バックアップとエクスポート

すでにお使いの Jira のバックアップで、Rainbook もバックアップできます。

商談、取引先、取引先責任者、会話、ミーティングは Jira の作業項目です。Rainbook は、それ以外のデータも毎晩 Jira にコピーします。そのため、すでに取得しているバックアップに Rainbook も含まれます。コピーはどれでもダウンロードできます。再インストール後や、バックアップから復元したサイトでも、Rainbook を元の状態に戻せます。また、自分が閲覧できるレコードは、誰でもスプレッドシートとしてエクスポートできます。

Jira のバックアップに Rainbook が含まれる仕組み

Rainbook のレコードは Jira の作業項目です。そのため、Jira のバックアップには、フィールド、コメント、添付ファイルを含めてレコードが保存されます。

毎晩、サイトのタイムゾーンで午前 2:00 に、Rainbook は保持しているそれ以外のデータすべてのコピーを、CRM スペースの Rainbook Archive 作業項目に添付します。対象は、設定、保存済みビュー、人物インデックス、アクティビティ履歴、AI の結果、保存済みレポート、インポート記録です。メールインデックスはコピーに含まれません。Rainbook が Jira から再構築します。添付ファイルを含む Jira のバックアップには、Rainbook も含まれます。有料の Jira プランでは、Rainbook Archive 作業項目を開けるのは rainbook-admins のメンバーだけです。Jira Free ではサイトの全員がすべての作業項目を閲覧できるため、誰でも開けます。非公開の商談やスレッドの内容は、それぞれの Jira 作業項目にあります。そのため、Jira のバックアップでは Jira 本来の権限のもとで保存されます。どちらの場合も、アーカイブ項目はボードやフィルターには表示されません。

Rainbook が保持するコピー

Rainbook は、日次コピーを 7 件、週次コピー (日曜日) を 4 件、月次コピー (毎月 1 日) を 12 件保持します。約 1 年分の履歴です。新しいコピーはパートごとに検証され、その後で古いコピーが削除されます。そのため、完全な最新のコピーが常に残ります。

Jira Free では、サイトのファイルストレージ 2 GB に空きを残すため、Rainbook は最新のコピーだけを保持します。前のコピーは、新しいコピーの検証後に削除されます。

コピーをダウンロード用に保管するサイト

規制業種パックを導入しているサイトでは、Rainbook は Jira に何も添付しません。夜間コピーは、rainbook-admins のメンバーがダウンロードできるように 30 日間保管されます。Forge Object Store を利用できないサイトでは 7 日間です。パックをインストールすると、最初のダウンロード用コピーの準備が整った時点で、Rainbook Archive 作業項目にあるコピーは削除されます。サイトで Jira の添付ファイルが無効になっている場合や、5 MB 未満のファイルに制限されている場合も、同じダウンロード用コピーが使われます。

[設定] › [エクスポートとバックアップ] の [夜間コピー] で、各コピーの有効期限を確認できます。残しておきたいコピーは、期限が切れる前にダウンロードして、自社のバックアップに保存してください。規制業種パックで他に何が変わるかについては、規制業種パックをご覧ください。

コピーをダウンロードする、またはすぐに作成する

rainbook-admins のメンバーは、[設定] › [エクスポートとバックアップ] を開き、[夜間コピー] で、すべてのコピーと作成日時を確認できます。

コピーの横にある [ダウンロード] を選択すると、そのコピーのパートを保存できます。Rainbook は、保存の前に各パートをコピーのフィンガープリントと照合するため、破損したファイルが保存されることはありません。ブラウザーは、クリックごとに各パートを保存します。
本日のコピーがまだ作成されていない場合 (セットアップが終わったばかりの場合や、前夜のコピーが完了しなかった場合) は、[今すぐコピーを作成] を選択すると、すぐに作成できます。夜間コピーと同じように、検証されて保管されます。本日のコピーができると、このボタンは翌日まで使えません。

再インストール後に Rainbook を復元する

Rainbook をアンインストールしてから 21 日以内に再インストールする場合は、セットアップを実行する前に support@rainbook.humanr.ai にメールでご連絡ください。以前の Rainbook のデータを新しいインストールに再接続するよう、Atlassian に依頼できます。21 日を過ぎた場合や、Jira のバックアップから復元した新しいサイトの場合は、セットアップを実行する前に、Rainbook Archive から復元します。

