Rainbook

Solução de problemas e perguntas frequentes

Soluções rápidas para as perguntas que os administradores mais nos fazem, como nos enviar diagnósticos e como falar com o suporte do Rainbook.

O e-mail não aparece no Jira

Siga estas etapas na ordem; a maioria das respostas está nas três primeiras.

  1. O Rainbook Mail Sync está conectado? Em Configurações › E-mail, o Mail Sync deve aparecer como conectado, com uma sincronização recente. Se ele pedir um novo emparelhamento, abra a página de administração do Mail Sync para exibir o Código de conexão, depois clique em Conectar em Configurações › E-mail ou clique em Usar uma sequência de emparelhamento.
  2. A caixa de correio está conectada? Abra Configurações do Jira › Aplicativos › Rainbook Mail Sync e verifique se a caixa de correio está na lista e ativa. Se aparecer “precisa reconectar”, reconecte-a; isso acontece quando uma senha muda ou um administrador retira o consentimento.
  3. Seu site está em um plano pago? A captura em segundo plano faz parte dos planos Standard e Advanced. No plano Free, registre as conversas pela barra lateral do Gmail ou do Outlook.
  4. Sua equipe escreveu para essas pessoas, ou elas já estão no Rainbook? O Rainbook captura uma conversa assim que alguém da sua equipe a inicia com uma pessoa de fora da sua empresa ou responde a ela. Ele também captura e-mails em que pelo menos uma pessoa de fora da sua empresa é um contato ou um lead aberto no Rainbook, ou escreve a partir do domínio da web de uma das suas contas. Endereços em gmail.com, outlook.com e outros serviços de e-mail gratuitos correspondem somente quando pertencem a um contato ou a um lead aberto. Leads abertos correspondem apenas pelo e-mail, nunca pelo domínio da empresa; as conversas capturadas deles oferecem Abrir lead. O que conta é a cópia enviada do próprio membro da equipe. O primeiro e-mail de alguém novo fica em espera até que alguém da sua equipe responda. Quando alguém da equipe responde, até 6 mensagens dos 30 dias anteriores vêm junto. Para capturar mais:
    • adicione o domínio da empresa à conta dela ou adicione a pessoa como contato;
    • escolha Sempre registrar esta conversa na barra lateral para capturar o restante de uma conversa;
    • ou peça a um administrador que ative Capturar todos os e-mails externos em Configurações › E-mail › Regras de captura (fica desativado até que um administrador o ative) para capturar todas as conversas externas. Novas conversas sem cliente conhecido ficam em Caixa de entrada → Conversas não vinculadas, onde você pode vinculá-las a um registro. Escolha Criar conta e contato, Criar contato em <Conta> quando a conta do domínio já existir, ou Abrir lead quando a pessoa for um lead aberto. Em sites com barreiras do pacote Legal ou com o pacote Regulado, as novas conversas ficam Privadas para o proprietário da caixa de correio até serem vinculadas; as caixas de correio compartilhadas nesses sites mantêm a regra de cliente conhecido.
  5. O e-mail foi deixado de fora de propósito? E-mails com mais de 100 destinatários externos são ignorados, a menos que uma parte conhecida (um contato, o domínio de uma conta ou um lead aberto) esteja na conversa ou que a conversa já esteja sendo acompanhada. Um e-mail com exatamente 100 destinatários externos está dentro do limite. Cabeçalhos de lista de distribuição ainda marcam o e-mail como em massa, a menos que o endereço do remetente corresponda exatamente a um contato ou a um lead aberto. O Rainbook também ignora e-mails apenas internos (escolha o registro do cliente na barra lateral e depois Registrar para registrar um por conta própria), spam, lixeira e rascunhos, qualquer pessoa em uma lista de nunca registrar ou de bloqueio, e conversas com a etiqueta “Rainbook/Don't log” no Gmail ou com a categoria “Rainbook: Don't log” no Outlook.
  6. Já deu tempo? O Mail Sync verifica uma caixa de correio movimentada a cada 5 minutos e uma caixa com pouco movimento a cada 15, então a maioria dos e-mails chega ao Jira em cerca de 10 minutos. Sites muito grandes verificam com menos frequência; a página de administração do Mail Sync mostra o intervalo atual.
  7. Uma captura falhou? Configurações › E-mail › Mensagens com falha lista as mensagens que o Mail Sync não conseguiu salvar nos últimos 30 dias e o motivo. Escolha Tentar novamente no Mail Sync.
  8. O e-mail foi capturado, mas você não consegue vê-lo? Uma nova conversa fica privada para o proprietário por um instante e depois é aberta a todos que podem ver a conta ou a oportunidade dela, em geral em até dois minutos e sempre em até cinco. Em sites com barreiras do pacote Legal ou com o pacote Regulado, as novas conversas ficam Privadas para o proprietário da caixa de correio até serem vinculadas; as caixas de correio compartilhadas nesses sites mantêm a regra de cliente conhecido. Se ela continuar oculta, veja a próxima pergunta.

