Mail Sync

Rainbook Mail Sync legt jede Kunden-E-Mail und jedes Kunden-Meeting beim richtigen Account und Deal in Jira ab. So arbeitet Ihr ganzes Team mit derselben Konversation.

Ihr ganzes Team sieht die ganze Konversation

Rainbook Mail Sync kopiert die E-Mails und Meetings Ihres Teams mit Kunden nach Jira. Jeder E-Mail-Thread wird zu einem Vorgang vom Typ Konversation, jedes Kunden-Meeting zu einem Vorgang vom Typ Meeting. Beide werden mit dem Account, den Kontakten und dem Deal verknüpft, zu denen sie gehören.

Ihr ganzes Team sieht jede Kunden-E-Mail und jedes Meeting beim Account und beim Deal. Wer im Vertrieb einen Account übernimmt, liest den gesamten Verlauf. Wer als Entwickler am Umsetzungs-Epic arbeitet, sieht, was zugesagt wurde. Und wer als Manager einen Deal prüft, sieht die neueste Antwort, ohne um eine Weiterleitung bitten zu müssen.

Sichtbarkeit folgt dem Datensatz. Eine Konversation übernimmt die Sichtbarkeit der Datensätze, mit denen sie verknüpft ist. E-Mails zu einem Deal, den alle im CRM sehen können, sind für alle im CRM sichtbar. E-Mails zu einem privaten Deal sehen nur die Personen dieses Deals.
Private Threads. Wählen Sie bei einem Thread Privat machen, in der Seitenleiste oder mit dem Schalter Privat am Thread in Rainbook. Dann zeigt Jira ihn nur Ihnen und den Personen, die die Sicherheitsstufe Private zulässt. Standardmäßig sind das der Inhaber und die Mitglieder von rainbook-admins. Der Inhaber des Threads oder ein Rainbook-Administrator, der ihn öffnen kann, kann ihn wieder sichtbar machen.
Mit einem Klick ändern. Alle im CRM, die einen Thread öffnen können, können festlegen, wer ihn sieht: nur ich, das Deal-Team, alle im CRM oder alle, die den Account sehen können. Die Änderung lässt sich rückgängig machen. Automatisch stellt wieder die Regel des Datensatzes her.
Threads ohne Kundendatensatz warten im Posteingang unter „Nicht verknüpfte Threads“. Dort können Sie sie mit einem Datensatz verknüpfen oder verwerfen. Wählen Sie Account und Kontakt erstellen, Kontakt bei <Account> erstellen, wenn der Account der Domain bereits existiert, oder Lead öffnen, wenn die Person ein offener Lead ist. Diese Threads sind normalerweise für alle im CRM sichtbar. Auf Sites mit Informationsbarrieren aus dem Legal-Paket oder mit dem Compliance-Paket bleiben neue Threads bis zur Verknüpfung privat für den Inhaber des Postfachs. Für gemeinsame Postfächer gilt dort weiter die Regel für bekannte Kunden.
Eine Domain, die zwei Accounts nutzen. Neue E-Mails von einer Domain, die mehr als ein Account nutzt, warten im Posteingang, bis jemand den Account auswählt. Wenn Sie eine Domain hinzufügen, die bereits ein anderer Account nutzt, werden bereits verknüpfte E-Mails nicht verschoben. Verwenden Sie dafür Verknüpfung ändern an der Konversation.

In Jira Free sehen alle auf der Site jeden Datensatz. Private Deals und private Threads erfordern Jira Standard oder höher.

Erfasste E-Mails sind normale Jira-Vorgänge: Sie können sie durchsuchen, verknüpfen, in Berichten auswerten und aufbewahren. Rainbook schreibt erfasste E-Mails ohne Benachrichtigung, die Erfassung löst also keine Jira-Benachrichtigungen aus.

Bevor Sie beginnen

Mail Sync erfordert ein aktives Rainbook-Abonnement.

