Mail Sync

O Rainbook Mail Sync coloca cada email e reunião com clientes na conta e na oportunidade certas no Jira, para que toda a sua equipe trabalhe a partir da mesma conversa.

Toda a equipe vê a conversa inteira

O Rainbook Mail Sync copia para o Jira os emails e as reuniões da sua equipe com clientes. Cada thread de email vira um ticket do tipo Conversation, e cada reunião com cliente vira um ticket do tipo Meeting. Esses tickets ficam vinculados à conta, aos contatos e à oportunidade a que pertencem.

Toda a sua equipe vê cada email e reunião com o cliente na conta e na oportunidade. Um vendedor que assume uma conta lê o histórico completo. Um engenheiro no epic de entrega vê o que foi prometido. Um gerente que revisa uma oportunidade vê a última resposta sem precisar pedir que alguém a encaminhe.

A visibilidade acompanha o registro. Uma conversa assume a visibilidade dos registros a que está vinculada. Um email em uma oportunidade que todos no CRM podem ver fica visível para todos no CRM. Um email em uma oportunidade privada fica visível para as pessoas dessa oportunidade.
Threads privadas. Escolha Tornar privado em qualquer thread, na barra lateral ou com a opção Privado na thread no Rainbook, e o Jira passa a mostrá-la apenas para você e para as pessoas que o nível de segurança Private permite. Por padrão, isso inclui o proprietário e os membros de rainbook-admins. O proprietário da thread, ou um administrador do Rainbook que possa abri-la, pode torná-la visível de novo.
Altere com um clique. Qualquer pessoa no CRM que possa abrir uma thread pode escolher quem a vê (só eu, a equipe da oportunidade, todos no CRM ou todos que podem ver a conta), com a opção Desfazer. Automático volta a aplicar a regra do registro.
Threads ainda sem registro de cliente aguardam na Caixa de entrada, em Threads não vinculadas, onde você pode vinculá-las a um registro ou descartá-las. Escolha Criar conta e contato, Criar contato em <Conta> quando a conta do domínio já existir, ou Abrir lead quando a pessoa for um lead em aberto. Normalmente, essas threads ficam visíveis para todos no CRM. Em sites com barreiras do pacote Jurídico ou com o pacote Regulado, novas threads ficam privadas para o proprietário da caixa de correio até serem vinculadas. Nesses sites, as caixas de correio compartilhadas mantêm a regra de cliente conhecido.
Um domínio compartilhado por duas contas. Novos emails de um domínio usado por mais de uma conta aguardam na Caixa de entrada até que alguém escolha a conta. Adicionar um domínio que outra conta já usa não move os emails que já estão vinculados. Use Alterar vínculo na conversa.

No Jira Free, todos no site veem todos os registros. Oportunidades privadas e threads privadas exigem o Jira Standard ou superior.

O email capturado é um trabalho comum do Jira: você pode pesquisá-lo, vinculá-lo, usá-lo em relatórios e mantê-lo. O Rainbook grava o email capturado de forma silenciosa, então a captura não envia notificação do Jira para ninguém.

Antes de começar

O Mail Sync exige uma assinatura ativa do Rainbook.

Instale o Rainbook Mail Sync for Jira pelo Atlassian Marketplace no site onde o Rainbook é executado. Depois, abra Configurações do Jira › Aplicativos › Rainbook Mail Sync para que ele mostre o código de conexão. No Rainbook, abra Configurações › Email, confira se aparece o mesmo código e clique em Conectar. Para emparelhar com uma string, clique em Usar uma string de emparelhamento (Emparelhar o Mail Sync enquanto a página do Mail Sync não mostrar um código) e cole a string em Emparelhar com o Rainbook na página do Mail Sync.
As caixas de correio pertencem a pessoas que usam o Rainbook. Caixas de entrada compartilhadas, como sales@ ou support@, também podem ser adicionadas.
No plano gratuito (Standard em sites de 1 a 10 usuários), você tem as barras laterais do Gmail e do Outlook. Captura em segundo plano, resumos e rascunhos exigem um plano pago. Um site de 1 a 10 usuários no Advanced faz captura, e o Mail Sync não tem custo em um site desse tamanho.
Preços e períodos de avaliação estão em Preços e licenciamento.

Usuários do Microsoft 365 conectam a própria caixa de correio sempre que a equipe de TI permitir, ou a TI conecta todos. A captura do Google Workspace é conectada pelo administrador de TI. A captura aparece como beta. O Gmail pessoal será liberado após a análise do Google, com lista de espera.

Conectar o Microsoft 365

Há duas formas de conectar, e você pode usar as duas no mesmo site.

