

A IA, a captura e as tarefas em segundo plano do próprio Rainbook estão incluídas na sua assinatura e não consomem créditos do Rovo nem etapas de automação. O agente do Rainbook no Rovo, os agentes do Rovo Studio que usam as ferramentas do Rainbook e as regras de automação criadas a partir de modelos ou ações do Rainbook usam as suas franquias da Atlassian: créditos do Rovo a partir de 3 de dez. de 2026 e etapas de automação a partir da sua primeira renovação a partir de 3 de dez., exibidas por regra na guia Uso da administração.

Adoção

Configurações › Adoção mostra como sua equipe está usando o Rainbook: usuários ativos por dia e por semana, o último dia de atividade de cada pessoa e as áreas que ela usa (áreas do workspace, painéis do Jira, gadgets do painel, barras laterais do Gmail e do Outlook, Perguntar e rascunhos), com os nomes vindos do Jira. Use essa página para identificar quem precisa de ajuda para começar e quais recursos estão valendo a pena.

Somente os administradores do Rainbook podem abrir a página. O Rainbook mantém essas linhas de uso diário por 13 meses. O uso das barras laterais chega do Mail Sync a cada hora; até lá, os números de hoje mostram um horário “Atualizado em”.

Histórico de atividades

Configurações › Histórico de atividades lista todas as alterações feitas pelo Rainbook e por sua equipe: quando, quem, o registro por nome e chave, o campo e os valores antigo e novo. Mensagens de e-mail novas e removidas aparecem como “Mensagem adicionada” e “Mensagem removida”, nunca com o texto delas. Filtre por registro, pessoa, campo, tipo de alteração e data, e exporte o que você vê como CSV. O Cronograma de cada registro mostra as mesmas entradas desse registro.

O histórico de atividades é mantido por 13 meses em todas as edições. No Advanced, você escolhe por quanto tempo as entradas permanecem disponíveis para pesquisa: 13 meses, 2, 3 ou 5 anos, ou para sempre, e pode exportar o histórico completo em um único arquivo. As entradas mais antigas passam para arquivos mensais que você pode baixar; o Rainbook nunca as exclui.

Alterações de visibilidade, solicitações de privacidade e cada cópia ou compartilhamento de diagnóstico também são entradas do histórico.

Notificações de administrador

Os administradores do Rainbook e os administradores do site do Jira veem um sino no cabeçalho do Rainbook, chamado Notificações de administrador. Ele lista tudo o que um administrador precisa resolver, em dois grupos, Requer ação agora e Próximos: verificações de configuração inicial e de configuração, armazenamento, uso de IA perto do limite do mês, conexões do Mail Sync, solicitações de privacidade perto do prazo e sua assinatura. Cada notificação informa o que aconteceu, por que isso importa, a única correção necessária e quando começou.

• Concluído marca a notificação como tratada para todos os administradores; Adiar oculta a notificação para você até amanhã ou por uma semana. As duas ações ficam registradas no histórico de atividades.
• Uma notificação desaparece sozinha quando o problema é corrigido, então a lista sempre contém apenas o que ainda precisa de você.
• A mesma lista aparece no topo de Configurações › Visão geral, em Precisa de você. Quando uma verificação não pôde ser executada, a contagem informa isso em vez de mostrar um número menor.

As notificações ficam no seu site; o Rainbook não as envia para lugar nenhum.

Novas fases do pipeline

Quando alguém adiciona um status a um fluxo de trabalho de pipeline de lead, oportunidade, renovação ou pacote no Jira, o Rainbook gera uma notificação de administrador e Configurações › Novas fases faz uma pergunta: “Esta é uma fase aberta, uma vitória ou uma perda, e em que posição ela entra no pipeline?” Até que um administrador responda, a fase aparece nos quadros como uma coluna aberta marcada com “Requer configuração”, e todo total que deixa de fora as oportunidades dessa fase informa isso. Depois da resposta, quadros, previsões e totais passam a incluí-la.

Modelos de entrega

Quando uma oportunidade é ganha, o Rainbook oferece iniciar a entrega a partir de um modelo de entrega: um epic em um espaço de entrega, um epic no espaço escolhido quando a entrega começa, ou um novo espaço para cada oportunidade, com seus primeiros tickets e as informações que a oportunidade já tem. A página Modelos de entrega, nas páginas de administração do Rainbook, lista os seus modelos: o pacote SaaS inclui um, o pacote Serviços profissionais inclui dois, e você pode criar os seus.

• Editar os tickets de um modelo e onde ele os cria, e Definir como padrão para escolher o modelo que as oportunidades ganhas usam.
• Remover um modelo de que você não precisa, ou Restaurar o modelo de um pacote como ele é fornecido.
• Somente os administradores do Rainbook gerenciam os modelos de entrega.

