管理者ガイド

Rainbook による Jira サイトのセットアップ、レコードを閲覧できるユーザー、Rovo と AI クライアントの位置づけ、アンインストール後に手元に残るものについて説明します。

Rainbook のスペース

Rainbook は CRM のデータを、3 つの企業管理対象スペースに通常の Jira 作業項目として保存します。そのため、連携を保守しなくても、JQL、権限、自動化、ダッシュボード、Jira モバイル アプリ、Atlassian のバックアップ、Rovo をそのまま利用できます。

キーはセットアップ ウィザードで選択します。各スペースには専用の作業タイプ スキーム、画面、ワークフローが作成されます。名前はすべて「Rainbook …」で始まるため、Jira の設定で見分けられます。Jira の設定で「Rainbook」を検索すると見つかります。設定 › 概要 では、ページを開くたびと毎晩、これらをチェックします。

RBCRM の Rainbook Archive 作業項目は、Rainbook 自身のレコードです。Rainbook は毎晩、Jira の外部に保持しているデータのアーカイブをこの作業項目に添付します。そのため、Atlassian のバックアップの対象になり、アンインストール後も手元に残ります。開けるのは rainbook-admins のメンバーだけです。

スキームとセキュリティ レベル

ウィザードは、スペースごとに権限スキーム、作業項目セキュリティ スキーム、通知スキームを 1 つずつ作成します。顧客のメールは、Rainbook のサイレント通知スキームが適用された Activity に保存されます。そのため、取り込んだメールで誰かの受信トレイがあふれることはありません。

すべてのレコードには、Jira のセキュリティ レベルが設定されます。レベルは Rainbook が設定、更新します。手動で選ぶこともできますが、その必要はありません。

Rainbook 管理者は、Rainbook admins グループ (rainbook-admins) に属するユーザーです。Jira 管理者は、Rainbook の設定ページと構成ページを管理します。レコードの内容を表示または変更するページは、rainbook-admins のメンバーに限られます。対象は、インポート、Rainbook Beta からの移行、アクティビティ履歴、診断と失敗した処理、プライバシー リクエスト、夜間アーカイブ、すべてのデータをダウンロード、復元です。非公開の商談とスレッドは、Jira が許可するユーザーにのみ表示されます。デフォルトでは、所有者と rainbook-admins のメンバーです。Jira 管理者の権限では、ここに何も追加されません。レコードのレベルに含まれない Jira 管理者には、そのレコードは表示されません。rainbook-admins のメンバーは、バックアップ用に Rainbook 自身のデータをダウンロードできます。詳しくは バックアップとエクスポート をご覧ください。

レコードは、関連するレコードのレベルに従います。商談は取引先のレベルから始まり、フォローアップと契約更新は商談に、取引先責任者は取引先に従います。メール スレッドとミーティングは、リンク先のレコードに従います。

設定 › 概要 の 構成チェック では、ページを開くたびと毎晩、スペース、フィールド、画面、ワークフロー、スキームが Rainbook の想定どおりかどうかをチェックします。Jira で Rainbook のスキームが編集されたり、フィールドが削除されたりすると、チェックで検出されます。修復 を使うと、適用前に修正内容をプレビューできます。

他のスペースのリクエストをリンクする

Rainbook は、Rainbook 自身のスペース以外にあるスペースのサポート リクエストとバグを、顧客にリンクします。スペースに Account フィールドがある場合、リンクは作業項目に対する通常の編集として行われます。Rainbook アプリにそのスペースの「スペースの管理」権限がない場合、リンクの編集によってウォッチャーに通知が送信されることがあります。管理 › リンク › スペース では、このフィールドがある各スペースに印が付き、そのスペースの権限設定を開けるため、そこで権限を付与できます。スキームは複数のスペースで共有されていることが多いため、Rainbook が権限スキームを変更することはありません。

Rainbook を使用するユーザー

セットアップでは Rainbook を使用するユーザー を選択します。CRM スペースを閲覧できるすべてのユーザーが Rainbook を使えるようにするには Jira のすべてのユーザー を、使用するユーザーを選ぶには Rainbook をグループに限定 を選択します。Rainbook の設定は Jira 管理者が管理します。インポート、アクティビティ履歴、プライバシー リクエスト、診断、バックアップには rainbook-admins のメンバーシップが必要です。セットアップを実行したユーザーには、このメンバーシップが付与されます。

