Mail Sync

Rainbook Mail Sync は、顧客とのメールとミーティングをすべて Jira の該当する取引先と商談に記録します。チーム全員が同じ会話をもとに作業できます。

チーム全員が会話の全体を確認できます

Rainbook Mail Sync は、チームと顧客の間のメールとミーティングを Jira にコピーします。メールスレッドは Conversation 作業項目に、顧客とのミーティングは Meeting 作業項目になり、それぞれ関連する取引先、取引先責任者、商談にリンクされます。

チーム全員が、取引先と商談で顧客とのメールとミーティングをすべて確認できます。取引先を引き継いだ営業担当は履歴をすべて読めます。デリバリーエピックのエンジニアは何が約束されたかを確認できます。商談をレビューするマネージャーは、転送を頼まなくても最新の返信を確認できます。

レコードの公開範囲に従います。 会話の公開範囲は、リンク先のレコードと同じになります。CRM の全員が閲覧できる商談のメールは、CRM の全員に表示されます。非公開の商談のメールは、その商談の関係者にのみ表示されます。
非公開スレッド。 サイドバーから、または Rainbook のスレッドにある 非公開 トグルで、任意のスレッドに 非公開にする を選択すると、Jira はそのスレッドをあなたと Private セキュリティレベルで許可されたユーザーにのみ表示します。既定では、所有者と rainbook-admins のメンバーです。スレッドの所有者、またはそのスレッドを開ける Rainbook 管理者は、再び表示されるように戻せます。
ワンクリックで変更できます。 スレッドを開ける CRM ユーザーは誰でも、閲覧できる範囲 (自分のみ、商談チーム、CRM の全員、取引先を閲覧できる全員) を選択できます。変更は元に戻せます。自動を選択すると、レコードのルールに戻ります。
顧客レコードがまだないスレッド は、受信トレイの [未リンクのスレッド] に入ります。ここでレコードにリンクするか、破棄できます。取引先と取引先責任者を作成 を選択します。そのドメインの取引先がある場合は <取引先> に取引先責任者を作成、その人物が未処理のリードの場合は リードを開く を選択します。これらのスレッドは通常、CRM の全員に表示されます。法務パックの情報障壁または規制業種パックを使用しているサイトでは、新しいスレッドはリンクされるまで非公開のままで、メールボックスの所有者だけが閲覧できます。そのようなサイトでも、共有メールボックスには既知の顧客のルールが適用されます。
複数の取引先が共有するドメイン。 複数の取引先が使用しているドメインからの新しいメールは、誰かが取引先を選択するまで受信トレイで待機します。別の取引先が使用しているドメインを追加しても、リンク済みのメールは移動しません。会話の リンクを変更 を使用してください。

Jira Free では、サイトの全員がすべてのレコードを閲覧できます。非公開の商談と非公開スレッドには Jira Standard 以上が必要です。

取り込んだメールは通常の Jira 作業です。検索、リンク、レポート作成、保管ができます。Rainbook は取り込んだメールを通知なしで書き込むため、取り込みによって Jira 通知が送信されることはありません。

始める前に

Mail Sync には有効な Rainbook サブスクリプションが必要です。

Rainbook を使用しているサイトに、Atlassian Marketplace から Rainbook Mail Sync for Jira をインストールします。次に、Jira の設定 › アプリ › Rainbook Mail Sync を開き、接続コード を表示します。Rainbook で 設定 › メール を開き、同じコードが表示されていることを確認して接続を押します。文字列でペアリングする場合は、代わりにペアリング文字列を使用 を押し (Mail Sync のページにコードが表示されるまでは Mail Sync をペアリング)、Mail Sync のページの Rainbook とペアリング に文字列を貼り付けます。
メールボックスは Rainbook を使用するユーザーのものです。sales@ や support@ などの共有受信トレイも追加できます。
無料枠 (ユーザー数 1～10 人のサイトの Standard) では、Gmail と Outlook のサイドバーを利用できます。バックグラウンドでの取り込み、要約、下書きには有料プランが必要です。ユーザー数 1～10 人のサイトでは、Advanced で取り込みを利用でき、Mail Sync は無料です。
料金と試用版については、料金とライセンスをご覧ください。

