Copia de seguridad y exportación

Haz la copia de seguridad de Rainbook con la copia de seguridad de Jira que ya usas.

Tus oportunidades, cuentas, contactos, conversaciones y reuniones son actividades de Jira, y cada noche Rainbook copia también en Jira el resto de sus datos. Las copias de seguridad que ya haces incluyen Rainbook, puedes descargar cualquier copia y puedes recuperar Rainbook después de una reinstalación o en un sitio restaurado a partir de una copia de seguridad. Además, cualquier persona puede exportar como hojas de cálculo los registros que puede ver.

Cómo incluye tu copia de seguridad de Jira los datos de Rainbook

Los registros de Rainbook son actividades de Jira, así que tu copia de seguridad de Jira los contiene con sus campos, comentarios y archivos adjuntos.

Cada noche a las 2:00 (en la zona horaria de tu sitio), Rainbook adjunta una copia de todo lo demás que guarda a la actividad Rainbook Archive de tu espacio de CRM: configuración, vistas guardadas, índice de personas, historial de actividad, resultados de IA, informes guardados y registros de importación. El índice de correo electrónico no está en la copia: Rainbook lo reconstruye a partir de Jira. Por tanto, una copia de seguridad de Jira que incluya archivos adjuntos incluye Rainbook. En los planes de pago de Jira, solo los miembros de rainbook-admins pueden abrir la actividad Rainbook Archive; en Jira Free, donde todos los usuarios del sitio ven todas las actividades, puede abrirla cualquier persona. El contenido de las oportunidades y los hilos privados está en sus actividades de Jira, así que tu copia de seguridad de Jira lo contiene con los permisos propios de Jira. En ambos casos, la actividad Rainbook Archive no aparece en tus tableros ni en tus filtros.

Copias que conserva Rainbook

Rainbook conserva 7 copias diarias, 4 copias semanales (los domingos) y 12 copias mensuales (el día 1 de cada mes): aproximadamente un año de historial. Cada copia nueva se comprueba parte por parte antes de eliminar una más antigua, de modo que la copia completa más reciente siempre está disponible.

En Jira Free, Rainbook conserva solo la copia más reciente, para dejar espacio en los 2 GB de almacenamiento de archivos de tu sitio. La copia anterior se elimina cuando se ha comprobado la nueva.

Sitios donde las copias se conservan para su descarga

En los sitios con el paquete Regulado, Rainbook no adjunta nada a Jira. Cada copia nocturna se conserva durante 30 días para que los miembros de rainbook-admins puedan descargarla, o durante 7 días en los sitios donde Forge Object Store no está disponible. Cuando se instala el paquete, las copias que ya están en la actividad Rainbook Archive se eliminan en cuanto está lista la primera copia para descargar. Las copias para descargar se usan también cuando los archivos adjuntos de Jira están desactivados en tu sitio o limitados a archivos de menos de 5 MB.

Configuración › Exportación y copias de seguridad, en Copias nocturnas, muestra cuándo caduca cada copia. Descarga las copias que quieras conservar en tus propias copias de seguridad antes de que caduquen. Para saber qué más cambia con el paquete Regulado, consulta el paquete Regulado.

Descargar una copia o crear una ahora

Los miembros de rainbook-admins abren Configuración › Exportación y copias de seguridad y buscan en Copias nocturnas para ver todas las copias y cuándo se hicieron.

Elige Descargar junto a una copia para guardar sus partes. Rainbook comprueba cada parte con la huella de la copia antes de que la guardes, de modo que nunca se conserva un archivo dañado. El navegador guarda cada parte con su propio clic.
Si la copia de hoy todavía no se ha hecho (porque acaba de terminar la configuración inicial o porque la copia de anoche no se completó), elige Crear una copia ahora para hacer una de inmediato. Se comprueba y se conserva igual que una copia nocturna. Una vez que existe la copia de hoy, el botón queda a la espera hasta mañana.

Restaurar Rainbook después de una reinstalación

Si reinstalas Rainbook en un plazo de 21 días desde que lo desinstalaste, escribe a support@rainbook.humanr.ai antes de ejecutar la configuración inicial: podemos pedir a Atlassian que vuelva a conectar tus datos anteriores de Rainbook con la nueva instalación. Pasado ese plazo, o en un sitio nuevo restaurado a partir de tu copia de seguridad de Jira, restaura desde Rainbook Archive antes de ejecutar la configuración inicial:

Abre Configuración de Jira › Aplicaciones › Rainbook. Rainbook busca la copia más reciente en la actividad Rainbook Archive y ofrece Restaurar esta copia. La configuración inicial espera hasta que restaures o elijas Configurar sin restaurar.
Elige Restaurar esta copia. Si la copia se hizo en otro sitio, por ejemplo el sitio del que procede tu copia de seguridad, Rainbook indica cuál es y te pregunta antes de restaurar.
Cuando termine la restauración, ejecuta de nuevo la configuración inicial.
Pulsa Rellenar los campos para volver a rellenar Account, People, Revenue impact y Health en tus actividades. Termina antes si mantienes abierta la página; si sales, Rainbook continúa en segundo plano.
Actualiza los filtros guardados y los gadgets de panel que enumera Rainbook, para que usen los campos nuevos.