Alguém não consegue ver uma oportunidade ou um e-mail

O Rainbook mostra a cada pessoa o que o Jira permite que ela abra. Verifique:

  • A oportunidade é privada? O cabeçalho dela mostra “Privado · N pessoas”. O proprietário da oportunidade ou um administrador do Rainbook que possa abri-la pode escolher Editar pessoas para adicionar alguém.
  • A conversa foi mantida como privada? Um selo Privado na conversa significa que somente o proprietário e as pessoas que o nível de segurança Private permite a veem: por padrão, o proprietário e os membros de rainbook-admins. O proprietário, ou um administrador que possa abri-la, pode desativar a chave Privado.
  • Quem vê os clientes no seu site? Se o seu site limita o Rainbook a um grupo e a resposta de acesso é Somente usuários de CRM, as pessoas de fora desse grupo não conseguem abrir contas, oportunidades nem e-mails, embora ainda vejam nomes de clientes e receita no próprio trabalho. Adicione-as ao grupo ou mude para Todos no Jira: em Configurações do Jira › Aplicativos › Rainbook, escolha Executar a configuração inicial novamente.
  • A conta está limitada à sua equipe de conta? Adicione a pessoa ao campo Account team da conta.
  • O e-mail está vinculado ao registro certo? O e-mail acompanha o registro ao qual está vinculado. Use Alterar vínculo na conversa para movê-lo.
  • Você acabou de alterar uma configuração? O Rainbook compartilha os registros novamente de imediato.

Os totais continuam honestos quando alguém não consegue abrir todos os registros: eles mostram uma observação como “Não inclui 1 oportunidade que você não pode abrir”, em vez de um número menor sem explicação.

“Você usou as 25 análises de hoje”

Cada pessoa pode executar até 25 análises do Perguntar por dia, dentro de um limite mensal de uso justo para cada pessoa. Quando alguém atinge um limite:

  • Para essa pessoa: perguntas que cabem em um relatório continuam sendo respondidas, e as análises são redefinidas à meia-noite. Relatórios, pesquisa e todo o resto continuam funcionando. Ela pode escolher Criar este relatório por conta própria para obter o mesmo gráfico no construtor de relatórios, Perguntar no Rovo nos sites que têm o Rovo, ou Pedir mais a um administrador.
  • Para você, como administrador: você recebe uma notificação de administrador no sino quando alguém atinge o limite mensal de uso justo, para que você possa dar mais a essa pessoa. Em Configurações › Orçamento de IA, você pode definir o número diário de análises do seu site entre 1 e 100 e ver quem mais usa.
  • Se o site inteiro usar as ações de IA do mês, o Perguntar e os rascunhos continuam funcionando, e Configurações › Orçamento de IA mostra a data da renovação. Se os resumos tiverem sido pausados, o suporte do Rainbook pode adicionar ações de IA ao mês com um código de recarga gratuito: peça pelo suporte.
  • “O Rainbook ainda está processando suas últimas solicitações. Tente novamente em um minuto.” Alguém enviou muitas solicitações em pouco tempo. Aguarde um minuto e tente novamente.
  • “Esta conversa chegou a 20 follow-ups.” Comece uma nova pergunta. A edição Advanced permite 40.
  • Na edição gratuita, o Perguntar executa cerca de 60 a 100 análises por mês. Depois disso, o construtor de relatórios assume até o mês seguinte.

