Legal-Paket

Das Legal-Paket (Early Access) führt Ihre Kanzlei vom Intake über die Konfliktprüfung bis zu einem offenen Matter in Jira. Es bietet eine Konfliktsuche über alle Matter und Matter-Abschottungen, die auf der Sicherheit von Jira selbst aufbauen.

Early Access

Dieses Paket befindet sich im Early Access. Es ist schon jetzt installierbar und wird unterstützt. Im Katalog und an seinen Vorgängen trägt es das Label „Early access“. Wir stellen es Anfang 2027 gemeinsam mit einem Designpartner fertig. Alles, was Sie jetzt einrichten, gilt unverändert in der allgemein verfügbaren Version weiter.

Die Pakete für Life Sciences, für Auftragnehmer der öffentlichen Hand und für Recht (Legal) befinden sich im Early Access.

Für wen es gedacht ist

Für Kanzleien und Rechtsabteilungen im Wirtschaftsrecht und in den Legal Operations von Unternehmen sowie für Privatmandate in Nachlassplanung, Familienrecht und Verbraucherinsolvenz. Rechtsgebiete, deren Kerndaten Gesundheits-, Strafregister- oder Einwanderungsdaten sind (Personenschäden, Arzthaftung, Strafverteidigung, Migrationsrecht, Arbeitsunfälle und Erwerbsminderung), liegen außerhalb dessen, was Rainbook speichern darf. Das Paket deckt sie daher nicht ab.

Es wird auf jeder Rainbook-Edition vollständig installiert, auch in der Free-Stufe und mit Jira Free. Matter-Abschottungen erfordern Jira Standard oder höher.

Intake, Konfliktprüfung, Matter

Das Paket fügt Ihrem CRM-Bereich drei Vorgangstypen hinzu:

Vorgangstyp	Status
Intake	New, Screening, Conflict check, Pending engagement, Engaged, Declined
Conflict check	Requested, Searching, Review, Cleared, Cleared with waiver, Conflict – declined
Matter	Opening, Open, On hold, Closing, Closed

Der Ablauf läuft von selbst. Jeden wichtigen Schritt genehmigt eine Person:

Wird ein Intake auf Conflict check gesetzt, wird der Conflict check erstellt und mit dem Intake verknüpft.
Ein Intake wechselt nur dann zu Pending engagement, wenn sein Conflict check den Status Cleared oder Cleared with waiver hat.
Engaged schlägt das neue Matter vor. Rechtsgebiet, Mandant, Beteiligte, verantwortliche Anwaltsperson und Matter-Nummer werden übernommen.
Conflict – declined schlägt vor, den Intake abzulehnen, und erstellt ein Follow-up für den Versand des Schreibens zur Nichtannahme des Mandats.

Der Mandant ist der Account des Matters. Beteiligte sind Organisationen und Personen aus Ihrem Verzeichnis, jeweils mit einer Rolle im Matter (Client, Adverse party, Related party, Co-counsel, Opposing counsel oder Witness). Ihre Namen und Rollen werden zusätzlich in ein einfaches Jira-Feld geschrieben, damit sie nach einer Deinstallation korrekt lesbar bleiben.

Konfliktsuche

Ein Conflict check gleicht jeden Namen des Intakes (den Mandanten, die Beteiligten und alle von Ihnen eingegebenen Aliasse) mit allen Matter Ihrer Kanzlei ab, auch mit abgeschotteten. Dabei findet er exakte Namen, Aliasse, ähnliche Schreibweisen und Muttergesellschaften. Satzzeichen, Akzente und Rechtsformzusätze wie Inc, LLC und LLP werden ignoriert.

Zu jedem Treffer in einem Matter, das Sie öffnen können, sehen Sie den gefundenen Namen und die Stärke der Übereinstimmung, die Rolle des Beteiligten sowie Matter, Mandant, Status und verantwortliche Anwaltsperson. Ein Treffer in einem abgeschotteten Matter, das Sie nicht öffnen können, erscheint als eine Zeile: „1 abgeschottetes Matter: Konfliktteam fragen“. Das Konfliktteam erhält einen Eintrag im Posteingang, um den Treffer zu prüfen. Ein Conflict check zeigt nie „Keine Treffer“ an, solange ein Konflikt besteht.