Installieren Sie Rainbook Mail Sync for Jira aus dem Atlassian Marketplace auf der Site, auf der Rainbook läuft. Öffnen Sie dann Jira-Einstellungen › Apps › Rainbook Mail Sync, damit die App ihren Verbindungscode anzeigt. Öffnen Sie in Rainbook Einstellungen › E-Mail, prüfen Sie, ob dort derselbe Code steht, und klicken Sie auf Verbinden. Um stattdessen mit einer Kopplungszeichenfolge zu koppeln, klicken Sie auf Stattdessen Kopplungszeichenfolge verwenden (Mail Sync koppeln, solange die Mail Sync-Seite keinen Code anzeigt) und fügen Sie die Zeichenfolge auf der Mail Sync-Seite unter Mit Rainbook koppeln ein.
Postfächer gehören Personen, die Rainbook nutzen. Gemeinsame Postfächer wie sales@ oder support@ können ebenfalls hinzugefügt werden.
In der kostenlosen Stufe (Standard auf Sites mit 1 bis 10 Benutzern) erhalten Sie die Seitenleisten für Gmail und Outlook. Erfassung im Hintergrund, Zusammenfassungen und Entwürfe erfordern einen kostenpflichtigen Tarif. Eine Site mit 1 bis 10 Benutzern in Advanced erfasst E-Mails, und Mail Sync ist auf einer Site dieser Größe kostenlos.
Preise und Testversionen finden Sie unter Preise und Lizenzierung.

Microsoft 365-Benutzer verbinden ihr eigenes Postfach, wo ihre IT es erlaubt, oder die IT verbindet alle. Die Erfassung für Google Workspace verbindet der IT-Administrator. Die Erfassung ist als Beta gekennzeichnet. Private Gmail-Konten werden nach der Prüfung durch Google freigeschaltet; dafür gibt es eine Warteliste.

Microsoft 365 verbinden

Es gibt zwei Wege der Verbindung, und Sie können beide auf einer Site nutzen.

Die IT verbindet alle (Administratorzustimmung). Ein Microsoft 365-Administrator öffnet die Mail Sync-Administrationsseite, klickt auf Microsoft 365 verbinden und genehmigt Rainbook Mail Sync einmalig für die Organisation. Danach wählt er die Postfächer aus, die Rainbook lesen soll. Niemand sonst sieht einen Zustimmungsdialog, und PowerShell ist nicht nötig. Rainbook liest nur die Postfächer, die Sie auswählen.

Wenn Ihr Sicherheitsteam diese Auswahl direkt in Exchange durchsetzen möchte, bietet die Administrationsseite den optionalen Abschnitt Erweitert: Auch in Exchange durchsetzen mit den genauen Schritten und der Schaltfläche Durchsetzung prüfen. Exchange kann bis zu 2 Stunden brauchen, um Rollenänderungen anzuwenden.

Jeder Vertriebsmitarbeiter verbindet sein eigenes Postfach. Wenn Ihr Microsoft 365-Mandant Benutzern erlaubt, Apps selbst zu genehmigen, kann jeder CRM-Benutzer seine persönlichen Einstellungen in Rainbook Mail Sync öffnen, auf Microsoft 365 verbinden klicken und sofort mit der Erfassung beginnen. Wenn in Ihrem Mandanten zuerst ein Administrator zustimmen muss, weist die Seite darauf hin und bietet Nachricht für Ihren Administrator kopieren mit dem fertigen Genehmigungslink zum Versenden.

Rainbook fordert bei Microsoft nur Lesezugriff auf E-Mails und Kalender an. Rainbook sendet, verschiebt, löscht oder ändert nie etwas in einem Postfach oder Kalender.

Google Workspace verbinden

Ihr Google Workspace-Administrator wählt eine von zwei Einrichtungen. Beide funktionieren bereits.

Domainweite Delegierung. Der Administrator kopiert die Client-ID und die Liste der Bereiche (Scopes) von Rainbook aus der Mail Sync-Administrationsseite in die Google Admin-Konsole (Sicherheit › Zugriffs- und Datenkontrolle › API-Steuerung › Domainweite Delegierung), klickt in Rainbook auf Überprüfen und wählt die Postfächer aus, die erfasst werden sollen. Die einzelnen Personen müssen nichts tun.