Microsoft 365 のユーザーは、IT 部門が許可していれば自分のメールボックスを接続できます。または、IT 部門が全員分を接続します。Google Workspace の取り込みは IT 管理者が接続します。取り込みはベータ版です。個人の Gmail は Google の審査後に利用可能になり、ウェイトリストがあります。

Microsoft 365 に接続

接続方法は 2 つあり、1 つのサイトで両方を使用できます。

IT 部門が全員分を接続する (管理者の同意)。 Microsoft 365 管理者が Mail Sync の管理ページを開き、Microsoft 365 に接続 をクリックして、組織に対して Rainbook Mail Sync を一度承認します。その後、Rainbook が読み取るメールボックスを選択します。他のユーザーに同意画面は表示されず、PowerShell も不要です。Rainbook は選択したメールボックスのみを読み取ります。

この選択を Exchange 側でも強制したい場合は、管理ページにオプションの 詳細設定: Exchange でもこの制限を適用 セクションがあります。ここに具体的な手順と 適用状況を確認 ボタンがあります。Exchange がロールの変更を適用するまでに最大 2 時間かかる場合があります。

各営業担当が自分のメールボックスを接続する。 Microsoft 365 テナントでユーザー自身によるアプリの承認が許可されていれば、CRM ユーザーは誰でも Rainbook Mail Sync の個人設定を開き、Microsoft 365 に接続 をクリックして、すぐに取り込みを開始できます。テナントで先に管理者の承認が必要な場合は、ページにその旨が表示され、承認リンク付きのメッセージを送れる 管理者へのメッセージをコピー が表示されます。

Rainbook は Microsoft に、メールとカレンダーへの読み取り専用アクセスを求めます。メールボックスやカレンダーの内容を送信、移動、削除、変更することはありません。

Google Workspace に接続

Google Workspace 管理者が 2 つの設定方法から 1 つを選択します。どちらも現在利用できます。

ドメイン全体の委任。 管理者が Mail Sync の管理ページから Rainbook のクライアント ID とスコープ一覧をコピーし、Google 管理コンソール (セキュリティ › アクセスとデータ管理 › API の制御 › ドメイン全体の委任) に貼り付けます。次に Rainbook で確認をクリックし、取り込むメールボックスを選択します。各ユーザーの操作は不要です。

信頼できるアプリ。 管理者が Google 管理コンソール (API の制御 › サードパーティ製アプリのアクセスを管理) で Rainbook を信頼できるアプリに設定します。その後、各ユーザーが Rainbook Mail Sync の個人設定で Gmail に接続 をクリックし、自分のメールボックスへのアクセスを承認します。接続済みのユーザーは管理ページに表示されます。

Rainbook は Google に、Gmail とカレンダーへの読み取り専用アクセスを求めます。メールを送信、移動、ラベル付け、削除することはありません。

個人の Gmail とウェイトリスト

個人の Gmail アカウントと、管理者がまだ委任や信頼の設定を行っていない Google Workspace ドメインは、Rainbook の Gmail アクセスに対する Google の審査が完了すると利用できるようになります。それまでは、Rainbook Mail Sync の個人設定で ウェイトリストに参加 をクリックしてください。利用できるようになると、ウェイトリストに登録した人には Rainbook で通知が届きます。あわせて、アドレス入力済みの Gmail に接続 ボタンが表示されます。ウェイトリストの登録はいつでも解除できます。

それまでの間も、Gmail のサイドバーは全員が使えます。詳しくはサイドバーをご覧ください。

メールボックスと取り込む期間を選ぶ

管理者は、CRM のユーザーや Google Workspace のディレクトリからメールボックスを選びます。共有の受信トレイは、アドレスを入力して追加します。1 つのサイトで取り込めるメールボックスは最大 2,000 件です。

