Mail Sync

Rainbook Mail Sync 会把每封客户邮件和每场会议放到 Jira 中对应的客户和商机上，让整个团队基于同一份对话开展工作。

整个团队都能看到完整的对话

Rainbook Mail Sync 会把团队与客户之间的邮件和会议复制到 Jira 中。每个邮件线程会成为一个 Conversation 工作项，每场客户会议会成为一个 Meeting 工作项，并关联到其所属的客户、联系人和商机。

整个团队都能在客户和商机上看到每封客户邮件和每场会议。接手客户的销售代表可以查看完整历史，负责交付长篇故事的工程师可以看到之前做出的承诺，审查商机的经理无需请别人转发，就能看到最新回复。

可见性跟随记录。对话沿用其所关联记录的可见性。如果商机对 CRM 中所有人可见，其邮件也对 CRM 中所有人可见；如果商机是私有的，其邮件仅对该商机的相关人员可见。
私有线程。在侧边栏中，或使用 Rainbook 中线程上的私有开关，对任意线程选择设为私有，Jira 就只会向您以及其 Private 安全级别允许的人员显示该线程。默认情况下，这些人员是负责人和 rainbook-admins 的成员。线程的负责人，或能打开该线程的 Rainbook 管理员，可以让它重新可见。
一键更改。CRM 中任何能打开线程的人都可以选择谁能看到它（仅自己、商机团队、CRM 中所有人，或所有能看到该客户的人），并可撤消。选择自动可恢复为记录的规则。
尚无客户记录的线程会在收件箱的“未关联的线程”下等待，您可以将其关联到记录或丢弃。请选择创建客户和联系人；如果该域名的客户已存在，请选择在 <客户> 下创建联系人；如果此人是未结线索，请选择打开线索。这些线程通常对 CRM 中所有人可见。在启用了法律套件隔离墙或合规套件的站点上，新线程在关联之前对邮箱所有者保持私有；这类站点上的共享邮箱仍沿用已知客户规则。
两个客户共用的域名。如果新邮件来自多个客户共用的域名，它会在收件箱中等待，由用户选择客户。添加另一个客户已在使用的域名，不会移动已关联的邮件。请在对话上使用更改链接。

在 Jira Free 上，站点上的所有人都能看到每条记录；私有商机和私有线程需要 Jira Standard 或更高版本。

采集的邮件就是普通的 Jira 工作：您可以搜索、链接、基于它生成报表，也可以保留它。Rainbook 以静默方式写入采集的邮件，因此采集不会向任何人发送 Jira 通知。

开始之前

Mail Sync 需要有效的 Rainbook 订阅。

在运行 Rainbook 的站点上，从 Atlassian Marketplace 安装 Rainbook Mail Sync for Jira，然后打开“Jira 设置 › 应用 › Rainbook Mail Sync”，让它显示其连接代码。在 Rainbook 中，打开设置 › 邮件，确认显示的是相同的代码，然后点击连接。如需改用字符串配对，请点击改用配对字符串（在 Mail Sync 页面显示代码之前，此按钮为配对 Mail Sync），然后将该字符串粘贴到 Mail Sync 页面的与 Rainbook 配对下。
邮箱属于使用 Rainbook 的人员。也可以添加共享收件箱，例如 sales@ 或 support@。
在免费层级（1 至 10 位用户站点上的 Standard 版）中，您可以使用 Gmail 和 Outlook 侧边栏；后台采集、摘要和草稿需要付费套餐。1 至 10 位用户的站点使用 Advanced 版时可以进行采集，而且该规模的站点使用 Mail Sync 不收费。
价格和试用信息请参阅定价与许可。

在 IT 部门允许的情况下，Microsoft 365 用户可以自行连接自己的邮箱，也可以由 IT 部门为所有人连接；Google Workspace 采集由 IT 管理员连接；采集功能标记为测试版；个人 Gmail 将在通过 Google 审核后开放，目前可加入候补名单。

连接 Microsoft 365

有两种连接方式，同一站点上可以同时使用。

由 IT 部门为所有人连接（管理员同意）。Microsoft 365 管理员打开 Mail Sync 管理页面，点击连接 Microsoft 365，为整个组织一次性批准 Rainbook Mail Sync。然后选择 Rainbook 应读取的邮箱。其他人不会看到同意界面，也无需使用 PowerShell。Rainbook 只读取您选择的邮箱。