Jira ゲストは、管理者が rainbook-users に追加しない限り、Rainbook のユーザーではありません。

以前からあるサイトでは、変更するまでグループのみのアクセスが維持されます。切り替えるには、設定 › アクセス › Rainbook を使用するユーザー を開きます。確認画面に、アクセス権を得るユーザーと失うユーザーが表示されます。Jira Free では、Jira の設定 › アプリ › Rainbook の セットアップを再実行 から切り替えます。

規制業種パックでは、使用はグループのみに限定され、Rainbook を管理できるのは rainbook-admins のメンバーだけです。Jira 管理者の権限だけでは、Rainbook 管理者にはなれません。詳しくは 規制業種パック をご覧ください。

顧客、商談、メールを閲覧できるユーザー

チーム全員が、取引先と商談に紐づくすべての顧客メールを閲覧できます。スレッドを非公開にすると、自分と Jira で許可されたユーザーだけに限定できます。デフォルトでは、所有者と rainbook-admins のメンバーです。

セットアップ ウィザードでは「顧客、商談、メールを閲覧できるユーザーは?」という質問が 1 つ表示されます。回答はいつでも変更できます。Jira の設定 › アプリ › Rainbook で セットアップを再実行 を選択してください。

• Jira のすべてのユーザー (推奨)。 エンジニア、サポート、プロダクトのメンバーは、自分の作業が影響する顧客と関係する売上を確認でき、取引先とそのメールを開けます。
• CRM ユーザーのみ。 Rainbook を使うユーザーだけが、顧客、商談、メールを開けます。この選択肢は、Rainbook をグループに限定している場合のみ使用できます。それ以外のユーザーも、自分の作業項目では顧客名と売上を確認できます。

全員モードでは、取引先とメールの対象者に CRM ユーザーのみ を選択できません。「Jira のすべてのユーザーが Rainbook を使用するため、顧客は全員に公開されます。範囲を絞るには、Rainbook をグループに限定してください。」

関連するルールが 2 つあります。

• メール。 「レコードにリンクされているメールはそのレコードに従う (推奨)」または「CRM ユーザーのみ」を選択できます。どのレコードにもリンクされていないスレッドと共有メールボックスのスレッドは、誰かがリンクするまで、Rainbook のすべてのユーザーに表示されます。
• 非公開の商談。 商談を編集できるユーザーなら誰でも、その商談を非公開にできます。有効にする設定は不要です。

変更はすぐに反映されます。Rainbook は、誰が何を開けるかを直ちに更新します。すべての変更はアクティビティ履歴に記録されます。

非公開の商談と非公開のスレッド

非公開の商談。 公開範囲メニューで Rainbook を使用するすべてのユーザー を選択すると、商談を Rainbook ユーザーと共有できます。商談で 公開範囲 を開き、非公開 · ユーザーを選択 を選択します。閲覧させたいユーザーを選んでください。所有者は常に先頭に表示されます。商談のヘッダーには「非公開 · 3 人」と表示されます。これをクリックすると、ユーザーの一覧と ユーザーを編集 が表示されます。商談のメール、ミーティング、フォローアップ、約束事は、商談の公開範囲を引き継ぎます。

非公開の商談は、Jira の作業項目セキュリティ レベルで保護されます。そのため、Jira 検索、作業項目ビュー、ダッシュボード、Rovo、AI クライアント、Jira モバイル アプリのいずれでも、表示されるのは共有されたユーザー、所有者、rainbook-admins のメンバー、およびそのレベルに含まれるその他のユーザーだけです。Jira 自体がすべての場所でこれを適用します。

合計は実態を反映します。商談の外にいるユーザーには、パイプラインの合計が「開けない商談 1 件を除く」と表示されます。商談に含まれるユーザーには、その商談を含めた合計が表示されます。

リード、契約更新、パックの商談タイプ (見積、SOW、入札) も、同じ方法で非公開にできます。

非公開のメール スレッド。 スレッドの所有者、スレッドを開ける CRM ユーザー、または Rainbook 管理者が 非公開にする を選択できます。スレッドには「非公開」のロゼンジが表示され、Jira では所有者と、非公開セキュリティ レベルで許可されたユーザーにのみ表示されます。広く共有されている商談にリンクされた場合も、非公開のままです。所有者、またはスレッドを開ける Rainbook 管理者は、公開に戻すことができます。Outlook や Google カレンダーで非公開にしたカレンダー予定は、Rainbook でも同じ非公開レベルになります。デフォルトでは、所有者と rainbook-admins のメンバーです。