Vertrauenswürdige App. Der Administrator markiert Rainbook in der Google Admin-Konsole als vertrauenswürdige App (API-Steuerung › Zugriff von Drittanbieter-Apps verwalten). Danach klickt jede Person in ihren persönlichen Einstellungen in Rainbook Mail Sync auf Gmail verbinden und genehmigt den Zugriff auf ihr eigenes Postfach. Die Administrationsseite zeigt, wer sich bereits verbunden hat.

Rainbook fordert bei Google nur Lesezugriff auf Gmail und Kalender an und sendet, verschiebt, kennzeichnet oder löscht Ihre E-Mails nie.

Privates Gmail und die Warteliste

Private Gmail-Konten und Workspace-Domains, deren Administrator noch keine Delegierung oder Vertrauensstellung eingerichtet hat, werden freigeschaltet, sobald Google die Prüfung von Rainbooks Gmail-Zugriff abgeschlossen hat. Klicken Sie bis dahin in Ihren persönlichen Mail Sync-Einstellungen in Rainbook auf Warteliste beitreten. Nach der Freischaltung erhalten Personen auf der Warteliste eine Benachrichtigung in Rainbook und eine Schaltfläche Gmail verbinden, in der ihre Adresse bereits eingetragen ist. Sie können die Warteliste jederzeit verlassen.

Bis dahin steht die Gmail-Seitenleiste allen zur Verfügung: siehe Seitenleisten.

Postfächer und Verlauf auswählen

Administratoren wählen Postfächer aus Ihren CRM-Benutzern oder Ihrem Google Workspace-Verzeichnis aus oder geben die Adresse eines geteilten Postfachs ein. Eine Site kann bis zu 2.000 Postfächer erfassen.

Wenn Sie ein Postfach hinzufügen, importiert Rainbook zuerst den jüngsten Verlauf: standardmäßig die letzten 90 Tage, auf Wunsch auch 7, 30, 180 oder 365 Tage. Dieser Verlauf umfasst nur E-Mails mit bekannten Kunden. Threads, die Ihr Team mit neuen Personen beginnt, werden ab diesem Zeitpunkt erfasst. Die neuesten E-Mails kommen zuerst, und die Administrationsseite zeigt den Fortschritt für jedes Postfach. Danach prüft Rainbook jedes Postfach alle paar Minuten, und neue Kunden-E-Mails erscheinen kurz nach ihrem Eingang im Datensatz.

Wenn Sie den E-Mail-Verlauf aus Ihrem bisherigen CRM importiert haben, macht Rainbook dort weiter, wo der Import endete, und fügt neue Antworten den importierten Threads hinzu, statt Kopien anzulegen. Siehe Import.

