Backup e exportação

Faça backup do Rainbook com o backup do Jira que você já usa.

Suas oportunidades, contas, contatos, Conversas e Reuniões são tickets do Jira, e toda noite o Rainbook copia o restante dos dados dele para o Jira também. Os backups que você já faz cobrem o Rainbook, você pode baixar qualquer cópia e pode restaurar o Rainbook depois de uma reinstalação ou em um site restaurado a partir de um backup. Qualquer pessoa também pode exportar como planilhas os registros que consegue ver.

Como o backup do Jira inclui o Rainbook

Os registros do Rainbook são tickets do Jira, então o backup do Jira guarda esses registros com seus campos, comentários e anexos.

Toda noite, às 2:00 no fuso horário do seu site, o Rainbook anexa uma cópia de todo o resto que ele mantém ao ticket Rainbook Archive no seu espaço de CRM: configurações, visualizações salvas, o índice de pessoas, o histórico de atividades, resultados de IA, relatórios salvos e registros de importação. O índice de e-mails não entra na cópia: o Rainbook o reconstrói a partir do Jira. Um backup do Jira que inclui anexos, portanto, inclui o Rainbook. Nos planos pagos do Jira, somente membros de rainbook-admins podem abrir o ticket Rainbook Archive; no Jira Free, onde todos no site veem todos os tickets, qualquer pessoa pode. O conteúdo de oportunidades e threads privadas fica nos tickets do Jira correspondentes, então seu backup do Jira o guarda sob as permissões do próprio Jira. Em ambos os casos, o ticket de arquivo não aparece nos seus quadros e filtros.

Cópias que o Rainbook mantém

O Rainbook mantém 7 cópias diárias, 4 cópias semanais (aos domingos) e 12 cópias mensais (no dia 1º de cada mês): cerca de um ano de histórico. Cada cópia nova é verificada parte por parte antes de uma mais antiga ser removida, então a cópia completa mais recente sempre está disponível.

No Jira Free, o Rainbook mantém apenas a cópia mais recente, para deixar espaço nos 2 GB de armazenamento de arquivos do seu site. A cópia anterior é removida depois que a nova é verificada.

Sites em que as cópias ficam disponíveis para download

Em sites com o pacote Regulado, o Rainbook não anexa nada ao Jira. Cada cópia noturna fica disponível para os membros de rainbook-admins baixarem por 30 dias, ou por 7 dias em sites em que o Forge Object Store não está disponível. Quando o pacote é instalado, as cópias que já estão no ticket Rainbook Archive são removidas assim que a primeira cópia para download fica pronta. As mesmas cópias para download valem quando os anexos do Jira estão desativados no seu site ou limitados a arquivos com menos de 5 MB.

Configurações › Exportação e backups, em Cópias noturnas, mostra quando cada cópia expira. Baixe as cópias que você quer guardar para os seus próprios backups antes que expirem. Para saber o que mais muda com o pacote Regulado, veja pacote Regulado.

Baixar uma cópia ou fazer uma agora

Os membros de rainbook-admins abrem Configurações › Exportação e backups e procuram em Cópias noturnas para ver todas as cópias e quando foram feitas.

Escolha Baixar ao lado de uma cópia para salvar as partes dela. O Rainbook confere cada parte com a impressão digital da cópia antes de você salvá-la, então um arquivo danificado nunca é mantido. Seu navegador salva cada parte em um clique separado.
Se a cópia de hoje ainda não foi feita (a configuração inicial acabou de terminar ou a cópia de ontem à noite não foi concluída), escolha Fazer uma cópia agora para criar uma imediatamente. Ela é verificada e mantida como uma cópia noturna. Depois que a cópia de hoje existir, o botão fica indisponível até amanhã.

Restaurar o Rainbook depois de uma reinstalação

Se você reinstalar o Rainbook até 21 dias depois de desinstalá-lo, envie um e-mail para support@rainbook.humanr.ai antes de executar a configuração inicial: podemos pedir à Atlassian que reconecte os dados anteriores do seu Rainbook à nova instalação. Depois disso, ou em um novo site restaurado a partir do seu backup do Jira, restaure a partir do Rainbook Archive antes de executar a configuração inicial:

Abra Configurações do Jira › Aplicativos › Rainbook. O Rainbook encontra a cópia mais recente no ticket Rainbook Archive e oferece Restaurar esta cópia. A configuração inicial aguarda até você restaurar ou escolher Configurar sem restaurar.
Escolha Restaurar esta cópia. Se a cópia foi feita em outro site, como o site de onde veio seu backup, o Rainbook informa o nome dele e pergunta antes de restaurar.
Quando a restauração terminar, execute a configuração inicial novamente.
Clique em Preencher os campos para preencher novamente Account, People, Revenue impact e Health nos seus tickets. Termina mais rápido se você mantiver a página aberta; se sair, o Rainbook continua em segundo plano.
Atualize os filtros salvos e os gadgets de painel que o Rainbook lista, para que usem os novos campos.

