Rainbook

Backup und Export

Sichern Sie Rainbook mit dem Jira-Backup, das Sie bereits verwenden.

Ihre Deals, Accounts, Kontakte, Konversationen und Meetings sind Jira-Vorgänge. Die übrigen Daten kopiert Rainbook jede Nacht ebenfalls nach Jira. Die Backups, die Sie bereits erstellen, decken Rainbook damit ab. Sie können jede Kopie herunterladen und Rainbook nach einer Neuinstallation oder auf einer aus einem Backup wiederhergestellten Site wieder einrichten. Jeder kann zudem die Datensätze, die er sehen kann, als Tabellen exportieren.

Wie Ihr Jira-Backup Rainbook enthält

Die Datensätze von Rainbook sind Jira-Vorgänge. Ihr Jira-Backup enthält sie daher mit ihren Feldern, Kommentaren und Anhängen.

Jede Nacht um 2:00 Uhr in der Zeitzone Ihrer Site hängt Rainbook eine Kopie aller anderen Daten, die es speichert, an den Vorgang „Rainbook Archive“ in Ihrem CRM-Bereich an: Einstellungen, gespeicherte Ansichten, den Personenindex, den Aktivitätsverlauf, KI-Ergebnisse, gespeicherte Berichte und Importdatensätze. Der E-Mail-Index ist nicht in der Kopie enthalten: Rainbook baut ihn aus Jira neu auf. Ein Jira-Backup, das Anhänge enthält, enthält daher Rainbook. In kostenpflichtigen Jira-Tarifen können nur Mitglieder von rainbook-admins den Vorgang „Rainbook Archive“ öffnen. In Jira Free, wo jeder auf der Site alle Vorgänge sieht, kann ihn jeder öffnen. Der Inhalt privater Deals und Threads liegt in ihren Jira-Vorgängen. Ihr Jira-Backup enthält ihn daher mit den Berechtigungen, die Jira dafür festlegt. Der Archivvorgang erscheint in beiden Fällen nicht auf Ihren Boards und in Ihren Filtern.

Kopien, die Rainbook aufbewahrt

Rainbook bewahrt 7 tägliche Kopien, 4 wöchentliche Kopien (sonntags) und 12 monatliche Kopien (jeweils am Ersten des Monats) auf: rund ein Jahr Verlauf. Jede neue Kopie wird Teil für Teil geprüft, bevor eine ältere entfernt wird. So ist immer die neueste vollständige Kopie vorhanden.

In Jira Free bewahrt Rainbook nur die neueste Kopie auf, damit im 2 GB großen Dateispeicher Ihrer Site Platz bleibt. Die vorherige Kopie wird entfernt, sobald die neue geprüft wurde.

Sites, auf denen Kopien zum Herunterladen aufbewahrt werden

Auf Sites mit dem Compliance-Paket hängt Rainbook nichts an Jira an. Jede nächtliche Kopie wird 30 Tage lang für Mitglieder von rainbook-admins zum Herunterladen aufbewahrt, auf Sites ohne Forge Object Store 7 Tage lang. Wenn das Paket installiert wird, werden die Kopien, die sich bereits am Vorgang „Rainbook Archive“ befinden, entfernt, sobald die erste Kopie zum Herunterladen bereit ist. Kopien zum Herunterladen werden auch verwendet, wenn Jira-Anhänge auf Ihrer Site deaktiviert oder auf Dateien unter 5 MB beschränkt sind.

Unter Einstellungen › Export und Backups zeigt der Abschnitt Nächtliche Kopien, wann jede Kopie abläuft. Laden Sie die Kopien, die Sie behalten möchten, in Ihre eigenen Backups herunter, bevor sie ablaufen. Was sich mit dem Compliance-Paket sonst noch ändert, lesen Sie unter Compliance-Paket.

Kopie herunterladen oder sofort eine erstellen

Mitglieder von rainbook-admins öffnen Einstellungen › Export und Backups und sehen unter Nächtliche Kopien jede Kopie und den Zeitpunkt ihrer Erstellung.

