Primeiros passos

Instale o Rainbook pelo Atlassian Marketplace, escolha quem usa o Rainbook e quem vê seus clientes e coloque seu CRM para funcionar dentro do Jira no mesmo dia.

O que você precisa

• Um site do Jira Cloud e um administrador do Jira. O assistente de configuração é executado no seu navegador, com a sua conta, então você precisa de direitos de administrador do Jira. Limitar o Rainbook a um novo grupo exige um administrador do site; se não for você, o assistente fornece uma mensagem pronta para enviar ao administrador do site e continua assim que o grupo existir.
• Três chaves de espaço. O Rainbook cria três espaços gerenciados pela empresa, com as chaves RBCRM, RBDIR e RBACT por padrão. Se uma chave já estiver em uso, escolha outra no assistente.
• Jira Standard ou superior, para oportunidades privadas. O Rainbook funciona em todos os planos do Jira. No Jira Free, todos no site veem todos os registros; oportunidades e conversas privadas exigem o Jira Standard ou superior.
• Opcional, para depois: uma exportação do seu CRM atual (Salesforce, HubSpot ou Pipedrive) e alguém que possa aprovar o Rainbook Mail Sync no Microsoft 365 ou no Google Workspace.

Instalar o Rainbook

O Rainbook vem em dois aplicativos no Atlassian Marketplace:

Instale primeiro o Rainbook CRM for Jira. O Mail Sync exige uma assinatura ativa do Rainbook. Ele é emparelhado com o Rainbook durante a configuração.

1. Abra a listagem do Rainbook CRM for Jira no Atlassian Marketplace e escolha Obter agora (ou Experimentar gratuitamente).
2. Selecione seu site do Jira e confirme. A Atlassian mostra as permissões que o Rainbook solicita antes de você aprová-las.
3. Acesse Gerenciar aplicativos, encontre o Rainbook e escolha Configurar. O assistente de configuração é aberto.

O Rainbook é gratuito no Standard para sites de até 10 usuários, então uma equipe pequena pode instalá-lo e continuar usando sem custo. Para sites maiores, consulte Preços e licenciamento.

Executar o assistente de configuração

O assistente guia você por algumas etapas curtas. Voltar e Próximo mantêm suas respostas e, se você fechar a aba, o assistente retoma de onde você parou.

1. Boas-vindas. O Rainbook detecta seu plano do Jira, quantos usuários seu site tem e se você usa Jira Service Management, Jira Product Discovery e Rovo, e mostra o que isso significa para você.
2. Empresa. Sua moeda de relatório, o mês em que seu ano fiscal começa e seus próprios domínios de e-mail, para que o Rainbook diferencie o e-mail da sua equipe do e-mail dos seus clientes.
3. Espaços. Nomes e chaves dos espaços CRM, Directory e Activity. O Rainbook verifica cada chave conforme você digita.
4. Acesso. A única pergunta sobre quem vê clientes, oportunidades e e-mails (veja abaixo).
5. Pacotes. Escolha os pacotes setoriais. SaaS e Serviços profissionais estão prontos para todas as equipes; os pacotes de ciências da vida, contratados do governo e jurídico estão em acesso antecipado. Todos os pacotes são instalados por completo em todas as edições. Consulte Pacotes setoriais.
6. Pessoas. Quem usa o Rainbook? Escolha Todos no Jira ou Limitar o Rainbook a um grupo (veja abaixo).
7. E-mail. Instale o Rainbook Mail Sync pelo Marketplace; depois de concluir a configuração, emparelhe-o em Configurações › E-mail.
8. Pré-visualização. Todas as alterações que o Rainbook fará, antes de fazer qualquer uma.
9. Aplicar. O Rainbook cria a sua configuração a partir do navegador e mostra o progresso objeto por objeto.
10. Concluir. Uma verificação de integridade da nova configuração, o painel do cliente ativado nos seus tickets e os próximos passos: importar dados, convidar usuários, abrir o Rainbook.