Was Rainbook erfasst

Konversationen, die Ihr Team beginnt oder an denen es teilnimmt. Wenn jemand aus Ihrem Team einen Thread mit einer Person außerhalb Ihres Unternehmens beginnt oder darauf antwortet, erfasst Rainbook den Thread – auch wenn diese Person noch nicht in Rainbook ist. „Jemand aus dem Team hat geschrieben“ bedeutet die eigene gesendete Kopie dieser Person. E-Mails an die eigene private Adresse weiterzuleiten zählt nicht. Antwortet jemand aus dem Team, werden bis zu 6 frühere Nachrichten aus den 30 Tagen davor mit erfasst. Bei Microsoft 365 stammen diese früheren Nachrichten aus Posteingang, Gesendete Elemente und Archiv. Eine ganz neue ausgehende E-Mail hat keine früheren Nachrichten. Eine eingehende E-Mail von einer neuen Person, die niemand aus dem Team beantwortet, wird nicht erfasst, es sei denn, ein Administrator aktiviert Alle externen E-Mails erfassen. Ein Thread mit einer neuen Person wartet unter „Nicht verknüpfte Threads“. Wählen Sie Account und Kontakt erstellen, Kontakt bei <Account> erstellen, wenn der Account zur Domain existiert, oder Lead öffnen, wenn die Person ein offener Lead ist. Private E-Mails, die Sie aus Ihrem geschäftlichen Postfach senden, werden genauso erfasst. Schließen Sie sie mit Ihrer Ausschlussliste oder dem Label Rainbook/Don't log aus (siehe unten).
Jede E-Mail mit einem bekannten Kunden. Eine Nachricht wird erfasst, wenn eine Person außerhalb Ihres Unternehmens beteiligt ist und diese Person in Rainbook ein Kontakt oder ein offener Lead ist oder von der Web-Domain eines Ihrer Accounts schreibt. Offene Leads werden nur über ihre E-Mail-Adresse zugeordnet, nie über die Unternehmensdomain. Rainbook ordnet bis zu 50.000 offene Leads zu, die neuesten zuerst. Unter Einstellungen › Mail sehen Sie, wie viele ältere nicht zugeordnet werden. Der Thread wird erfasst und bietet Lead öffnen an. Antworten Ihres Teams werden mit dem übrigen Thread erfasst.
Eine Konversation pro Thread. Erfasste Nachrichten eines Threads landen in einer Konversation, auch wenn der Thread die Postfächer mehrerer Vertriebsmitarbeiter erreicht oder zwischen Gmail und Outlook wechselt.
Dateien von allen Absendern. Anhänge von Kunden und von Ihrem Team, etwa Angebote, Kostenvoranschläge und Verträge, werden an die Konversation angehängt. Rainbook überspringt Logos aus E-Mail-Signaturen, kleine eingebettete Bilder, Duplikate einer Datei, die bereits im Thread ist, und Programmdateien (zum Beispiel .exe oder .msi). Ein Administrator kann Dateien des Teams überspringen wählen, wenn Sie nur Kundendateien möchten.
Eingebettete Bilder. Diagramme und Screenshots, die in eine E-Mail eingefügt wurden, werden erfasst und an ihrer Stelle angezeigt.
Meetings. Kalendertermine mit einem bekannten Kunden oder offenen Lead werden zu Meeting-Vorgängen mit Uhrzeit, Teilnahmelink, Ort und Agenda und bleiben aktuell, wenn der Termin verschoben oder abgesagt wird. Vom Team organisierte Meetings mit externen Gästen werden ebenfalls erfasst, auch wenn die Gäste noch nicht in Rainbook sind: Meetings, die der Postfachinhaber organisiert hat, oder die ein Kollege organisiert und der Inhaber angenommen oder mit Vorbehalt angenommen hat. Die Einladung einer externen Person ohne bekannte Beteiligte wird nicht allein deshalb erfasst, weil der Inhaber sie angenommen hat. Ein Meeting, das in mehreren Kalendern erscheint, ist ein einziges Meeting. Meetings mit bis zu 150 Teilnehmern werden erfasst. Termine mit 151 oder mehr Teilnehmern und Termine, die Sie abgelehnt haben, werden übersprungen. Ein Termin, den Sie in Ihrem Kalender als privat markiert haben, wird zu einem Meeting, das nur Sie und die Personen öffnen können, denen Jira es erlaubt: standardmäßig der Inhaber und die Mitglieder von rainbook-admins. Bei Jira Free und bei geteilten Postfächern werden private Termine nicht erfasst.
Jede externe E-Mail, wenn ein Administrator das möchte. Ein Administrator kann Alle externen E-Mails erfassen aktivieren, um auch E-Mails von Personen zu erfassen, die noch nicht in Rainbook sind und denen niemand aus Ihrem Team geantwortet hat, etwa die erste Anfrage eines neuen Interessenten. Die Option ist standardmäßig deaktiviert. Diese Threads warten unter „Nicht verknüpfte Threads“, mit denselben Optionen, Datensätze zu erstellen oder einen vorhandenen Lead zu öffnen.

Dateien bis 10 MB werden standardmäßig erfasst. Ein Administrator kann das Limit zwischen 1 MB und 25 MB festlegen (bei Jira Free bis 10 MB). Eine größere Datei wird in der Nachricht mit „Im Postfach öffnen“ aufgeführt. Erfasste Dateien zählen zum Speicher Ihrer Jira-Site. Bei Jira Free zeigt die Administrationsseite, wie viel Ihrer 2 GB Sie bereits nutzen.