Rainbook reconstruye por sí solo sus informes y la búsqueda de correo electrónico a partir de Jira. Si eliminaste los datos personales de alguna persona después de hacer la copia, vuelve a eliminarlos cuando termine la restauración.

Restaurar desde una copia descargada

Si tu sitio conserva copias para su descarga (sitios con el paquete Regulado o con los archivos adjuntos de Jira desactivados), abre Configuración de Jira › Aplicaciones › Rainbook antes de la configuración inicial, elige ¿Quieres mover Rainbook desde una copia descargada? y selecciona los archivos de la copia más reciente. Si es una copia diaria, selecciona también las copias diarias anteriores, hasta la copia de domingo o de día 1 de mes más reciente, para que el historial de actividad se recupere completo. Rainbook comprueba todos los archivos antes de restaurar nada y, si falta algún día, te pregunta antes de continuar. Después, sigue los pasos 3 a 5 anteriores.

Exporta tus registros

Abre Configuración › Exportación y copias de seguridad, elige los tipos de registro que necesites, como oportunidades, cuentas, contactos y conversaciones, y guárdalos como archivos CSV que se abren en Excel, Google Sheets o Numbers, o como un único libro de Excel con una hoja para cada tipo de registro. Cualquier persona puede exportar los registros que puede ver.

Las conversaciones incluyen sus mensajes: remitente, destinatarios, destinatarios en copia, fecha de envío y el cuerpo en texto sin formato.
Los nombres de las columnas no cambian de una exportación a otra, de modo que un archivo se puede volver a importar desde Configuración › Importar sin editar el mapeo.
El texto que una hoja de cálculo ejecutaría como fórmula se guarda como texto sin formato, así que todos los archivos se pueden abrir sin riesgo.
Las exportaciones de más de 200.000 filas se guardan como archivos CSV en partes de hasta 200.000 filas, aunque hayas elegido Excel. Guarda cada parte con un clic en cuanto esté lista. Si cierras la página, vuelve a abrir Configuración › Exportación y copias de seguridad y la exportación continuará desde la siguiente parte.

En los sitios con el paquete Regulado, consulta el paquete Regulado para saber quién puede exportar.

Descargar todos los datos

Los miembros de rainbook-admins pueden descargar todo lo que Rainbook conserva fuera de tus actividades. Para ello, usa Descargar todos los datos en Configuración › Exportación y copias de seguridad, sección Copias nocturnas. Se descargan la configuración, las vistas guardadas, el índice de personas, el índice de correo, el historial de actividad y el trabajo de IA en curso. El índice de correo respeta tu propio acceso: los hilos que no puedes abrir se excluyen, y se indica cuántos son. Tu navegador genera los archivos y tú guardas cada parte con un clic; Rainbook no almacena nada. Úsalo para tus propios archivos o para llevar los datos a otra herramienta. Para recuperar Rainbook, restaura una copia nocturna: Rainbook no se restaura a partir de esta descarga.

En los sitios con el paquete Regulado, el contenido del correo que conserva el paquete tiene su propia exportación, que se describe en el paquete Regulado.

Historial de actividad archivado

El historial de actividad muestra quién hizo qué en Rainbook y cuándo. Puedes buscar en los últimos 13 meses en Configuración › Historial de actividad. Los meses anteriores se archivan como archivos mensuales que puedes descargar desde la misma página, y nunca se eliminan. Cuando eliminas los datos personales de una persona, Rainbook también los quita de los meses archivados.

Antes de desinstalar

Desinstalar Rainbook no elimina nada en Jira: tus actividades y la actividad Rainbook Archive con sus copias se conservan. En los sitios que guardan copias para descargar (con el paquete Regulado, o con los archivos adjuntos de Jira desactivados), esas copias desaparecen con el almacenamiento de Rainbook, así que antes descarga la copia más reciente desde Configuración › Exportación y copias de seguridad, en Copias nocturnas.

Cuánto tiempo conserva Rainbook los datos

Consulta Retención de datos para ver todos los tipos de datos que conserva Rainbook, dónde se almacenan y durante cuánto tiempo.