Mail Sync

Rainbook Mail Sync asocia cada correo y cada reunión con clientes a la cuenta y la oportunidad correctas en Jira, para que todo tu equipo trabaje sobre la misma conversación.

Todo tu equipo ve la conversación completa

Rainbook Mail Sync copia en Jira los correos y las reuniones de tu equipo con clientes. Cada hilo de correo se convierte en una actividad de conversación (Conversation) y cada reunión con un cliente, en una actividad de reunión (Meeting). Ambas quedan vinculadas a la cuenta, los contactos y la oportunidad a los que pertenecen.

Todo tu equipo ve cada correo y cada reunión con el cliente en la cuenta y en la oportunidad. Un comercial que asume una cuenta lee todo el historial, un ingeniero del epic de entrega ve lo que se prometió y un responsable que revisa una oportunidad ve la última respuesta sin tener que pedir que se la reenvíen.

Sigue al registro. Una conversación adopta la visibilidad de los registros a los que está vinculada. El correo de una oportunidad que todo el mundo en el CRM puede ver es visible para todo el CRM; el correo de una oportunidad privada solo lo ven las personas de esa oportunidad.
Hilos privados. Elige Hacer privado en cualquier hilo, desde el panel lateral o con el interruptor Privado del hilo en Rainbook, y Jira solo te lo mostrará a ti y a las personas que permita su nivel de seguridad Private. De forma predeterminada, son el propietario y los miembros de rainbook-admins. El propietario del hilo, o un administrador de Rainbook que pueda abrirlo, puede volver a hacerlo visible.
Cámbialo con un clic. Cualquier persona del CRM que pueda abrir un hilo puede elegir quién lo ve (solo yo, el equipo de la oportunidad, todo el CRM o todos los que pueden ver la cuenta), con opción de Deshacer. Automático vuelve a aplicar la regla del registro.
Los hilos que aún no tienen un registro de cliente esperan en la bandeja de entrada, en Hilos sin vincular, donde puedes vincularlos a un registro o descartarlos. Elige Crear cuenta y contacto, Crear contacto en <Cuenta> cuando ya existe la cuenta del dominio, o Abrir candidato cuando la persona es un candidato abierto. Normalmente son visibles para todo el CRM. En los sitios con barreras del paquete Legal o con el paquete Regulado, los hilos nuevos siguen siendo privados para el propietario del buzón hasta que se vinculan; allí, los buzones compartidos mantienen la regla de cliente conocido.
Un dominio compartido por dos cuentas. El correo nuevo de un dominio que usa más de una cuenta espera en la bandeja de entrada para que alguien elija la cuenta. Añadir un dominio que ya usa otra cuenta no mueve el correo que ya está vinculado. Usa Cambiar vínculo en la conversación.

En Jira Free, todo el mundo en el sitio ve todos los registros; las oportunidades privadas y los hilos privados requieren Jira Standard o superior.

El correo capturado es trabajo normal de Jira: puedes buscarlo, vincularlo, crear informes sobre él y conservarlo. Rainbook escribe el correo capturado de forma silenciosa, así que la captura no envía ninguna notificación de Jira a nadie.

Antes de empezar

Mail Sync requiere una suscripción activa a Rainbook.

Instala Rainbook Mail Sync for Jira desde Atlassian Marketplace en el sitio donde se ejecuta Rainbook y, después, abre Configuración de Jira › Aplicaciones › Rainbook Mail Sync para que muestre su código de conexión. En Rainbook, abre Configuración › Correo, comprueba que muestra el mismo código y pulsa Conectar. Para vincularlo con una cadena, pulsa Usar una cadena de vinculación (Vincular Mail Sync hasta que la página de Mail Sync muestre un código) y pega la cadena en Vincular con Rainbook, en la página de Mail Sync.
Los buzones pertenecen a personas que usan Rainbook. También puedes añadir buzones compartidos, como sales@ o support@.
En el nivel gratuito (Standard en sitios de 1 a 10 usuarios) tienes los paneles laterales de Gmail y Outlook; la captura en segundo plano, los resúmenes y los borradores requieren un plan de pago. Un sitio de 1 a 10 usuarios con Advanced captura correo, y Mail Sync no cuesta nada en un sitio de ese tamaño.
Los precios y las pruebas están en Precios y licencias.