Jira Free

Rainbook は、CRM のすべての機能、業種別パック、サイドバーを含めて Jira Free で動作します。Jira Free には作業項目セキュリティがないため、共有の仕組みはより単純です。

• Jira Free では、サイトのすべてのユーザーがすべてのレコードを閲覧できます。非公開の商談と非公開のスレッドには、Jira Standard 以上が必要です。
• セットアップ ウィザードではこのことが 1 回だけ表示され、アクセスのステップはスキップされ、プライバシーに関するすべてのコントロールが非表示になります。
• メールの添付ファイルや毎晩のアーカイブなど、Rainbook が添付するファイルは、Jira Free のファイル ストレージ 2 GB に含まれます。設定 › プライバシーとデータ の マスクされた番号とファイル ストレージ で、Rainbook の使用量を確認できます。使用量が 80% に達すると警告が表示されます。Jira Free では容量を節約するため、Rainbook アーカイブ項目には最新のアーカイブ セットのみが保持されます。
• Jira Free には Rovo が含まれないため、Rovo の Rainbook エージェントは利用できません。

Jira Standard にアップグレードすると、Rainbook は 1 日以内にそれを検知し、権限スキームとセキュリティ レベルの追加を提案します。その後、既存のすべてのレコードに適切なレベルが設定されます。

Rovo と AI クライアント

パイプラインについて、Rovo に質問できます。各ユーザーに表示されるのは、Jira でそのユーザーが閲覧できる内容だけです。

• Rovo の Rainbook エージェントは、取引先、商談、メールに関する質問に答え、フォローアップを下書きし、更新を提案します。既定でオンになっています。切り替えるには 設定 › AI と Rovo › Rovo の Rainbook エージェントとツール を使用します。
• Claude や ChatGPT などの AI クライアントは近日提供予定です。 Atlassian の MCP サーバーを通じて Rainbook のツールを利用でき、各ユーザーのクライアントには、Rainbook エージェントがそのユーザーに返すのと同じ回答が返されます。このアクセスのオン/オフと、接続を許可するクライアントの選択は、組織管理者がアトラシアンの管理で行います。
• AI クライアント向けのメール要約。 各ユーザー自身のメールは、そのユーザーが 設定 › AI とあなたのメール で同意すると、Rovo チャットの Rainbook エージェントに渡され、AI クライアントが提供され次第、AI クライアントにも渡されます。他のユーザーのメール要約は、各ユーザーが開けるレコードに限り、管理 → AI → 他のユーザーのメール要約を AI クライアントに含める をオンにした場合にのみ渡されます。既定ではオフです。
• 変更は人が確認してから反映されます。 Rainbook のツールを使うエージェントは、変更を提案します。依頼したユーザーはワンクリックで提案を適用でき、元に戻すこともできます。他のユーザーのレコードに対する変更は、そのレコードの所有者宛ての承認リクエストになります。AI クライアントが Atlassian 独自の MCP ツールで直接行った変更は、そのユーザーの Jira 権限で行われる通常の Jira の編集です。

Rainbook の AI は、Atlassian がホストするモデルで動作します。読み取るのは Jira でユーザーが閲覧できる内容だけです。お客様のデータがモデルのトレーニングに使われることはありません。

Rainbook 独自の AI、取り込み、バックグラウンド ジョブはサブスクリプションに含まれ、Rovo クレジットも自動化ステップも消費しません。Rovo の Rainbook エージェント、Rainbook のツールを使う Rovo Studio エージェント、Rainbook のテンプレートまたはアクションから作成した自動化ルールは、Atlassian の利用枠を消費します。Rovo クレジットは 2026年12月3日から、自動化ステップは 12月3日以降で最初の更新日から対象となり、管理者向けの使用状況タブにルールごとに表示されます。

活用状況

設定 › 活用状況 には、チームでの Rainbook の使われ方が表示されます。日別・週別のアクティブ ユーザー、各ユーザーの最終アクティブ日、利用しているエリア (ワークスペースのエリア、Jira パネル、ダッシュボード ガジェット、Gmail と Outlook のサイドバー、質問と下書き) を、Jira 上の名前で確認できます。使い始めにサポートが必要なユーザーや、成果を上げている機能を把握できます。

