Professional-Services-Paket

Das Professional-Services-Paket führt Ihr Unternehmen in Jira vom Angebot über das unterzeichnete SOW bis zur Umsetzung. Es bringt Rate Cards, Angebotsmarge und eine Pipeline mit, die weiß, ob Ihre Mitarbeitenden die Kapazität für die Umsetzung haben.

Für wen es gedacht ist

Für Beratungen, Agenturen und andere Dienstleistungsunternehmen, die die Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden verkaufen. Das Professional-Services-Paket ist allgemein verfügbar und wird in jeder Rainbook-Edition vollständig installiert, auch in der Edition Free und mit Jira Free.

Angebote und Statements of Work

Das Paket fügt Ihrem CRM-Bereich zwei Vorgangstypen hinzu und Ihrem Deal-Workflow die Phase SOW in review zwischen Propose und Negotiate.

Eine neue Version eines Angebots kopiert dieses und verknüpft beide („supersedes“). Ein Änderungsauftrag ist ein SOW der Art Change order, das mit dem SOW verknüpft ist, das er ändert.

Vom Angebot zur Umsetzung

1. Angebot erstellen. In einem Deal füllt Angebot erstellen Account, geschätzte Stunden, Umsetzungsrolle, Practice und Engagement-Modell aus. Die Angebotssumme ergibt sich aus dem Verrechnungssatz Ihrer Rate Card für diese Rolle oder, wenn es keinen Satz gibt, aus dem Deal-Betrag.
2. Angebot angenommen. Rainbook schlägt vor, aus dem Angebot das SOW zu erstellen. Sobald der Vorschlag genehmigt ist, wird das SOW mit allen übernommenen Werten erstellt.
3. SOW unterzeichnet. Sind alle ursprünglichen SOWs des Deals unterzeichnet, aktiv oder abgeschlossen, erhält der Deal-Inhaber einen Vorschlag, den Deal als gewonnen zu markieren.
4. Deal gewonnen. Rainbook bietet die Übergabe an die Umsetzung an. Umsetzung starten erstellt das Umsetzungs-Epic, benannt nach Account und SOW, mit den Kontakten und einem KI-Übergabe-Briefing (Umfang, Zusagen, Kontakte und Rollen, per E-Mail genannte Risiken, offene Fragen). Sie können das 7 Tage lang rückgängig machen. Übergabe vorschlagen sendet es zur Genehmigung an die Personen, die die Umsetzung leiten. Nicht jetzt lässt beide Optionen im Deal bestehen.
5. SOW aktiv. Burn % und Retainer balance (hours) werden jede Nacht anhand der Zeit aktualisiert, die Ihr Team in Jira erfasst. Bei 80 % Burn erhält die Inhaberin oder der Inhaber des SOW eine Benachrichtigung und ein Follow-up.

Die Umsetzungszeit stammt aus der nativen Jira-Zeiterfassung im Umsetzungs-Epic und seinen untergeordneten Vorgängen. Ein separates Tool für Zeiterfassung ist nicht nötig.

Rate Card, Kapazität und Capacity fit

In Rainbook gibt es zwei Referenztabellen. Sie bearbeiten sie im Raster des Arbeitsbereichs oder laden sie als CSV hoch:

• Rate Card: Verrechnungssatz und Vollkostensatz jeder Rolle mit den Zeiträumen, in denen sie gelten.
• Kapazitätsplan: die verfügbaren Stunden jeder Rolle pro Monat.

Jeder offene Deal mit geschätzten Stunden, einer Umsetzungsrolle und einem geplanten Start erhält einen Wert für Capacity fit. Rainbook verteilt die nach Wahrscheinlichkeit gewichteten Stunden des Deals auf dessen Monate, addiert die bereits auf aktiven SOWs und vorgelagerten Deals gebuchten Stunden und vergleicht den am stärksten ausgelasteten Monat mit Ihren verfügbaren Stunden: Green bei 85 % oder weniger, Amber bis 100 %, Red über 100 %, Unknown, wenn für die Rolle keine Kapazitätszeile vorhanden ist. Der Wert wird jede Nacht und bei jeder Änderung einer Eingabe aktualisiert. Das Board zeigt an jedem Deal eine Kapazitätsanzeige.

Probieren Sie: „Welche Rollen sind im nächsten Quartal überlastet?“

Angebotsmarge

Jedes Angebot zeigt Quote margin %: die Angebotssumme abzüglich der geschätzten Stunden zum Kostensatz der Rolle, als Anteil an der Summe. Der Wert wird aktualisiert, wenn sich Summe, Stunden, Rolle oder Rate Card ändern, und erscheint im Raster, in Fragen und in den Berichten. Legen Sie in den Paketeinstellungen eine Mindestmarge fest. Fällt ein Angebot darunter, wird eine Rabattgenehmigung ausgelöst. Dasselbe passiert, wenn ein Rabatt Ihren Schwellenwert überschreitet (zunächst 15 %).

Felder

Ausschließlich native Jira-Felder: Practice, Engagement model, Estimated hours, Primary delivery role, Planned start, Duration (weeks), Capacity fit, Quote version, Quote total, Valid until, Discount %, SOW kind, SOW value, Committed hours, SOW end, Billing schedule, Burn %, Retainer balance (hours), Signed date, Target margin %, Quote margin %, Cost assumptions, Floor price und Discount rationale.

Ansichten, Dashboard und Kennzahlen

Gespeicherte Ansichten: Open quotes, Quotes expiring in 7 days, Active SOWs (nach Burn) und Deals at capacity risk.

Das Services-Dashboard zeigt Buchungen, Gewinnrate und Marge nach Practice, Kapazität nach Rolle und SOW-Burn.

Kennzahlen: Buchungen (im Zeitraum unterzeichneter SOW-Wert), Gewinnrate, Backlog (Wert aktiver SOWs, der noch nicht verbraucht ist), Auslastungsprognose pro Rolle und Monat, Angebotszyklus (Median der Tage vom Entwurf bis zur Annahme), Änderungsaufträge pro Account und Marge nach Practice.

Probieren Sie: „Wie hoch war unsere Angebotsmarge nach Practice im letzten Quartal?“

Zustandssignale und Regeln

Der Zustand erhält drei Services-Signale: Der Burn liegt mehr als 20 Prozentpunkte vor der verstrichenen Zeit, es gibt mehr als zwei Änderungsaufträge in 90 Tagen, oder es gibt überfällige Vorgänge unter dem Umsetzungs-Epic.

Regeln, die bei der Installation des Pakets alle aktiviert sind: Kapazitätsabgleich, Angebot zu SOW, SOW unterzeichnet zu Deal gewonnen, nächtlicher Burn, Burn-Warnung bei 80 %, Erinnerung an den Ablauf eines Angebots 3 Tage vorher, Rabattgenehmigung und Margengenehmigung. Die Margengenehmigung bleibt inaktiv, bis Sie eine Mindestmarge festlegen.

Erste Schritte

Installieren Sie das Paket unter Einstellungen › Pakete, hinterlegen Sie Ihre Rate Card und Ihren Kapazitätsplan und fügen Sie die Demodaten hinzu. So sehen Sie den gesamten Ablauf vom Deal bis zum aktiven SOW. Wie Installation, Updates und Entfernen funktionieren, lesen Sie unter Branchenpakete.