Todos no site podem ver tudo

É assim que o Jira Free funciona. No Jira Free, todos os usuários do site veem todos os registros. Oportunidades privadas e conversas privadas exigem o Jira Standard ou superior.

O Jira Free também oferece ao seu site 2 GB de armazenamento de arquivos, compartilhados com tudo o mais no site. Configurações › Privacidade e dados mostra quanto os arquivos do Rainbook ocupam e avisa quando o uso chega a 80%. Ao migrar para o Jira Standard, o Rainbook percebe a mudança em até um dia, propõe adicionar os próprios níveis de segurança e depois atribui a cada registro o nível correto para você.

Alterar quem usa o Rainbook

Sites mais antigos podem sair do acesso restrito a grupos em Configurações › Acesso › Quem usa o Rainbook. A confirmação informa quem ganha ou perde acesso. No Jira Free, use Executar a configuração inicial novamente em Configurações do Jira › Aplicativos › Rainbook. Com o pacote Regulado, o uso continua restrito a grupos e apenas os membros de rainbook-admins administram o Rainbook.

A barra lateral do Gmail ou do Outlook não conecta

  • Você pode usar o Rainbook? Qualquer pessoa que consiga abrir o espaço do CRM pode emparelhar uma barra lateral. Se a barra lateral disser que você não pode usar o Rainbook, peça ao administrador do Jira acesso ao espaço do CRM ou, se o seu site limita o Rainbook a um grupo, que ele adicione você a esse grupo.
  • O Rainbook Mail Sync está instalado? As barras laterais dependem dele, que é gratuito para sites de até 10 usuários.
  • Conecte com uma única aprovação. Na barra lateral, escolha Conectar ao Rainbook, confira o endereço do seu site do Jira e escolha Aprovar na página que abrir. No Outlook, copie a chave exibida na página e cole-a na barra lateral que está aguardando.
  • Use uma chave de emparelhamento. No Rainbook, abra Configurações › Barras laterais da caixa de entrada, escolha Abrir as configurações do Rainbook Mail Sync, depois Criar chave de emparelhamento e cole a chave no link Usar uma chave de emparelhamento da barra lateral. Cada chave funciona uma vez e por 10 minutos.
  • Caixas de entrada compartilhadas não se conectam automaticamente. Emparelhe-as com uma chave.
  • Já estava conectado e agora foi desconectado? Uma barra lateral sem uso por 90 dias, ou revogada por um administrador, precisa ser emparelhada de novo.
  • Acabou de migrar do Rainbook Beta? Todos emparelham uma vez com o Rainbook.

Consulte Barras laterais para ver toda a configuração.

Uma importação parou ou mostra erros

  • Sem permissão para importar? As importações são feitas em Configurações › Importar e apenas para membros de rainbook-admins. Ser administrador do Jira não basta: peça a um membro, ou a um administrador do Jira, que adicione você ao grupo na página de grupos do Jira.
  • Um arquivo foi recusado. O Rainbook verifica o tamanho e o formato antes de ler qualquer coisa, e a mensagem informa o limite. Salve planilhas muito grandes como CSV, que suporta arquivos bem maiores que o XLSX.
  • Você fechou a guia. Abra Configurações › Importar novamente: a execução continua de onde parou, sem duplicatas. Se o armazenamento do navegador foi limpo, selecione os mesmos arquivos de novo e o Rainbook verifica se são os mesmos.
  • “Importação em andamento em outra janela.” Outra guia ou outro administrador está com a execução. Ela é liberada dois minutos depois que essa janela é fechada.
  • A importação pausou sozinha. O Jira pediu que o Rainbook diminuísse o ritmo. A execução continua por conta própria assim que o limite do Jira é renovado.
  • Um campo obrigatório bloqueia a importação. A execução de teste lista os campos que a sua configuração do Jira exige e que o Rainbook não preenche. Em Configurações › Visão geral, Verificações de configuração oferece a opção Reparar.
  • Algumas linhas falharam. O relatório de validação lista todas as linhas ignoradas e com falha, com o motivo, e você pode baixá-lo como CSV. Corrija as linhas de origem e importe novamente: uma segunda execução atualiza os registros já criados em vez de duplicá-los.
  • Anexos desativados no Jira Free. Quando os anexos de e-mail levariam seu site além dos 2 GB do Jira Free, o Rainbook os desativa e informa de quanto espaço eles precisam. Ative-os novamente ou ignore as conversas mais antigas.
  • Quer recomeçar? Desfazer importação fica disponível por 14 dias depois que uma execução termina.