如果您的安全团队希望由 Exchange 本身强制执行这一选择，管理页面提供了可选的高级：同时在 Exchange 中强制执行部分，其中包含具体步骤和检查强制执行按钮。Exchange 应用角色更改最多可能需要 2 小时。

每位销售代表自行连接自己的邮箱。只要您的 Microsoft 365 租户允许用户自行批准应用，任何 CRM 用户都可以打开自己的 Rainbook Mail Sync 个人设置，点击连接 Microsoft 365，并立即开始采集。如果您的租户需要管理员先行批准，页面会说明这一点，并提供复制发给管理员的消息，其中已附上可直接发送的批准链接。

Rainbook 向 Microsoft 申请的是邮件和日历的只读访问权限。它绝不会发送、移动、删除或更改邮箱或日历中的任何内容。

连接 Google Workspace

您的 Google Workspace 管理员可以从两种设置方式中选择一种。两种方式目前均可使用。

全网域授权。管理员从 Mail Sync 管理页面复制 Rainbook 的客户端 ID 和权限范围列表，粘贴到 Google 管理控制台（安全性 › 访问权限和数据控制 › API 控制 › 全网域授权），在 Rainbook 中点击验证，然后选择要采集的邮箱。其他人无需执行任何操作。

受信任的应用。管理员在 Google 管理控制台（API 控制 › 管理第三方应用访问权限）中将 Rainbook 标记为受信任的应用。然后，每个人在自己的 Rainbook Mail Sync 个人设置中点击连接 Gmail，并批准对自己邮箱的访问。管理页面会显示哪些人已连接。

Rainbook 向 Google 申请的是 Gmail 和 Google 日历的只读访问权限，绝不会发送、移动、删除您的邮件或为其添加标签。

个人 Gmail 与候补名单

个人 Gmail 账户，以及管理员尚未设置委派或信任的 Google Workspace 域，要等 Google 完成对 Rainbook Gmail 访问权限的审核后才会开放。在此之前，请在 Rainbook 的 Mail Sync 个人设置中点击 加入候补名单。开放后，候补名单中的用户会在 Rainbook 中收到通知，并看到已填好其邮箱地址的 连接 Gmail 按钮。您可以随时退出候补名单。

在此期间，所有人都可以使用 Gmail 侧边栏：请参阅侧边栏。

选择邮箱和历史记录

管理员可以从您的 CRM 用户或 Google Workspace 目录中选择邮箱，也可以输入共享收件箱的地址。每个站点最多可采集 2,000 个邮箱。

添加邮箱后，Rainbook 会先导入近期的历史邮件：默认为最近 90 天，也可以选择 7、30、180 或 365 天。历史邮件只包含与已知客户往来的邮件；您的团队与新联系对象发起的邮件线程，从发起时开始采集。最新的邮件最先导入，管理页面会显示每个邮箱的进度。之后，Rainbook 每隔几分钟检查一次每个邮箱，新的客户邮件到达后不久就会显示在记录中。