Para saber como Iniciar entrega e Propor passagem funcionam para sua equipe, consulte Da oportunidade à entrega.

Histórico de relatórios e categorias de previsão

Desde o dia da instalação, o Rainbook registra cada alteração no valor, na data de fechamento, na probabilidade, no proprietário e na categoria de previsão de uma oportunidade, na data de uma renovação e no ARR de uma conta. Ele também guarda um instantâneo diário de cada oportunidade e renovação em aberto: diariamente por 35 dias e, depois, semanalmente e no início de cada trimestre por 25 meses. A primeira execução também reconstrói 13 semanas de histórico a partir do histórico de alterações do próprio Jira, então o histórico já está disponível quando você cria relatórios sobre como seu pipeline mudou. O histórico segue as permissões do Jira: cada pessoa o vê apenas nos registros que pode abrir.

Oportunidades e renovações têm um campo Forecast category: Commit, Best case, Pipeline ou Omitted. O representante o define como a própria decisão de previsão. Se ficar vazio, ele segue a probabilidade da fase em relação aos limites definidos pelo pipeline de cada pacote (nos pacotes SaaS e Serviços profissionais, 70% ou mais é Commit e 40% ou mais é Best case). Uma fase excluída das previsões conta como Omitted.

O Teamwork Graph e a Pesquisa do Rovo

Disponível agora no Rainbook Beta e, a partir de janeiro, no Rainbook.

O Rainbook pode publicar suas contas e oportunidades no Teamwork Graph da Atlassian, para que a Pesquisa do Rovo, a Pesquisa da Atlassian e o Chat do Rovo respondam com base nelas, de acordo com as permissões do Jira de cada pessoa. Registros privados e oportunidades privadas ficam de fora, assim como e-mails e reuniões. Para ativar o recurso, um administrador da organização conecta o Rainbook em Administração da Atlassian › Aplicativos conectados, e depois um administrador do Rainbook ativa Pesquisa do Rovo em Configurações › Integrações. Ao desativá-lo, tudo o que o Rainbook enviou é removido. O recurso não está disponível no Jira Free nem em sites com o pacote Regulado. Até janeiro, Configurações › Integrações do Rainbook mostra o recurso como disponível mais tarde.

Desinstalação e o que você mantém

Desinstale e mantenha seu CRM: oportunidades, contas, contatos e e-mails continuam no Jira.

Seus registros, e-mails capturados e anexos são tickets do Jira, então permanecem no seu site, legíveis e pesquisáveis no Jira, depois que você desinstala o Rainbook.

A desinstalação do Rainbook não executa nenhum código de limpeza: o Rainbook não exclui nada ao sair. A Atlassian mantém o armazenamento removido do Rainbook durante o período padrão de recuperação e pode vincular os dados do aplicativo Rainbook a uma reinstalação que você solicitar em até 21 dias.

Antes de desinstalar

1. Remova o validador de solicitação de aprovação do Rainbook. Logo antes de desinstalar, remova o validador de aprovação do Rainbook do fluxo de trabalho Approval request, ou a transição Approve continuará bloqueada. Se você já desinstalou, remova-o agora.
2. Em sites com fluxos de trabalho Government contractors, remova também o validador de controle. Remova também o validador de controle do Rainbook dos fluxos de trabalho Government contractors, ou as transições controladas por ele continuarão bloqueadas.
3. Guarde o histórico que você quer manter. Exporte o histórico de atividades em Configurações › Histórico de atividades e baixe os meses arquivados que quiser guardar. Com o pacote Regulado, consulte a página dele para saber como o histórico importado é mantido.
4. Verifique o arquivamento mais recente. Configurações › Exportação e backups, em Cópias noturnas, mostra quando a última cópia foi concluída. Você também pode baixá-la no ticket Rainbook Archive.

Para reinstalar mais tarde, instale o Rainbook novamente pelo Marketplace. Em até 21 dias, peça à Atlassian para vincular novamente seus dados do Rainbook. Depois disso, o Rainbook pode restaurar a partir do conjunto mais recente no ticket Rainbook Archive e preencher novamente seus campos a partir dos valores mantidos nos seus tickets. Consulte Backup e exportação para saber mais sobre o arquivamento e todas as formas de exportar seus dados.

Equipes em setores regulados

Equipes das áreas de saúde, serviços financeiros, governo e direito podem adicionar o pacote Regulado opcional. Ele será lançado em acesso antecipado a partir de ter., 15 de dez. de 2026, exige a edição Advanced em um plano pago do Jira e é instalado em Configurações › Pacotes, com uma prévia de cada alteração antes que qualquer coisa aconteça.