メールボックスを追加すると、Rainbook はまず最近の履歴を取り込みます。既定では過去 90 日分で、7 日、30 日、180 日、365 日にも変更できます。この履歴に含まれるのは、既知の顧客とのメールだけです。チームが新しい相手と始めたスレッドは、その時点から取り込まれます。新しいメールから順に取り込まれ、管理ページでメールボックスごとの進捗を確認できます。その後は数分ごとに各メールボックスを確認し、顧客からの新しいメールは届いてまもなくレコードに表示されます。

以前の CRM からメールの履歴をインポートした場合、Rainbook はインポートが終わった時点から取り込みを続けます。新しい返信はコピーを作らず、インポート済みのスレッドに追加されます。詳しくはインポートをご覧ください。

Rainbook が取り込むもの

チームが始めた会話、または参加した会話。 チームのメンバーが社外の人とスレッドを始めたり、そのスレッドに返信したりすると、Rainbook はそのスレッドを取り込みます。相手がまだ Rainbook に登録されていなくても取り込まれます。「チームのメンバーが送信した」とは、本人の送信済みのメールを指します。自分の個人アドレスにメールを転送しても対象にはなりません。チームのメンバーが返信すると、過去 30 日以内の以前のメッセージも最大 6 件あわせて取り込まれます。Microsoft 365 では、以前のメッセージは受信トレイ、送信済みアイテム、アーカイブから取り込まれます。新しく送信したメールには以前のメッセージはありません。新しい相手から届き、チームの誰も返信していないメールは、管理者が すべての外部メールを取り込む をオンにしない限り取り込まれません。新しい相手とのスレッドは、未リンクのスレッドで待機します。取引先と取引先責任者を作成 を選ぶか、そのドメインの取引先がある場合は <取引先> に取引先責任者を作成 を、相手がオープンのリードの場合は リードを開く を選びます。業務用のメールボックスから送信した個人的なメールも同じように取り込まれます。取り込まないようにするには、記録しないリストか Rainbook/Don't log ラベル (後述) を使います。
既知の顧客とのすべてのメール。 社外の人が含まれていて、その人が Rainbook の取引先責任者かオープンのリードである場合、またはいずれかの取引先の Web ドメインから送信している場合に、メッセージが取り込まれます。オープンのリードはメールアドレスだけで照合され、会社のドメインでは照合されません。Rainbook は新しい順に最大 50,000 件のオープンのリードを照合します。照合されない古いリードの件数は 設定 › メール で確認できます。スレッドは取り込まれ、リードを開く が表示されます。チームからの返信も、スレッドの他のメールとあわせて取り込まれます。
1 つのスレッドに 1 つの会話。 スレッド内で取り込まれたメッセージは 1 つの会話にまとめられます。スレッドが複数の営業担当のメールボックスに届いた場合や、Gmail と Outlook にまたがる場合も同じです。
すべての送信者からのファイル。 顧客やチームから送られた提案書、見積書、契約書などの添付ファイルは、会話に添付されます。メール署名のロゴ、小さなインライン画像、スレッドにすでにあるファイルの重複、プログラムファイル (例: .exe、.msi) はスキップされます。顧客からのファイルだけを取り込みたい場合は、管理者が チームが送信したファイルをスキップ を選べます。
インライン画像。 メールに貼り付けたグラフやスクリーンショットも取り込まれ、元の位置に表示されます。
ミーティング。 既知の顧客やオープンのリードとのカレンダーイベントは、日時、参加リンク、場所、議題を含むミーティングの作業項目になります。イベントが移動またはキャンセルされると、内容も更新されます。チームが主催し、社外のゲストが参加するミーティングも、ゲストがまだ Rainbook に登録されていなくても取り込まれます。対象は、メールボックスの所有者が主催したミーティングと、同僚が主催して所有者が承諾または仮承諾したミーティングです。既知の相手が含まれていない社外からの招待は、所有者が承諾しただけでは取り込まれません。複数のカレンダーにあるミーティングは 1 つのミーティングになります。取り込まれるのは参加者が 150 人までのミーティングです。参加者が 151 人以上のイベントと、辞退したイベントはスキップされます。カレンダーで非公開にしたイベントは、自分と、Jira が許可した人だけが開けるミーティングになります。既定では、所有者と rainbook-admins のメンバーです。Jira Free と共有メールボックスでは、非公開のイベントは取り込まれません。
管理者が必要とする場合は、すべての外部メール。 管理者が すべての外部メールを取り込む をオンにすると、まだ Rainbook に登録されておらず、チームの誰も返信していない相手からのメールも取り込まれます。新しい購入検討者からの最初の問い合わせなどが該当します。既定ではオフです。これらのスレッドは未リンクのスレッドで待機し、同じようにレコードを作成するか、既存のリードを開くかを選べます。