Die Suche schreibt das Ergebnis in den Conflict check und veröffentlicht eine Tabelle der Treffer als Kommentar. Abgeschottete Matter erscheinen dort nur als Anzahl, nie mit Namen.

Matter-Abschottungen

Mit Jira Standard und höher kann jeder, der ein Matter bearbeiten kann, auf Matter abschotten klicken. Das Matter liegt dann hinter einer Abschottung, die nur sein Matter-Team öffnen kann. Das Team ist vorbefüllt mit der verantwortlichen Anwaltsperson, der akquirierenden Anwaltsperson und Ihnen. Sie sehen „Abgeschottet · Rückgängig machen“. E-Mails, die mit dem Matter verknüpft sind, folgen ihm hinter die Abschottung. Abschottung aufheben öffnet es wieder.

Es gibt zwei Paketeinstellungen, beide zunächst deaktiviert:

Neue Matter abschotten: Jedes neue Matter startet hinter seiner Abschottung.
Conflict checks nur für das Konfliktteam: Neue Conflict checks können nur Ihr Konfliktteam und die zugewiesene Person öffnen.

Die Abschottungen sind Jira-Sicherheitsstufen. Daher beachten auch die Jira-Suche, Rovo, Dashboards und die mobile App sie. In Jira Free, das keine Sicherheitsstufen kennt, installiert das Paket alles außer den Abschottungen. Die Konfliktsuche zeigt dort allen die vollständigen Ergebnisse, da jeder auf einer Jira Free-Site jedes Matter öffnen kann.

Felder

Alle Felder sind native Jira-Felder: Practice area, Matter number, Responsible lawyer, Originating lawyer, Parties, Aliases, Referral source, Fee arrangement, Engagement letter, Conflict result, Waiver obtained, Client AI consent, Privileged notes, Conflict analysis und Fee estimate.

Client AI consent (Not asked, Given, Refused) wird am Datensatz und in Ansichten angezeigt, und mit Fragen können Sie danach filtern. So können Sie die Richtlinie Ihrer Kanzlei zur Nutzung von KI bei jedem Mandanten einhalten.

Ansichten, Kennzahlen und Regeln

Gespeicherte Ansichten: Open intakes, Conflict checks in review, offene Matter nach Rechtsgebiet und Open matters without a signed engagement letter.

Kennzahlen: Intake-Konversion, Median der Tage vom Intake bis zum Engagement, Median der Dauer von Conflict checks, neue Matter nach Rechtsgebiet und Mandatsakquisen nach akquirierender Anwaltsperson.

Der Mandantenzustand bewertet den Trend bei den in 12 Monaten eröffneten Matter, die Tage seit Ihrem letzten Kontakt und Intakes, die länger als 14 Tage warten.

Die Regeln sind bei der Installation des Pakets alle aktiviert: den Conflict check erstellen, aus einem Intake mit Status Engaged das Matter vorschlagen, die Ablehnung samt Follow-up für das Schreiben zur Nichtannahme vorschlagen, den Inhaber täglich an ein offenes Matter erinnern, dessen Engagement letter nach 7 Tagen nicht unterzeichnet ist, und die Abschottung jedes Matters mit seinem Matter-Team synchron halten.

Die Intake-Zusammenfassung zeigt auf einen Blick, wer anfragt, um welche Art von Matter es geht, die Beteiligten, die Dringlichkeit und den Stand der Konfliktprüfung.

Geplant mit unserem Designpartner

Für die allgemein verfügbare Version Anfang 2027 sind geplant: Abgleich klangähnlicher Namen und eine breitere Einbeziehung von Konzerngesellschaften in der Konfliktsuche, ein Workflow für Verzichtserklärungen mit Dokumentverknüpfungen, der Import von Interessenkonflikten anwaltlicher Quereinsteiger aus CSV, eine Ansicht als Erfahrungsverzeichnis und ein Intake-Formular in Jira Service Management für Legal Operations.

Erste Schritte

Installieren Sie das Paket unter Einstellungen › Pakete und fügen Sie die Demodaten hinzu. So können Sie eine fiktive Mandatsaufnahme bis zu einem offenen Mandat durchspielen, einschließlich eines vorbereiteten Interessenkonflikts. Wie Installation, Updates und Entfernen funktionieren, lesen Sie unter Branchenpakete.

Teams, die Kontrollen über die Berechtigungen von Jira hinaus benötigen, können zusätzlich das optionale Compliance-Paket hinzufügen.