Los usuarios de Microsoft 365 conectan su propio buzón siempre que su departamento de TI lo permita, o TI conecta a todo el mundo; la captura de Google Workspace la conecta el administrador de TI; la captura está marcada como beta; Gmail personal se abrirá tras la revisión de Google, con lista de espera.

Conectar Microsoft 365

Tienes dos formas de conectarte y puedes usar ambas en un mismo sitio.

TI conecta a todo el mundo (consentimiento del administrador). Un administrador de Microsoft 365 abre la página de administración de Mail Sync, hace clic en Conectar Microsoft 365 y aprueba Rainbook Mail Sync una sola vez para toda la organización. Después, elige los buzones que debe leer Rainbook. Nadie más ve una pantalla de consentimiento y no hace falta PowerShell. Rainbook solo lee los buzones que elijas.

Si tu equipo de seguridad quiere que sea el propio Exchange el que haga cumplir esa elección, la página de administración tiene una sección opcional, Avanzado: aplicar también en Exchange, con los pasos exactos y un botón Comprobar cumplimiento. Exchange puede tardar hasta 2 horas en aplicar los cambios de rol.

Cada comercial conecta su propio buzón. Si tu inquilino de Microsoft 365 permite que las personas aprueben aplicaciones por sí mismas, cualquier usuario del CRM puede abrir su configuración personal de Rainbook Mail Sync, hacer clic en Conectar Microsoft 365 y empezar a capturar al momento. Si tu inquilino necesita que un administrador lo apruebe primero, la página te lo indica y te ofrece Copiar un mensaje para tu administrador, con el enlace de aprobación listo para enviar.

Rainbook solicita a Microsoft acceso de solo lectura al correo y los calendarios. Nunca envía, mueve, elimina ni cambia nada en un buzón o un calendario.

Conectar Google Workspace

El administrador de Google Workspace elige una de dos configuraciones. Ambas funcionan ya.

Delegación de todo el dominio. El administrador copia el ID de cliente y la lista de permisos de Rainbook desde la página de administración de Mail Sync en la Consola de administración de Google (Seguridad › Acceso y control de datos › Controles de API › Delegación de todo el dominio), hace clic en Verificar en Rainbook y elige los buzones que se van a capturar. Los usuarios no tienen que hacer nada.

Aplicación de confianza. El administrador marca Rainbook como aplicación de confianza en la Consola de administración de Google (Controles de API › Gestionar el acceso de aplicaciones de terceros). Después, cada persona hace clic en Conectar Gmail en su configuración personal de Rainbook Mail Sync y aprueba el acceso a su propio buzón. La página de administración muestra quién se ha conectado.

Rainbook solicita a Google acceso de solo lectura a Gmail y Calendar, y nunca envía, mueve, etiqueta ni elimina tu correo.

Gmail personal y la lista de espera

Las cuentas personales de Gmail, y los dominios de Google Workspace cuyo administrador aún no ha configurado la delegación o la confianza, estarán disponibles cuando Google termine de revisar el acceso de Rainbook a Gmail. Hasta entonces, haz clic en Unirse a la lista de espera en tu configuración personal de Mail Sync en Rainbook. Cuando esté disponible, las personas de la lista de espera recibirán un aviso en Rainbook y un botón Conectar Gmail con su dirección ya rellenada. Puedes salir de la lista de espera en cualquier momento.

Mientras tanto, el panel lateral de Gmail funciona para todos: consulta Paneles laterales.