A pré-visualização mostra todas as alterações

Antes de qualquer alteração, o assistente lista todos os espaços, tipos de ticket, campos, telas, fluxos de trabalho, esquemas, níveis de segurança, grupos, filtros e painéis que ele vai criar ou reutilizar, com os valores anteriores e posteriores de tudo o que for modificado. A linha de resumo diz: “Nada que já existe será excluído.” Se o Rainbook encontrar um campo ou grupo que já corresponda, ele o reutiliza e informa isso. Você pode baixar a pré-visualização como um arquivo JSON para seus registros de alterações.

A aplicação executa um objeto por vez e registra cada etapa; assim, se você fechar a aba no meio do processo, ela continua no próximo objeto, sem duplicatas. Se o Jira recusar uma alteração, você vê a mensagem do próprio Jira com Tentar novamente.

A única pergunta sobre acesso

A etapa Acesso pergunta: “Quem deve ver clientes, oportunidades e os e-mails deles?”

• Todos no Jira (recomendado). Todos que trabalham em um ticket veem quais clientes ele afeta e a receita em jogo, e a equipe lê os e-mails dos clientes na conta.
• Somente usuários do CRM. Somente as pessoas que usam o Rainbook abrem clientes, oportunidades e e-mails. Esta opção só está disponível quando você limita o Rainbook a um grupo: todos os demais continuam vendo nomes de clientes e receita no próprio trabalho.

No modo para todos, Somente usuários do CRM fica indisponível para o público de contas e e-mails: “Todos no Jira usam o Rainbook, então os clientes estão abertos a todos. Para restringir, limite o Rainbook a um grupo.”

O e-mail acompanha o registro ao qual está vinculado, então quem pode abrir uma conta ou oportunidade também lê os e-mails dela. Qualquer pessoa pode tornar uma única conversa privada com Tornar privado, de modo que somente ela e as pessoas que o Jira permitir possam abri-la: por padrão, o proprietário e os membros de rainbook-admins. O proprietário de uma oportunidade pode torná-la privada para as pessoas que escolher. Para mudar sua resposta, escolha Executar a configuração inicial novamente em Configurações do Jira › Aplicativos › Rainbook; o Rainbook atualiza imediatamente quem pode abrir o quê.

No Jira Free, o assistente pula esta etapa e mostra uma linha no lugar: “Todos no seu site do Jira trabalham juntos no Rainbook. Oportunidades e conversas privadas exigem o Jira Standard.”

Quem usa e administra o Rainbook

Todas as pessoas que conseguem abrir o espaço de CRM no Jira são usuários do Rainbook desde o primeiro dia, sem precisar preencher nenhum grupo. Elas abrem os registros que o Jira permite ver, usam o Perguntar, comentam, anexam arquivos, adicionam contatos, emparelham as barras laterais do Gmail e do Outlook e conectam a própria caixa de e-mail.

Os administradores do Jira cuidam das configurações e do acesso do Rainbook. Importações, a migração do Rainbook Beta, o histórico de atividades, as solicitações de privacidade, o diagnóstico, as exportações de todos os dados e o arquivamento noturno ficam restritos aos membros de rainbook-admins, porque mostram ou alteram o conteúdo dos registros. A configuração inicial adiciona ao grupo quem a executa, e um administrador do Jira pode adicionar outras pessoas nos grupos do Jira. Para permitir que alguém administre o Rainbook sem torná-lo administrador do Jira, adicione-o também a rainbook-admins. As permissões de administrador nunca dão acesso a um registro privado: quem o vê é definido pelos níveis de segurança do Jira.

Os convidados do Jira não são usuários do Rainbook, a menos que um administrador os adicione a rainbook-users.

Os grupos são opcionais. A configuração inicial pergunta Quem usa o Rainbook? Escolha Todos no Jira ou, para restringir quem usa o Rainbook, escolha Limitar o Rainbook a um grupo e selecione um grupo que você já tem, ou deixe o Rainbook criar rainbook-users. Se você não for administrador do site, o assistente mostra o nome exato do grupo com um botão de copiar e Enviar para meu administrador do site, e continua assim que o grupo aparecer. Quando o Rainbook é limitado a um grupo, as demais pessoas do seu site continuam se beneficiando: elas veem nomes de clientes, impacto na receita e saúde no próprio trabalho no Jira e, com Todos no Jira, podem abrir as contas e as oportunidades por trás dele.