E-Mails mit mehr als 100 externen Empfängern werden übersprungen, es sei denn, eine bekannte Partei (ein Kontakt, die Domain eines Accounts oder ein offener Lead) ist am Thread beteiligt oder der Thread wird bereits verfolgt. Genau 100 externe Empfänger liegen innerhalb des Limits. Mailinglisten-Header kennzeichnen E-Mails weiterhin als Massen-E-Mails, es sei denn, die Absenderadresse entspricht exakt einem Kontakt oder offenen Lead. Rein interne E-Mails und alles in den Ordnern Spam, Junk-E-Mail, Papierkorb oder Entwürfe werden nicht automatisch erfasst. Um einen internen Thread einem Datensatz zuzuordnen, etwa eine Kundeneskalation, die ein Kollege an Sie weitergeleitet hat, wählen Sie in der Gmail- oder Outlook-Seitenleiste den Kundendatensatz und dann Protokollieren.

Was Rainbook nicht erfasst

Sie legen auf drei Ebenen fest, was außen vor bleibt:

Ihre eigene Ausschlussliste. Fügen Sie in Ihren persönlichen Einstellungen für Rainbook Mail Sync Adressen oder ganze Domains hinzu, etwa Ihre Steuerberaterin oder einen privaten Kontakt. E-Mails mit diesen Personen werden nie erfasst.
Die Sperrliste Ihres Teams. Administratoren pflegen in Rainbook unter Einstellungen › E-Mail die sitezweiten Listen Gesperrte Adressen und Nie erfasste Domains.
Eine einzelne Nachricht oder ein Thread. Versehen Sie eine Nachricht in Gmail mit dem Label Rainbook/Don't log oder in Outlook mit der Kategorie Rainbook: Don't log, dann wird sie nie erfasst. In der Seitenleiste beendet Diesen Thread nicht mehr protokollieren die Erfassung dieses Threads aus Ihrem Postfach. Privat machen beschränkt einen erfassten Thread auf Sie und die Personen, die seine Sicherheitsstufe „Private“ zulässt: standardmäßig den Inhaber und die Mitglieder von rainbook-admins.

Verwirft jemand einen nicht verknüpften Thread, wird dessen Absender zur Sperrliste hinzugefügt. So bleibt auch die nächste E-Mail dieser Person außen vor.

Bevor etwas in Jira geschrieben wird, ersetzt Rainbook Zahlungskartennummern und US-Sozialversicherungsnummern im Betreff und im Text jeder erfassten E-Mail, jeder protokollierten E-Mail und jedes Meetings. Aus einer Kartennummer wird „[card ending 4242 removed]“, aus einer Sozialversicherungsnummer „[SSN removed]“. Alles andere in der Nachricht bleibt genau so erhalten, wie es geschrieben wurde. Bestellnummern, die nur wie Kartennummern aussehen, bleiben unverändert. Angehängte Dateien werden so gespeichert, wie sie gesendet wurden.

Die Maskierung ist immer aktiv. Administratoren sehen die Anzahl des Monats unter Einstellungen › Datenschutz und Daten im Abschnitt Maskierte Nummern und Dateispeicherung.

Wie die KI von Rainbook Ihre E-Mails nutzt

In den kostenpflichtigen Plänen liest Rainbook erfasste E-Mails, um für den Datensatz die Zusammenfassung, die Gründe für den Zustand, die nächsten Schritte und Antwortentwürfe zu schreiben. So sieht jede Person die Geschichte des Accounts, ohne jeden Thread lesen zu müssen. Rovo kann diese Zusammenfassungen nutzen, wenn eine Person, die den Datensatz sehen kann, danach fragt und dem für ihre eigenen E-Mails zugestimmt hat oder ein Administrator es erlaubt hat; KI-Clients wie Claude oder ChatGPT sind bald verfügbar und folgen derselben Regel. Jede Person sieht genau das, was Jira ihr anzuzeigen erlaubt. Ihre E-Mails werden nie zum Trainieren von KI-Modellen verwendet. Mehr zu KI und in der KI-Nutzungsrichtlinie.