如果您从旧 CRM 导入了邮件历史记录，Rainbook 会从导入结束的位置继续，把新回复添加到已导入的邮件线程中，而不会创建副本。请参阅导入。

Rainbook 采集哪些内容

您的团队发起或参与的对话。 当团队成员与公司外部人员发起邮件线程或回复对方时，Rainbook 会采集该线程，即使对方尚未录入 Rainbook。“团队成员写过邮件”指该成员自己的已发送副本；把邮件转发到自己的个人邮箱不算在内。团队成员回复时，此前 30 天内最多 6 封较早的邮件会一并采集。在 Microsoft 365 中，这些较早的邮件来自收件箱、已发送邮件和存档。全新的外发邮件没有较早的邮件。来自新联系对象、团队中无人回复的来信不会被采集，除非管理员开启 采集所有外部邮件。与新联系对象的邮件线程会在“未关联线程”中等待处理。您可以选择 创建客户和联系人；如果该域名对应的客户已存在，可选择 在 <客户> 下创建联系人；如果对方是未关闭的线索，可选择 打开线索。您从工作邮箱发送的私人邮件也会以同样方式被采集；可以用“永不记录”列表或 Rainbook/Don't log 标签（见下文）将其排除。
与已知客户往来的每封邮件。 如果邮件中有公司外部人员，且此人是 Rainbook 中的联系人或未关闭的线索，或其发件域名属于您的某个客户的网站域名，该邮件就会被采集。未关闭的线索只按其邮箱地址匹配，从不按公司域名匹配。Rainbook 最多匹配 50,000 条未关闭的线索，从最新的开始；设置 › 邮件 会显示有多少条较早的线索未被匹配。该邮件线程会被采集，并提供 打开线索。团队的回复会与线程的其余部分一起被采集。
每个邮件线程一个对话。 同一线程中被采集的邮件都归入同一个对话，即使该线程进入了多位销售代表的邮箱，或同时涉及 Gmail 和 Outlook。
所有发件人的文件。 客户和团队发送的附件，例如提案、报价单和合同，都会附加到对话中。Rainbook 会跳过邮件签名徽标、小型内嵌图片、线程中已有文件的副本以及程序文件（例如 .exe 或 .msi）。如果您只需要客户的文件，管理员可以选择 跳过团队发送的文件。
内嵌图片。 粘贴在邮件中的图表和截图会被采集，并显示在原位置。
会议。 与已知客户或未关闭线索相关的日历活动会成为会议工作项，包含时间、加入链接、地点和议程；活动改期或取消时，会议也会随之更新。团队组织、有外部来宾参加的会议也会被采集，即使来宾尚未录入 Rainbook：包括邮箱所有者组织的会议，以及同事组织且邮箱所有者已接受或暂定接受的会议。外部人员发来的邀请如果没有任何已知参与方，不会仅因邮箱所有者接受而被采集。出现在多个日历中的同一会议只算一个会议。最多 150 位参会者的会议会被采集；151 位及以上参会者的会议和您已拒绝的活动会被跳过。您在日历中标记为私有的活动会成为只有您和 Jira 允许的人员才能打开的会议：默认是负责人和 rainbook-admins 的成员。在 Jira Free 上以及对于共享邮箱，私有活动不会被采集。
所有外部邮件（由管理员决定）。 管理员可以开启 采集所有外部邮件，以同时采集来自尚未录入 Rainbook 的人员、且团队中无人回复的邮件，例如新买家的首次咨询。此选项默认关闭。这些邮件线程会在“未关联线程”中等待处理，同样可以选择创建记录或打开现有线索。

默认采集不超过 10 MB 的文件。管理员可以将上限设为 1 MB 到 25 MB 之间的任意值（Jira Free 上最高 10 MB）。超出上限的文件会以“open in mailbox”的形式列在邮件中。采集的文件会占用您 Jira 站点的存储空间；在 Jira Free 上，管理页面会显示您已使用 2 GB 中的多少。

外部收件人超过 100 位的邮件会被跳过，除非线程中有已知参与方（联系人、客户的域名或未关闭的线索），或该线程已在跟踪中。外部收件人正好 100 位时在限制范围内。带有邮件列表标头的邮件仍会被视为群发邮件，除非发件人与某个联系人或未关闭的线索完全匹配。仅限内部的邮件，以及垃圾邮件、已删除邮件或草稿中的任何邮件都不会被自动采集。要将内部邮件线程（例如同事转发给您的客户升级问题）添加到记录中，请在 Gmail 或 Outlook 侧边栏中选择该客户记录，然后选择记录。

Rainbook 不采集的内容

您可以从三个层面决定哪些内容不采集：

您自己的永不记录列表。 在 Rainbook Mail Sync 个人设置中添加邮箱地址或整个域名，例如您的会计师或私人联系人。与他们往来的邮件永远不会被采集。
团队的屏蔽列表。 管理员在 Rainbook 的 设置 › 邮件 中维护全站点的 已屏蔽地址 和 永不采集的域名。
单封邮件或单个邮件线程。 在 Gmail 中为邮件添加标签 Rainbook/Don't log，或在 Outlook 中将其归类为 Rainbook: Don't log，该邮件就不会被采集。在侧边栏中，停止记录此线程 会停止从您的邮箱采集该线程；设为私有 会将已采集的线程限定为仅您本人和其私有级别允许的人员可见，默认是负责人和 rainbook-admins 的成员。