Os sites que configuraram o Rainbook antes de os grupos se tornarem opcionais mantêm o acesso somente por grupo até você alterá-lo. Abra Configurações › Acesso › Quem usa o Rainbook para mudar; a confirmação indica quem ganha ou perde acesso. No Jira Free, faça a mudança em Executar a configuração inicial novamente, em Configurações do Jira › Aplicativos › Rainbook. Com o pacote Regulado, o uso continua restrito a grupo e as permissões de administrador ficam somente com rainbook-admins; os administradores do Jira não são administradores do Rainbook nesse caso, a menos que pertençam a esse grupo.

Free para equipes pequenas

Free no Standard para sites com 1–10 usuários: o CRM completo, os pacotes por setor, as barras laterais e o Perguntar, com cerca de 60 a 100 análises por mês. A captura em segundo plano, os resumos e os rascunhos exigem um plano pago.

A Atlassian cobra os aplicativos pelo número de usuários do seu site do Jira, então o plano gratuito vale enquanto o site tiver 10 usuários ou menos. Quando sua equipe crescer, o Rainbook passa para os preços do Standard e tudo o que você criou continua no lugar.

Seu idioma

O Rainbook mostra as telas no idioma em que você usa o Jira quando ele é inglês, alemão, espanhol, japonês, português do Brasil ou chinês simplificado (o português europeu aparece como português do Brasil), e em inglês nos demais casos; mais idiomas estão a caminho. Cada pessoa escolhe o seu: altere o seu na sua conta Atlassian, em Preferências da conta › Idioma. As barras laterais do Gmail e do Outlook seguem o idioma em que você usa o Gmail ou o Outlook.

Próximos passos

• Conecte seu e-mail. Abra Configurações do Jira › Aplicativos › Rainbook Mail Sync para que ele mostre o Código de conexão. Depois, abra Configurações › E-mail no Rainbook, confira se o código é o mesmo e clique em Conectar. Se a opção Conectar não aparecer, clique em Usar uma string de emparelhamento (Emparelhar o Mail Sync até que a página do Mail Sync mostre um código) e cole a string em Emparelhar com o Rainbook, na página do Mail Sync. Em seguida, conecte as caixas de e-mail por lá. Os usuários do Microsoft 365 conectam a própria caixa de e-mail onde a TI permitir, ou a TI conecta todos; a captura no Google Workspace é conectada pelo administrador de TI; a captura é identificada como beta; o Gmail pessoal será liberado após a análise do Google, com lista de espera. Consulte Mail Sync.
• Adicione as barras laterais. Instale o complemento do Gmail ou o suplemento do Outlook e conecte-o ao Rainbook em uma única aprovação. Consulte Barras laterais.
• Importe seu CRM. Traga contas, contatos, oportunidades, notas e histórico de e-mails do Salesforce, do HubSpot ou do Pipedrive. Comece com uma simulação; você pode desfazer uma importação por 14 dias. Consulte Importação.
• Faça sua primeira pergunta. Digite “Quais renovações estão em risco neste trimestre?” na barra Perguntar e receba um gráfico que você pode salvar em um painel do Jira. Consulte IA.
• Conheça o espaço de trabalho. Início, Caixa de entrada, Pipeline, Contas, Contatos, Renovações, Conversas e Relatórios: consulte O espaço de trabalho do Rainbook.
• Convide sua equipe. Compartilhe o link do Rainbook no menu de aplicativos do Jira. No modo para todos, quem pode abrir o espaço de CRM começa de imediato; no modo de grupo, adicione sua equipe ao grupo escolhido.
• Conheça a parte de administração. Espaços, acesso, oportunidades privadas, Rovo e clientes de IA, e o que você mantém se algum dia desinstalar: consulte o Guia do administrador.