既定では、10 MB までのファイルが取り込まれます。管理者はこの上限を 1 MB から 25 MB の範囲で設定できます (Jira Free では 10 MB まで)。上限を超えるファイルは、メッセージに「メールボックスで開く」として表示されます。取り込まれたファイルは Jira サイトのストレージを使用します。Jira Free では、2 GB のうちどれだけ使用しているかを管理ページで確認できます。

社外の受信者が 100 人を超えるメールはスキップされます。ただし、既知の相手 (取引先責任者、取引先のドメイン、オープンのリード) がスレッドに含まれている場合や、スレッドがすでに追跡されている場合は取り込まれます。社外の受信者がちょうど 100 人の場合は上限内です。メーリングリストのヘッダーがあるメールは、送信者が取引先責任者またはオープンのリードと完全に一致する場合を除き、一括送信メールとして扱われます。社内のみのメールや、迷惑メール、ゴミ箱、下書きにあるメールは自動では取り込まれません。同僚から転送された顧客のエスカレーションなど、社内のスレッドをレコードに追加するには、Gmail または Outlook のサイドバーで顧客のレコードを選び、記録を選びます。

Rainbook が取り込まないもの

取り込まない対象は、次の 3 つのレベルで決められます。

個人の記録除外リスト。 Rainbook Mail Sync の個人設定に、会計士や個人的な連絡先など、アドレスやドメイン全体を追加します。追加した相手とのメールは取り込まれません。
チームのブロックリスト。 管理者は、Rainbook の 設定 › メール で、サイト全体に適用される ブロック済みアドレス と 取り込まないドメイン を管理します。
1 通のメッセージまたはスレッド。 Gmail ではメッセージに Rainbook/Don't log ラベルを付け、Outlook では Rainbook: Don't log に分類すると、そのメッセージは取り込まれません。サイドバーでは、このスレッドの記録を停止 を使うと、あなたのメールボックスからのそのスレッドの取り込みが止まります。非公開にする を使うと、取り込み済みのスレッドを閲覧できるのは、あなたと、そのスレッドの「Private」レベルで許可されたユーザーだけになります。既定では、所有者と rainbook-admins のメンバーです。

どのレコードにもリンクされていないスレッドを誰かが破棄すると、その送信者がブロックリストに追加されます。そのため、その送信者からの次のメールも取り込まれません。

Jira に書き込む前に、Rainbook は、取り込んだメール、記録したメール、ミーティングのすべてについて、件名と本文に含まれる支払いカード番号と米国の社会保障番号を置き換えます。カード番号は「[card ending 4242 removed]」に、社会保障番号は「[SSN removed]」になります。メッセージのそれ以外の部分は書かれたとおりに保持されます。カード番号のように見えるだけの注文番号は変更されません。添付ファイルは送信されたままの状態で保存されます。