O Rainbook reconstrói seus relatórios e a pesquisa de e-mails a partir do Jira por conta própria. Se você apagou os dados pessoais de alguém depois que a cópia foi feita, apague-os novamente quando a restauração terminar.

Restaurar a partir de uma cópia baixada

Se o seu site mantém cópias para download (sites com o pacote Regulado ou com anexos do Jira desativados), abra Configurações do Jira › Aplicativos › Rainbook antes da configuração inicial, escolha Migrando o Rainbook de uma cópia baixada? e selecione os arquivos da cópia mais recente. Se for uma cópia diária, selecione também as cópias diárias anteriores, até a cópia mais recente de domingo ou do primeiro dia do mês, para que o histórico de atividades volte completo. O Rainbook verifica todos os arquivos antes de restaurar qualquer coisa e pergunta antes de continuar se faltar algum dia. Depois, siga as etapas 3 a 5 acima.

Exportar seus registros

Abra Configurações › Exportar e backups, escolha os tipos de registro de que precisa, como Oportunidades, Contas, Contatos e Conversas, e salve-os como arquivos CSV que abrem no Excel, no Google Sheets ou no Numbers, ou como uma única pasta de trabalho do Excel com uma planilha para cada tipo de registro. Qualquer pessoa pode exportar os registros que consegue ver.

As conversas vêm com as mensagens: remetente, destinatários, cópias, data de envio e corpo em texto simples.
Os nomes das colunas permanecem os mesmos de uma exportação para a outra. Assim, você pode importar o arquivo de volta em Configurações › Importar sem ajustar o mapeamento.
O texto que uma planilha executaria como fórmula é salvo como texto simples, então todos os arquivos são seguros para abrir.
Exportações com mais de 200.000 linhas são salvas como arquivos CSV em partes de até 200.000 linhas, mesmo que você tenha escolhido Excel. Salve cada parte com um clique assim que ela estiver pronta. Se você fechar a página, abra Configurações › Exportar e backups novamente e a exportação continuará a partir da próxima parte.

Em sites com o pacote Regulado, veja o pacote Regulado para saber quem pode exportar.

Baixar todos os dados

Os membros de rainbook-admins podem baixar tudo o que o Rainbook mantém fora dos seus tickets com Baixar todos os dados, em Configurações › Exportar e backups, em Cópias noturnas: configurações, visualizações salvas, o índice de pessoas, o índice de e-mails, o histórico de atividades e o trabalho de IA em andamento. O índice de e-mails segue o seu próprio acesso: as conversas por e-mail que você não pode abrir ficam de fora e são contadas. O seu navegador grava os arquivos e você salva cada parte com um clique; o Rainbook não armazena nada. Use esse download para os seus próprios registros ou para levar os dados para outra ferramenta. Para recuperar o Rainbook, restaure uma cópia noturna: o Rainbook não restaura a partir desse download.

Em sites com o pacote Regulado, o conteúdo de e-mail mantido pelo pacote tem uma exportação própria, descrita em o pacote Regulado.

Histórico de atividades arquivado

O histórico de atividades mostra quem fez o quê no Rainbook e quando. Os últimos 13 meses podem ser pesquisados em Configurações › Histórico de atividades. Os meses mais antigos são arquivados em arquivos mensais que você pode baixar na mesma página, e eles nunca são excluídos. Quando você apaga os dados pessoais de uma pessoa, o Rainbook os remove também dos meses arquivados.

Antes de desinstalar

Desinstalar o Rainbook não exclui nada no Jira: seus tickets e o ticket Rainbook Archive com as cópias dele permanecem. Em sites que mantêm cópias para download (com o pacote Regulado ou com os anexos do Jira desativados), essas cópias são removidas junto com o armazenamento do Rainbook. Por isso, baixe antes a cópia mais recente em Configurações › Exportar e backups, em Cópias noturnas.

Por quanto tempo o Rainbook mantém os dados

Veja Retenção de dados para saber todos os tipos de dados que o Rainbook mantém, onde ficam armazenados e por quanto tempo.