  • Wählen Sie neben einer Kopie Herunterladen, um ihre Teile zu speichern. Rainbook prüft jedes Teil anhand der Prüfsumme der Kopie, bevor Sie es speichern, sodass keine beschädigte Datei behalten wird. Ihr Browser speichert jedes Teil mit einem eigenen Klick.
  • Wenn die heutige Kopie noch nicht erstellt wurde (die Einrichtung wurde gerade abgeschlossen oder die Kopie der letzten Nacht wurde nicht fertig), wählen Sie Jetzt Kopie erstellen, um sofort eine zu erstellen. Sie wird wie eine nächtliche Kopie geprüft und aufbewahrt. Sobald die heutige Kopie vorhanden ist, bleibt die Schaltfläche bis morgen deaktiviert.

Rainbook nach einer Neuinstallation wiederherstellen

Wenn Sie Rainbook innerhalb von 21 Tagen nach der Deinstallation erneut installieren, schreiben Sie vor der Einrichtung eine E-Mail an support@rainbook.humanr.ai: Wir können Atlassian bitten, Ihre bisherigen Rainbook-Daten wieder mit der neuen Installation zu verbinden. Danach oder auf einer neuen Site, die aus Ihrem Jira-Backup wiederhergestellt wurde, stellen Sie vor der Einrichtung aus dem Rainbook Archive wieder her:

  1. Öffnen Sie Jira-Einstellungen › Apps › Rainbook. Rainbook findet die neueste Kopie am Vorgang „Rainbook Archive“ und bietet Diese Kopie wiederherstellen an. Die Einrichtung wartet, bis Sie wiederherstellen oder Ohne Wiederherstellung einrichten wählen.
  2. Wählen Sie Diese Kopie wiederherstellen. Wurde die Kopie auf einer anderen Site erstellt, etwa auf der Site, von der Ihr Backup stammt, nennt Rainbook diese und fragt nach, bevor es wiederherstellt.
  3. Wenn die Wiederherstellung abgeschlossen ist, führen Sie die Einrichtung erneut aus.
  4. Wählen Sie Felder füllen, um Account, People, Revenue impact und Health in Ihren Vorgängen erneut zu füllen. Am schnellsten geht es, wenn Sie die Seite geöffnet lassen. Verlassen Sie sie, arbeitet Rainbook im Hintergrund weiter.
  5. Aktualisieren Sie die gespeicherten Filter und Dashboard-Gadgets, die Rainbook auflistet, damit sie die neuen Felder verwenden.

Rainbook baut seine Berichte und die E-Mail-Suche selbstständig aus Jira neu auf. Wenn Sie nach der Erstellung der Kopie personenbezogene Daten einer Person gelöscht haben, löschen Sie diese nach Abschluss der Wiederherstellung erneut.

Aus einer heruntergeladenen Kopie wiederherstellen

Wenn Ihre Site Kopien zum Herunterladen aufbewahrt (Sites mit dem Compliance-Paket oder mit deaktivierten Jira-Anhängen), öffnen Sie vor der Einrichtung Jira-Einstellungen › Apps › Rainbook, wählen Sie Rainbook aus einer heruntergeladenen Kopie verschieben? und wählen Sie die Dateien der neuesten Kopie aus. Handelt es sich um eine tägliche Kopie, wählen Sie auch die davor liegenden täglichen Kopien aus, bis zur letzten Kopie vom Sonntag oder vom Ersten des Monats, damit der Aktivitätsverlauf vollständig zurückkommt. Rainbook prüft jede Datei, bevor es etwas wiederherstellt, und fragt nach, bevor es fortfährt, wenn ein Tag fehlt. Folgen Sie dann den Schritten 3 bis 5 oben.