Elegir buzones e historial

Los administradores eligen los buzones entre los usuarios del CRM o del directorio de Google Workspace, o escribiendo la dirección de una bandeja de entrada compartida. Un sitio puede capturar hasta 2000 buzones.

Cuando añades un buzón, Rainbook trae primero el historial reciente: los últimos 90 días de forma predeterminada, o 7, 30, 180 o 365 días si lo prefieres. Este historial solo incluye correo con clientes conocidos; los hilos que tu equipo inicie con alguien nuevo se capturan a partir de ese momento. El correo más reciente llega primero y la página de administración muestra el progreso de cada buzón. Después, Rainbook comprueba cada buzón cada pocos minutos, y el correo nuevo de clientes aparece en el registro poco después de llegar.

Si has importado el historial de correo de tu CRM anterior, Rainbook continúa donde terminó la importación y añade las nuevas respuestas a los hilos importados en lugar de crear copias. Consulta Importar.

Qué captura Rainbook

Conversaciones que tu equipo inicia o en las que participa. Cuando alguien de tu equipo inicia un hilo con una persona de fuera de tu empresa, o le responde, Rainbook captura el hilo, aunque esa persona aún no esté en Rainbook. “Alguien del equipo escribió” se refiere a su propia copia enviada; reenviar correo a tu dirección personal no cuenta. Cuando alguien del equipo responde, se incluyen hasta 6 mensajes anteriores de los 30 días previos. En Microsoft 365, esos mensajes anteriores proceden de Bandeja de entrada, Elementos enviados y Archivo. Un correo saliente totalmente nuevo no tiene mensajes anteriores. Un correo entrante de alguien nuevo que nadie del equipo responde no se captura, salvo que un administrador active Capturar todo el correo externo. Un hilo con alguien nuevo queda a la espera en Hilos sin vincular. Elige Crear cuenta y contacto, Crear contacto en <Cuenta> cuando ya exista la cuenta del dominio, o Abrir candidato cuando la persona sea un candidato abierto. El correo personal que envías desde tu buzón de trabajo se captura de la misma forma; exclúyelo con tu lista de exclusión o con la etiqueta Rainbook/Don't log (más abajo).
Todos los correos con un cliente conocido. Un mensaje se captura cuando incluye a alguien de fuera de tu empresa y esa persona es un contacto o un candidato abierto en Rainbook, o escribe desde el dominio web de una de tus cuentas. Los candidatos abiertos solo coinciden por su correo electrónico, nunca por el dominio de la empresa. Rainbook busca coincidencias con hasta 50.000 candidatos abiertos, empezando por los más recientes; Configuración › Correo muestra cuántos candidatos más antiguos quedan sin comparar. El hilo se captura y ofrece Abrir candidato. Las respuestas de tu equipo se capturan junto con el resto del hilo.
Una conversación por hilo. Los mensajes capturados de un hilo se reúnen en una sola conversación, aunque el hilo llegue a los buzones de varios comerciales o pase entre Gmail y Outlook.
Archivos de todos los remitentes. Los archivos adjuntos de clientes y de tu equipo, como propuestas, presupuestos y contratos, se adjuntan a la conversación. Rainbook omite los logotipos de las firmas de correo, las imágenes insertadas pequeñas, los duplicados de un archivo que ya está en el hilo y los archivos ejecutables (por ejemplo, .exe o .msi). Un administrador puede elegir Omitir archivos enviados por tu equipo si prefieres capturar solo los archivos de clientes.
Imágenes insertadas. Los gráficos y capturas de pantalla pegados en un correo se capturan y se muestran en su sitio.
Reuniones. Los eventos de calendario con un cliente conocido o un candidato abierto se convierten en actividades de reunión con la hora, el enlace para unirse, la ubicación y el orden del día, y se mantienen actualizados cuando el evento se mueve o se cancela. También se capturan las reuniones organizadas por el equipo con invitados externos, aunque estos aún no estén en Rainbook: reuniones que organizó el propietario del buzón, o que organizó un compañero y el propietario aceptó o aceptó provisionalmente. Una invitación de alguien externo sin ninguna parte conocida no se captura solo porque el propietario la aceptara. Una reunión que aparece en varios calendarios es una sola reunión. Se capturan reuniones de hasta 150 asistentes; las de 151 asistentes o más y los eventos que rechazaste se omiten. Un evento que marcaste como privado en tu calendario se convierte en una reunión que solo pueden abrir tú y las personas que Jira permita: de forma predeterminada, el propietario y los miembros de rainbook-admins. En Jira Free y en los buzones compartidos, los eventos privados no se capturan.
Todo el correo externo, si un administrador lo quiere. Un administrador puede activar Capturar todo el correo externo para capturar también el correo de personas que aún no están en Rainbook y a las que nadie de tu equipo ha respondido, como una primera consulta de un nuevo comprador. Está desactivado de forma predeterminada. Esos hilos quedan a la espera en Hilos sin vincular, con las mismas opciones para crear registros o abrir un candidato existente.