Consulte Importação para ver o guia completo.

Copie o diagnóstico e compartilhe com o suporte

Em Configurações › Visão geral, a seção Suporte tem a opção Diagnóstico para o suporte. Ela nos dá o que precisamos para ajudar você rapidamente, sem que ninguém precise de acesso ao seu site:

  • Mostrar diagnóstico exibe primeiro o pacote de diagnóstico completo: a versão e o build do Rainbook, sua licença, edição e pacotes, suas configurações, as filas do Rainbook e o uso do Jira nesta hora, a última verificação de configuração, os últimos 50 itens que o Rainbook não conseguiu processar, os últimos 50 erros de tarefas e a sua conexão do Mail Sync.
  • Marque Incluir o registro sobre o qual estou perguntando e informe a chave dele (por exemplo, ACME-12) para adicionar os detalhes e as saídas de IA desse registro, para que possamos ver o que o Rainbook guarda sobre ele. O Rainbook só os adiciona quando você mesmo consegue abrir esse registro no Jira.
  • Copiar diagnóstico copia o pacote, pronto para colar na sua solicitação de suporte.
  • Compartilhar diagnóstico com o suporte do Rainbook salva o pacote como um arquivo e abre, em uma nova guia, uma nova solicitação de Obter ajuda no nosso portal de suporte, pronta para você anexar o arquivo.

O pacote só sai do seu site pelo seu navegador, quando você o anexa a uma solicitação. O próprio Rainbook não o envia a lugar nenhum. O conteúdo das mensagens fica de fora, a menos que você marque Incluir o registro sobre o qual estou perguntando, e mesmo assim o pacote contém os detalhes e as saídas de IA desse registro, não os e-mails em si. Cada cópia e cada compartilhamento são registrados no histórico de atividades com o seu nome e o horário.

Dê ao suporte do Rainbook acesso direto

Às vezes é mais rápido analisarmos a sua configuração junto com você. Você pode convidar o suporte do Rainbook como usuário do Jira por um período definido:

  1. Na Administração da Atlassian, acesse seus usuários e escolha Convidar usuários.
  2. Convide support@rainbook.humanr.ai e conceda acesso somente ao Jira.
  3. Se o seu site limita o Rainbook a um grupo, adicione o usuário a esse grupo. Adicione-o a rainbook-admins somente se tivermos pedido para ver as páginas de administração do Rainbook.
  4. Avise-nos na sua solicitação de suporte e combine por quanto tempo precisamos do acesso, por exemplo, até sexta-feira.
  5. Quando terminarmos, remova o usuário ou o acesso dele ao Jira na Administração da Atlassian.

Enquanto o usuário tiver acesso, tudo o que fizermos aparece no histórico do Jira e no histórico de atividades do Rainbook com esse nome. A Atlassian conta esse usuário como usuário do Jira enquanto ele tiver acesso. Por isso, se o seu site tem exatamente 10 usuários, adicioná-lo ultrapassa o limite de 10 usuários do plano gratuito; nesse caso, peça-nos uma sessão com compartilhamento de tela.

Fale com o suporte do Rainbook