マスキングは常に有効です。管理者は、設定 › プライバシーとデータ の マスクされた番号とファイルの保存 で、その月の件数を確認できます。

Rainbook の AI によるメールの利用

有料プランでは、Rainbook が取り込んだメールを読み、レコードの要約、ヘルスの理由、次のステップ、返信の下書きを作成します。これにより、各ユーザーはすべてのスレッドを読まなくても取引先の経緯を把握できます。Rovo は、レコードを閲覧できるユーザーが質問し、そのユーザーが自分のメールについて同意している場合、または管理者が許可している場合に、これらの要約を利用できます。Claude や ChatGPT などの AI クライアントは近日提供予定で、同じルールに従います。各ユーザーに表示されるのは、Jira でそのユーザーが閲覧を許可されている内容だけです。メールが AI モデルのトレーニングに使われることはありません。詳しくは AI と AI 利用ポリシーをご覧ください。

一時停止、接続解除、アンインストール

接続解除: 管理ページまたは個人設定から、メールボックスや接続全体の接続をいつでも解除できます。Rainbook はアクセストークンを削除し、Google のアクセス権を取り消します。後で再接続しても重複は発生しません。
サブスクリプションが失効すると、取り込みが一時停止し、接続に「一時停止中: 取り込みには有料プランが必要です」と表示されます。接続は 30 日間保持されるため、更新すると停止した時点から取り込みが再開されます。30 日を過ぎるとトークンは削除されます。
Microsoft 365 管理者 が組織全体の同意を終了する場合は、Microsoft Entra の [エンタープライズアプリケーション] から Rainbook Mail Sync も削除します。
取り込んだメールは Jira に残ります。 会話、ミーティング、およびそれらのファイルは Jira 作業項目のため、Rainbook Mail Sync や Rainbook をアンインストールしてもサイトに残ります。アンインストール時に残るものと削除されるものは、管理者ガイドに記載しています。

Mail Sync、サイドバー、その他の取り込み方法

サイドバーと取り込みは併用できますか? はい。併用すると最も効果的です。取り込みは、顧客とのメールを自動で収集します。Gmail や Outlook のサイドバーでは、メールを読みながら取引先を確認でき、記録、作成、下書きができます。取り込み済みのメッセージを記録してもコピーは作成されません。Rainbook は、選択したレコードにスレッドをリンクするだけです。サイドバーをご覧ください。

同じメールが接続済みの複数のメールボックスに届いた場合はどうなりますか? Rainbook は各メッセージを 1 回だけ書き込みます。顧客と 3 人の営業担当者とのスレッドは 1 件の会話になり、どのメールボックスに届いたかにかかわらず、各メッセージは 1 回だけ表示されます。

IT チームがすでにメールボックスを接続しています。自分でも接続する必要がありますか? いいえ。取り込みはメールボックスごとに 1 つの接続で行われ、管理者が接続したメールボックスはすでに取り込み対象です。記録除外リストの管理とサイドバーのペアリングは、引き続き個人設定で行います。

メールボックスを IT と自分の両方が接続しました。重複は発生しますか? いいえ。各メッセージは取り込む前に、Rainbook が書き込み済みのすべてのデータと照合されるため、同じメッセージが 2 回書き込まれることはありません。

Rainbook Beta を使っていました。取り込みはどうなりますか? 公開版のアプリに移行すると、Rainbook は Rainbook Beta が停止した時点から取り込みを引き継ぎ、メッセージの重複は発生しません。Microsoft の管理者の同意と Google の委任はそのまま引き継がれます。自分でメールボックスを接続したユーザーは、再接続 を 1 回クリックします。

Rainbook は Slack、Teams のチャット、通話の録音を取り込みますか? いいえ。Rainbook が取り込むのはメールとカレンダーのミーティングです。これらは、Atlassian が提供する Slack 用および Microsoft Teams 用の Jira アプリや、Zoom と Gong のコネクタで取り込めます。Rainbook の会話とミーティングは、それらと並んで取引先に表示されます。