Jira の [設定] › [アプリ] › [Rainbook] を開きます。Rainbook が Rainbook Archive 作業項目から最新のコピーを見つけ、[このコピーを復元] を表示します。復元するか、[復元せずにセットアップ] を選択するまで、セットアップは待機します。
[このコピーを復元] を選択します。バックアップ元のサイトなど、別のサイトで作成されたコピーの場合は、Rainbook がそのサイト名を示し、復元の前に確認します。
復元が完了したら、もう一度セットアップを実行します。
[フィールドを入力] を押して、作業項目の Account、People、Revenue impact、Health を再入力します。ページを開いたままにすると最も早く完了します。ページを離れても、Rainbook はバックグラウンドで処理を続けます。
Rainbook が一覧表示する保存済みフィルターとダッシュボードのガジェットを、新しいフィールドを使うように更新します。

Rainbook は、レポートとメール検索を Jira から自動的に再構築します。コピーの作成後に誰かの個人データを消去していた場合は、復元の完了後にもう一度消去してください。

ダウンロードしたコピーから復元する

サイトがダウンロード用にコピーを保管している場合 (規制業種パックを導入しているサイトや、Jira の添付ファイルが無効なサイト) は、セットアップの前に Jira の [設定] › [アプリ] › [Rainbook] を開き、[ダウンロードしたコピーから Rainbook を移行しますか?] を選択して、最新のコピーのファイルを指定します。日次コピーの場合は、アクティビティ履歴を完全に復元できるよう、その前の日次コピーも、直近の日曜日または毎月 1 日のコピーまでさかのぼって指定します。Rainbook は、復元を始める前にすべてのファイルを検証します。欠けている日がある場合は、続行する前に確認します。その後、上記の手順 3 から 5 に従ってください。

レコードをエクスポートする

[設定] › [エクスポートとバックアップ] を開き、商談、取引先、取引先責任者、会話など、必要なレコードタイプを選択します。Excel、Google Sheets、Numbers で開ける CSV ファイルとして、またはレコードタイプごとに 1 シートを持つ Excel ブック 1 つとして保存できます。自分が表示できるレコードであれば、誰でもエクスポートできます。

会話は、送信者、宛先、CC、送信日時、プレーンテキストの本文を含むメッセージとともにエクスポートされます。
列名はエクスポートのたびに変わらないため、ファイルは [設定] › [インポート] からマッピングを編集せずにそのまま戻せます。
表計算ソフトで数式として実行されてしまうテキストはプレーンテキストとして保存されるため、どのファイルも安全に開けます。
200,000 行を超えるエクスポートは、Excel を選択した場合でも、最大 200,000 行ずつに分けた CSV ファイルとして保存されます。各パートは準備ができ次第、クリックして保存してください。ページを閉じた場合は、[設定] › [エクスポートとバックアップ] をもう一度開くと、次のパートからエクスポートが再開されます。

規制業種パックを使用しているサイトでエクスポートできるユーザーについては、規制業種パックをご覧ください。

すべてのデータをダウンロードする

rainbook-admins のメンバーは、[設定] › [エクスポートとバックアップ] の [夜間コピー] にある [すべてのデータをダウンロード] で、作業項目の外に Rainbook が保持しているすべてのデータをダウンロードできます。対象は、設定、保存済みビュー、人物インデックス、メールインデックス、アクティビティ履歴、進行中の AI 作業です。メールインデックスは自分のアクセス権に従います。開けないスレッドは除外され、除外された件数が示されます。ファイルはブラウザーで作成され、各パートをクリックして保存します。Rainbook がデータを保存することはありません。自分の記録として、または別のツールにデータを移すために使用してください。Rainbook を元の状態に戻すには、夜間コピーから復元します。このダウンロードから Rainbook を復元することはできません。

規制業種パックを使用しているサイトでは、パックが保持するメールコンテンツに専用のエクスポートがあります。詳しくは規制業種パックをご覧ください。

アーカイブされたアクティビティ履歴

アクティビティ履歴には、Rainbook で誰がいつ何をしたかが表示されます。直近 13 か月分は 設定 › アクティビティ履歴 で検索できます。それより前の月は月ごとのファイルとしてアーカイブされ、同じページからダウンロードできます。これらが削除されることはありません。個人データを消去する場合、Rainbook はアーカイブされた月からもそのデータを削除します。

アンインストールする前に

Rainbook をアンインストールしても、Jira 内では何も削除されません。作業項目と、コピーを含む Rainbook Archive 作業項目はそのまま残ります。ダウンロード用にコピーを保管しているサイト(規制業種パックを使用している場合、または Jira の添付ファイルがオフの場合)では、そのコピーは Rainbook のストレージとともに削除されます。先に 設定 › エクスポートとバックアップ の 夜間コピー から最新のコピーをダウンロードしてください。

Rainbook がデータを保持する期間

Rainbook が保持するすべての種類のデータと、その保存場所、保持期間については、データ保持をご覧ください。