このページを開けるのは Rainbook 管理者だけです。Rainbook は、この日別の利用状況データを 13 か月間保持します。サイドバーの利用状況は Mail Sync から 1 時間ごとに届きます。届くまでは、今日の数値に、どの時点のデータかを示す時刻が表示されます。

アクティビティ履歴

設定 › アクティビティ履歴 には、Rainbook とユーザーが行ったすべての変更が一覧表示されます。日時、実行者、レコードの名前とキー、フィールド、変更前と変更後の値を確認できます。メールの追加と削除は「メッセージを追加」「メッセージを削除」と表示され、本文は表示されません。レコード、ユーザー、フィールド、変更の種類、日付で絞り込めます。表示している内容は CSV でエクスポートできます。各レコードのタイムラインには、そのレコードについて同じ内容が表示されます。

アクティビティ履歴は、どのエディションでも 13 か月間保持されます。Advanced では、検索できる期間を 13 か月、2 年、3 年、5 年、無期限から選べます。また、履歴全体を 1 つのファイルでエクスポートできます。それより古いエントリは月別のアーカイブ ファイルに移され、ダウンロードできます。Rainbook がそれらを削除することはありません。

公開範囲の変更、プライバシーに関するリクエスト、診断のコピーや共有も、すべて履歴のエントリになります。

管理者通知

Rainbook 管理者と Jira サイト管理者には、Rainbook のヘッダーに 管理者通知 というベルが表示されます。管理者が対応すべき内容が、「今すぐ対応が必要」と「今後の予定」の 2 つのグループに分けて一覧表示されます。対象は、セットアップと構成のチェック、ストレージ、月間上限に近い AI の使用量、Mail Sync の接続、期限が近いプライバシーに関するリクエスト、サブスクリプションです。各通知には、何が起きたか、なぜ重要か、どう対処すればよいか、いつ発生したかが表示されます。

• 完了 にすると、その通知はすべての管理者に対して対応済みになります。スヌーズ にすると、自分に対してのみ、明日まで、または 1 週間、通知が非表示になります。どちらもアクティビティ履歴に記録されます。
• 問題が解決すると通知は自動的に消えるため、一覧には今も対応が必要なものだけが残ります。
• 同じ一覧が 設定 › 概要 の先頭にある「対応待ち」にも表示されます。チェックを実行できなかった場合は、件数が実際より少なく表示されるのではなく、その旨が表示されます。

通知はお使いのサイト内にとどまり、Rainbook が外部に送信することはありません。

新しいパイプライン フェーズ

Jira で、リード、商談、契約更新、またはパックのパイプラインのワークフローにステータスが追加されると、Rainbook は管理者通知を表示し、設定 › 新しいフェーズ で「これは進行中のフェーズ、成立、不成立のどれですか。また、パイプライン内のどこに配置しますか」と確認します。管理者が回答するまで、そのフェーズはボード上で「要セットアップ」と表示された進行中の列として表示され、そのフェーズの商談を含まない合計値には、その旨が表示されます。回答後は、ボード、売上予測、合計値にそのフェーズが含まれます。

デリバリー テンプレート

商談が成立すると、Rainbook はデリバリー テンプレートからデリバリーを開始するよう提案します。開始先は、デリバリー スペース内のエピック、デリバリー開始時に選んだスペース内のエピック、または商談ごとの新しいスペースです。最初の作業項目と、その商談で把握済みの情報も含まれます。Rainbook の管理ページにある [デリバリー テンプレート] ページに、テンプレートが一覧表示されます。SaaS パックには 1 つ、プロフェッショナル サービス パックには 2 つ付属しており、独自のテンプレートも作成できます。

• テンプレートの作業項目と作成先は [編集] で変更できます。成立した商談で使うテンプレートは [デフォルトにする] で選びます。
• 不要なテンプレートは [削除] できます。パックのテンプレートは [復元] すると、パック提供時の状態に戻ります。
• デリバリー テンプレートを管理できるのは Rainbook 管理者だけです。