De forma predeterminada se capturan archivos de hasta 10 MB. Un administrador puede fijar el límite entre 1 MB y 25 MB (hasta 10 MB en Jira Free). Un archivo más grande aparece en el mensaje con “abrir en el buzón”. Los archivos capturados cuentan para el almacenamiento de tu sitio de Jira, y en Jira Free la página de administración muestra cuánto has usado de tus 2 GB.

El correo con más de 100 destinatarios externos se omite, salvo que en el hilo haya una parte conocida (un contacto, el dominio de una cuenta o un candidato abierto) o que ya se esté siguiendo el hilo. Un correo con exactamente 100 destinatarios externos está dentro del límite. Los encabezados de listas de correo siguen marcando el correo como masivo, salvo que el remitente sea exactamente un contacto o un candidato abierto. El correo solo interno y todo lo que esté en Spam, Correo no deseado, Papelera o Borradores no se captura automáticamente. Para añadir un hilo interno a un registro, como una escalación de un cliente que te reenvió un compañero, elige el registro del cliente en el panel lateral de Gmail o de Outlook y, después, elige Registrar.

Qué deja fuera Rainbook

Tú decides qué se queda fuera, en tres niveles:

Tu propia lista de exclusión. Añade direcciones o dominios completos en tu configuración personal de Rainbook Mail Sync, como tu asesor fiscal o un contacto personal. El correo con ellos nunca se captura.
La lista de bloqueo de tu equipo. Los administradores mantienen para todo el sitio las Direcciones bloqueadas y los Dominios que nunca se capturan en Rainbook, en Configuración › Correo.
Un mensaje o hilo concreto. Aplica la etiqueta Rainbook/Don't log a un mensaje en Gmail, o asígnale la categoría Rainbook: Don't log en Outlook, y nunca se capturará. En el panel lateral, Dejar de registrar este hilo detiene la captura de ese hilo desde tu buzón, y Hacer privado limita un hilo capturado a ti y a las personas que permite su nivel Private: de forma predeterminada, el propietario y los miembros de rainbook-admins.

Cuando alguien descarta un hilo sin vincular, su remitente se añade a la lista de bloqueo para que el siguiente correo de esa persona también quede fuera.

Antes de escribir nada en Jira, Rainbook sustituye los números de tarjetas de pago y los números de la Seguridad Social de EE. UU. en el asunto y el texto de cada correo capturado, correo registrado y reunión. Un número de tarjeta se convierte en “[card ending 4242 removed]” y un número de la Seguridad Social, en “[SSN removed]”. El resto del mensaje se conserva tal cual, y los números de pedido que solo se parecen a números de tarjeta no se modifican. Los archivos adjuntos se guardan tal como se enviaron.

El enmascaramiento está siempre activado. Los administradores pueden ver el recuento del mes en Configuración › Privacidad y datos, en Números enmascarados y almacenamiento de archivos.