如果有人丢弃了一个未关联线程，其发件人会被加入屏蔽列表，这样此人之后发来的邮件也不会被采集。

在向 Jira 写入任何内容之前，Rainbook 会替换每封已采集邮件、已记录邮件和每场会议的主题和正文中的支付卡号和美国社会安全号码。卡号会替换为“[card ending 4242 removed]”，社会安全号码会替换为“[SSN removed]”。邮件中的其他内容完全保留原样，仅仅看起来像卡号的订单号不会被改动。附件按发送时的原样存储。

脱敏始终开启。管理员可以在 设置 › 隐私和数据 的 已脱敏号码和文件存储 下查看当月的脱敏数量。

Rainbook 的 AI 如何使用您的邮件

在付费版中，Rainbook 会读取已采集的邮件，为记录撰写摘要、健康度原因、后续步骤和回复草稿，让每个人无需逐一阅读邮件线程就能了解客户的来龙去脉。当能够查看该记录的人提问，并且本人已就自己的邮件表示同意，或管理员已允许时，Rovo 可以使用这些摘要；Claude 或 ChatGPT 等 AI 客户端即将推出，并将遵循同样的规则。每个人看到的内容与 Jira 允许其查看的内容完全一致。您的邮件绝不会用于训练 AI 模型。详细了解 AI 以及 AI 使用政策。

暂停、断开连接和卸载

您可以随时在管理页面或个人设置中 断开连接 某个邮箱或整个连接。Rainbook 会删除访问令牌并撤消 Google 访问权限。之后重新连接不会产生重复内容。
如果订阅过期，采集会暂停，连接会显示“已暂停：采集需要付费版”。连接会保留 30 天，因此续订后采集会从停止的位置继续。30 天后，令牌会被删除。
Microsoft 365 管理员 如果要终止整个组织范围的同意授权，还需在 Microsoft Entra 的“企业应用程序”中移除 Rainbook Mail Sync。
已采集的邮件会保留在 Jira 中。 对话、会议及其文件都是 Jira 工作项，因此即使您卸载 Rainbook Mail Sync 或 Rainbook，它们仍会保留在您的站点上。管理员指南列出了卸载时会保留和会移除的内容。

Mail Sync、侧边栏和其他采集方式

侧边栏和采集可以同时使用吗？ 可以，而且两者配合使用效果最好。采集会自动导入客户邮件。在 Gmail 或 Outlook 中阅读邮件时，侧边栏会显示对应的客户，您还可以在侧边栏中记录、创建和起草邮件。记录一封已被采集导入的邮件不会产生副本：Rainbook 只会将该邮件串关联到您选择的记录。请参阅侧边栏。

如果同一封邮件到达了多个已连接的邮箱，会怎样？ Rainbook 对每封邮件只写入一次。客户与您的三位销售代表之间的邮件串是一条对话，无论邮件到达了哪些邮箱，每封邮件都只出现一次。

IT 团队已经连接了我的邮箱。我还需要自己连接吗？ 不需要。每个邮箱通过一个连接进行采集，管理员已连接的邮箱已经在采集中。您仍然可以在个人设置中维护永不记录列表并配对侧边栏。

我的邮箱既被 IT 连接过，我自己也连接过。会出现重复内容吗？ 不会。每封邮件在采集前都会与 Rainbook 已写入的所有内容进行比对，因此同一封邮件绝不会被写入两次。

我们之前使用的是 Rainbook Beta。采集会怎样？ 迁移到已上架的应用后，Rainbook 会从 Rainbook Beta 停止的位置继续采集，不会产生重复邮件。Microsoft 管理员同意授权和 Google 委派会沿用；自行连接邮箱的人员需要点击一次 重新连接。

Rainbook 会采集 Slack、Teams 聊天或通话录音吗？ 不会。Rainbook 采集邮件和日历会议。这些内容可以通过 Atlassian 官方的 Slack 版和 Microsoft Teams 版 Jira 应用以及 Zoom 和 Gong 连接器导入。Rainbook 的对话和会议会与它们一起显示在客户记录中。