チームでの [デリバリーを開始] と [引き継ぎを提案] の使い方については、商談からデリバリーへをご覧ください。

レポート履歴と売上予測カテゴリ

Rainbook は、インストールした日から次の変更を記録します。商談の金額、完了予定日、確度、所有者、売上予測カテゴリ、契約更新の日付、取引先の ARR です。また、未完了のすべての商談と契約更新について、毎日のスナップショットを保存します。保存期間は、最初の 35 日間は毎日、その後は 25 か月間、毎週と各四半期の開始日です。初回の実行では、Jira 自体の変更履歴から 13 週間分の履歴も再構築します。パイプラインの変化をレポートするときに、すでに履歴が揃っています。履歴は Jira の権限に従います。各ユーザーには、自分が開けるレコードの履歴だけが表示されます。

商談と契約更新には Forecast category フィールドがあり、達成予測、最善達成予測、パイプライン、除外のいずれかを設定します。営業担当が自分の売上予測として設定します。空欄の場合は、フェーズの確度と、各パックのパイプラインが定めるしきい値をもとに決まります (SaaS パックとプロフェッショナル サービス パックでは、70% 以上が達成予測、40% 以上が最善達成予測です)。売上予測の対象外にしているフェーズは、除外として扱われます。

Teamwork Graph と Rovo 検索

現在は Rainbook Beta で提供中で、Rainbook では 1 月から提供されます。

Rainbook は、取引先と商談を Atlassian の Teamwork Graph に送信できます。送信すると、Rovo 検索、Atlassian 検索、Rovo チャットが、各ユーザーの Jira の権限の範囲内でそれらをもとに回答します。非公開レコードと非公開の商談は送信されません。メールとミーティングも対象外です。有効にするには、組織管理者が [アトラシアンの管理] › [接続済みアプリ] で Rainbook を接続し、そのあと Rainbook 管理者が [設定] › [連携] で [Rovo 検索] をオンにします。オフにすると、Rainbook が送信したデータはすべて削除されます。Jira Free のサイトと、規制業種パックを使用しているサイトでは利用できません。1 月までは、Rainbook の [設定] › [連携] に、後日利用可能になると表示されます。

アンインストールと保持されるデータ

アンインストールしても CRM は残ります。商談、取引先、取引先責任者、メールは Jira に残ります。

レコード、取り込んだメール、添付ファイルは Jira の作業項目なので、Rainbook をアンインストールしても、サイトに残り、Jira で読んだり検索したりできます。

Rainbook のアンインストールでは、クリーンアップのコードは実行されません。Rainbook は、アンインストール時に何も削除しません。削除された Rainbook のストレージは、Atlassian の標準の復旧期間のあいだ保持されます。また、21 日以内に再インストールをリクエストすると、Atlassian が Rainbook のアプリ データを再リンクできます。

アンインストールする前に

1. Rainbook の Approval request バリデーターを削除します。 アンインストールの直前に、Approval request ワークフローから Rainbook の承認バリデーターを削除してください。削除しないと、Approve がブロックされたままになります。すでにアンインストールした場合は、今すぐ削除してください。
2. Government contractors ワークフローを使用しているサイトでは、ゲート バリデーターも削除します。 Government contractors ワークフローから Rainbook のゲート バリデーターも削除してください。削除しないと、ゲートが設定されたトランジションがブロックされたままになります。
3. 残したい履歴を保存します。 [設定] › [活動履歴] から活動履歴をエクスポートし、残したいアーカイブ済みの月をダウンロードしてください。規制業種パック を使用している場合は、インポートした履歴の保持方法をそのページで確認してください。
4. 最新のアーカイブを確認します。 [設定] › [エクスポートとバックアップ] の [夜間コピー] に、最後のコピーが完了した日時が表示されます。Rainbook Archive 作業項目からダウンロードすることもできます。

後で再インストールするには、Marketplace から Rainbook をもう一度インストールします。21 日以内であれば、Atlassian に Rainbook のデータの再リンクを依頼できます。それ以降は、Rainbook が Rainbook Archive 作業項目の最新のセットから復元し、作業項目に保持されている値からフィールドに再設定できます。アーカイブとデータのエクスポート方法については、バックアップとエクスポート をご覧ください。

規制業種のチーム

医療、金融サービス、政府機関、法務のチームは、オプションの 規制業種パック を追加できます。2026 年 12 月 15 日(火)から早期アクセスとして提供され、有料の Jira プランの Advanced エディションが必要です。インストールは [設定] › [パック] から行います。何かが変更される前に、すべての変更内容をプレビューで確認できます。