Cómo usa la IA de Rainbook tu correo

En los planes de pago, Rainbook lee el correo capturado para escribir el resumen del registro, los motivos de salud, los siguientes pasos y los borradores de respuesta, de modo que cada persona conozca la historia de la cuenta sin leer todos los hilos. Rovo puede usar esos resúmenes cuando lo pide alguien que puede ver el registro y que ha dado su consentimiento para su propio correo, o cuando un administrador lo ha permitido; los clientes de IA como Claude o ChatGPT llegarán próximamente y seguirán la misma regla. Cada persona ve exactamente lo que Jira le permite ver. Tu correo nunca se usa para entrenar modelos de IA. Más información sobre la IA y en la Política de uso de IA.

Pausar, desconectar y desinstalar

Desconecta un buzón o una conexión completa en cualquier momento desde la página de administración o tu configuración personal. Rainbook elimina los tokens de acceso y revoca el acceso de Google. Si vuelves a conectar más adelante, no se crean duplicados.
Si una suscripción caduca, la captura se pone en pausa y la conexión muestra “En pausa: la captura necesita un plan de pago”. Las conexiones se conservan durante 30 días, así que la captura continúa donde se detuvo cuando renuevas. Pasados 30 días, los tokens se eliminan.
Los administradores de Microsoft 365 que quieran retirar el consentimiento para toda la organización también deben quitar Rainbook Mail Sync de Aplicaciones empresariales en Microsoft Entra.
El correo capturado se queda en Jira. Las conversaciones, las reuniones y sus archivos son actividades de Jira, así que permanecen en tu sitio aunque desinstales Rainbook Mail Sync o Rainbook. La Guía para administradores indica qué conservas y qué se elimina al desinstalar.

Mail Sync, los paneles laterales y otras vías de captura

¿Puedo usar los paneles laterales y la captura a la vez? Sí, y funcionan mejor juntos. La captura incorpora el correo de los clientes por sí sola; el panel lateral de Gmail u Outlook te muestra la cuenta mientras lees y te permite registrar, crear y redactar. Registrar un mensaje que la captura ya ha incorporado no crea una copia: Rainbook simplemente vincula el hilo al registro que has elegido. Consulta Paneles laterales.

¿Qué pasa si el mismo correo llega a varios buzones conectados? Rainbook escribe cada mensaje una sola vez. Un hilo entre un cliente y tres de tus comerciales es una sola conversación, y cada mensaje aparece una vez, sea cual sea el buzón al que haya llegado.

Mi equipo de TI ya ha conectado mi buzón. ¿Tengo que conectarlo yo? No. La captura funciona con una conexión por buzón, y un buzón conectado por un administrador ya se está capturando. Tu configuración personal sigue siendo el lugar donde mantienes tu lista de exclusión y vinculas tus paneles laterales.

Mi buzón lo conectó TI y también lo conecté yo. ¿Tendré duplicados? No. Cada mensaje se compara con todo lo que Rainbook ya ha escrito antes de capturarlo, así que ningún mensaje se escribe dos veces.

Usábamos Rainbook Beta. ¿Qué pasa con nuestra captura? Cuando pasas a las aplicaciones publicadas, Rainbook continúa donde se detuvo Rainbook Beta, sin mensajes duplicados. El consentimiento de administrador de Microsoft y la delegación de Google se mantienen; las personas que conectaron su propio buzón tienen que hacer clic en Volver a conectar una vez.

¿Rainbook captura Slack, chats de Teams o grabaciones de llamadas? No. Rainbook captura correo electrónico y reuniones del calendario. Las propias aplicaciones de Jira de Atlassian para Slack y Microsoft Teams, y sus conectores de Zoom y Gong, se encargan de incorporar ese contenido, y las conversaciones y reuniones de Rainbook aparecen junto a él en la cuenta.