Pausieren, Trennen und Deinstallieren

Trennen Sie ein Postfach oder eine ganze Verbindung jederzeit über die Administrationsseite oder Ihre persönlichen Einstellungen. Rainbook löscht die Zugriffstoken und widerruft den Google-Zugriff. Wenn Sie später erneut verbinden, entstehen keine Duplikate.
Läuft ein Abonnement aus, wird die Erfassung pausiert und die Verbindung zeigt „Pausiert: Erfassung erfordert einen kostenpflichtigen Plan“. Verbindungen bleiben 30 Tage erhalten. Wenn Sie verlängern, wird die Erfassung dort fortgesetzt, wo sie aufgehört hat. Nach 30 Tagen werden die Token gelöscht.
Microsoft 365-Administratoren, die die organisationsweite Einwilligung beenden möchten, entfernen außerdem Rainbook Mail Sync unter Unternehmensanwendungen in Microsoft Entra.
Erfasste E-Mails bleiben in Jira. Konversationen, Meetings und ihre Dateien sind Jira-Vorgänge. Sie bleiben deshalb auf Ihrer Site, auch wenn Sie Rainbook Mail Sync oder Rainbook deinstallieren. Im Administratorhandbuch steht, was Sie behalten und was bei der Deinstallation entfernt wird.

Mail Sync, die Seitenleisten und andere Erfassungswege

Kann ich die Seitenleisten und die Erfassung gemeinsam nutzen? Ja, und zusammen funktionieren sie am besten. Die Erfassung holt Kunden-E-Mails selbstständig herein. Die Seitenleiste in Gmail oder Outlook zeigt Ihnen beim Lesen den Account und ermöglicht Protokollieren, Erstellen und Entwerfen. Wenn Sie eine Nachricht protokollieren, die die Erfassung bereits hereingeholt hat, entsteht keine Kopie: Rainbook verknüpft den Thread nur mit dem Datensatz, den Sie ausgewählt haben. Siehe Seitenleisten.

Was passiert, wenn dieselbe E-Mail mehrere verbundene Postfächer erreicht? Rainbook schreibt jede Nachricht nur einmal. Ein Thread zwischen einem Kunden und drei Ihrer Vertriebsmitarbeiter ist eine Konversation, und jede Nachricht erscheint einmal, egal welche Postfächer sie erreicht hat.

Meine IT hat mein Postfach bereits verbunden. Muss ich es selbst verbinden? Nein. Die Erfassung läuft über eine Verbindung pro Postfach, und ein von einem Administrator verbundenes Postfach wird bereits erfasst. In Ihren persönlichen Einstellungen pflegen Sie weiterhin Ihre Ausschlussliste und koppeln Ihre Seitenleisten.

Mein Postfach wurde sowohl von der IT als auch von mir verbunden. Entstehen Duplikate? Nein. Jede Nachricht wird vor der Erfassung mit allem abgeglichen, was Rainbook bereits geschrieben hat. Eine Nachricht wird also nie zweimal geschrieben.

Wir haben Rainbook Beta genutzt. Was passiert mit unserer Erfassung? Wenn Sie zu den gelisteten Apps wechseln, macht Rainbook dort weiter, wo Rainbook Beta aufgehört hat, ohne doppelte Nachrichten. Die Microsoft-Administratoreinwilligung und die Google-Delegierung werden übernommen. Personen, die ihr eigenes Postfach verbunden haben, klicken einmal auf Erneut verbinden.

Erfasst Rainbook Slack, Teams-Chats oder Anrufaufzeichnungen? Nein. Rainbook erfasst E-Mails und Kalender-Meetings. Die Jira-Apps von Atlassian für Slack und Microsoft Teams sowie die Connectors für Zoom und Gong holen diese Inhalte herein. Die Konversationen und Meetings von Rainbook stehen daneben beim Account.