Datensätze exportieren

Öffnen Sie Einstellungen › Export und Backups, wählen Sie die benötigten Datensatztypen aus, etwa Deals, Accounts, Kontakte und Konversationen, und speichern Sie sie als CSV-Dateien, die sich in Excel, Google Sheets oder Numbers öffnen lassen, oder als eine Excel-Arbeitsmappe mit einem Tabellenblatt pro Datensatztyp. Alle Benutzer können die Datensätze exportieren, die sie sehen können.

  • Konversationen werden mit ihren Nachrichten exportiert: Absender, Empfänger, Kopien (CC), Sendedatum und der Nachrichtentext als reiner Text.
  • Die Spaltennamen bleiben von Export zu Export gleich. Eine Datei lässt sich daher über Einstellungen › Import ohne Anpassung der Zuordnung wieder importieren.
  • Text, den eine Tabellenkalkulation als Formel ausführen würde, wird als reiner Text gespeichert. So lässt sich jede Datei sicher öffnen.
  • Exporte mit mehr als 200.000 Zeilen werden als CSV-Dateien in Teilen von bis zu 200.000 Zeilen gespeichert, auch wenn Sie Excel gewählt haben. Speichern Sie jeden Teil mit einem Klick, sobald er bereit ist. Wenn Sie die Seite schließen, öffnen Sie Einstellungen › Export und Backups erneut. Der Export wird dann mit dem nächsten Teil fortgesetzt.

Wer auf Sites mit dem Compliance-Paket exportieren darf, steht unter Compliance-Paket.

Alle Daten herunterladen

Mitglieder von rainbook-admins können mit Alle Daten herunterladen unter Einstellungen › Export und Backups, im Abschnitt Nächtliche Kopien, alles herunterladen, was Rainbook außerhalb Ihrer Vorgänge speichert: Einstellungen, gespeicherte Ansichten, den Personenindex, den E-Mail-Index, den Aktivitätsverlauf und laufende KI-Arbeit. Der E-Mail-Index richtet sich nach Ihrem eigenen Zugriff: Threads, die Sie nicht öffnen können, werden ausgelassen, und ihre Anzahl wird angegeben. Ihr Browser schreibt die Dateien, und Sie speichern jeden Teil mit einem Klick. Rainbook speichert nichts. Nutzen Sie den Download für Ihre eigenen Unterlagen oder um die Daten in ein anderes Tool zu übernehmen. Um Rainbook wiederherzustellen, stellen Sie eine nächtliche Kopie wieder her: Rainbook lässt sich aus diesem Download nicht wiederherstellen.

Auf Sites mit dem Compliance-Paket gibt es für die E-Mail-Inhalte, die das Paket speichert, einen eigenen Export. Er ist unter Compliance-Paket beschrieben.

Archivierter Aktivitätsverlauf

Der Aktivitätsverlauf zeigt, wer wann was in Rainbook getan hat. Die letzten 13 Monate sind unter Einstellungen › Aktivitätsverlauf durchsuchbar. Ältere Monate werden als Monatsdateien archiviert, die Sie auf derselben Seite herunterladen können. Diese Dateien werden nie gelöscht. Wenn Sie die personenbezogenen Daten einer Person löschen, entfernt Rainbook sie auch aus den archivierten Monaten.

Vor dem Deinstallieren

Beim Deinstallieren von Rainbook wird in Jira nichts gelöscht: Ihre Vorgänge und der Vorgang „Rainbook Archive“ mit seinen Kopien bleiben erhalten. Auf Sites, die Kopien zum Herunterladen vorhalten (mit dem Compliance-Paket oder bei deaktivierten Jira-Anhängen), werden diese Kopien zusammen mit dem Speicher von Rainbook entfernt. Laden Sie daher zuerst die neueste Kopie unter Einstellungen › Export und Backups im Abschnitt Nächtliche Kopien herunter.

Wie lange Rainbook Daten aufbewahrt

Alle Arten von Daten, die Rainbook speichert, sowie Speicherort und Aufbewahrungsdauer finden Sie unter Datenaufbewahrung.