A TI conecta todos (consentimento do administrador). Um administrador do Microsoft 365 abre a página de administração do Mail Sync, clica em Conectar Microsoft 365 e aprova o Rainbook Mail Sync uma única vez para a organização. Depois, escolhe as caixas de correio que o Rainbook deve ler. Ninguém mais vê uma tela de consentimento, e não é preciso usar PowerShell. O Rainbook lê apenas as caixas de correio que você escolher.

Se a sua equipe de segurança quiser que o próprio Exchange imponha essa escolha, a página de administração tem uma seção opcional Avançado: aplicar também no Exchange, com as etapas exatas e um botão Verificar aplicação. O Exchange pode levar até 2 horas para aplicar alterações de função.

Cada vendedor conecta a própria caixa de correio. Sempre que o seu locatário do Microsoft 365 permitir que as pessoas aprovem aplicativos por conta própria, qualquer usuário do CRM pode abrir as configurações pessoais do Rainbook Mail Sync, clicar em Conectar Microsoft 365 e começar a capturar na hora. Se o seu locatário exigir aprovação prévia de um administrador, a página informa isso e oferece Copiar mensagem para o administrador, com o link de aprovação pronto para enviar.

O Rainbook pede à Microsoft acesso somente leitura a emails e calendários. Ele nunca envia, move, exclui nem altera nada em uma caixa de correio ou calendário.

Conectar o Google Workspace

O administrador do Google Workspace escolhe uma de duas configurações. As duas já funcionam.

Delegação em todo o domínio. O administrador copia o ID do cliente e a lista de escopos do Rainbook da página de administração do Mail Sync para o Google Admin Console (Segurança › Acesso e controle de dados › Controles de API › Delegação em todo o domínio), clica em Verificar no Rainbook e escolhe as caixas de correio que serão capturadas. As pessoas não precisam fazer nada.

Aplicativo confiável. O administrador marca o Rainbook como aplicativo confiável no Google Admin Console (Controles de API › Gerenciar o acesso de apps de terceiros). Depois, cada pessoa clica em Conectar Gmail nas configurações pessoais do Rainbook Mail Sync e aprova o acesso à própria caixa de correio. A página de administração mostra quem já se conectou.

O Rainbook pede ao Google acesso somente leitura ao Gmail e ao Agenda. Ele nunca envia, move, marca nem exclui seus e-mails.

Gmail pessoal e a lista de espera

Contas pessoais do Gmail e domínios do Workspace cujo administrador ainda não configurou a delegação ou a confiança serão liberados depois que o Google concluir a análise do acesso do Rainbook ao Gmail. Até lá, clique em Entrar na lista de espera nas suas configurações pessoais do Mail Sync no Rainbook. Quando a conexão for liberada, as pessoas na lista de espera recebem um aviso no Rainbook e um botão Conectar Gmail com o endereço já preenchido. Você pode sair da lista de espera a qualquer momento.

Enquanto isso, a barra lateral do Gmail funciona para todos: consulte Barras laterais.

Escolher caixas de correio e histórico

Os administradores escolhem as caixas de correio entre os usuários do CRM e o diretório do Google Workspace, ou digitam o endereço de uma caixa de entrada compartilhada. Um site pode capturar até 2.000 caixas de correio.

Quando você adiciona uma caixa de correio, o Rainbook primeiro traz o histórico recente: os últimos 90 dias por padrão, ou 7, 30, 180 ou 365 dias, se preferir. Esse histórico inclui apenas e-mails com clientes conhecidos. As threads que a sua equipe inicia com alguém novo são capturadas a partir de então. Os e-mails mais recentes chegam primeiro, e a página de administração mostra o progresso de cada caixa de correio. Depois disso, o Rainbook verifica cada caixa de correio a cada poucos minutos, e os novos e-mails de clientes aparecem no registro pouco depois de chegarem.

Se você importou o histórico de e-mails do seu CRM antigo, o Rainbook continua de onde a importação parou e adiciona as novas respostas às threads importadas, em vez de criar cópias. Consulte Importar.

O que o Rainbook captura

Conversas que a sua equipe inicia ou das quais participa. Quando alguém da sua equipe inicia uma thread com uma pessoa de fora da empresa, ou responde a uma, o Rainbook captura a thread, mesmo que essa pessoa ainda não esteja no Rainbook. “Alguém da equipe escreveu” significa a cópia enviada pela própria pessoa; encaminhar e-mails para o seu endereço pessoal não conta. Quando alguém da equipe responde, até 6 mensagens anteriores dos últimos 30 dias vêm junto. No Microsoft 365, essas mensagens anteriores vêm da Caixa de Entrada, de Itens Enviados e do Arquivo Morto. Um e-mail enviado totalmente novo não tem mensagens anteriores. Um e-mail recebido de alguém novo que ninguém da equipe responde não é capturado, a menos que um administrador ative Capturar todos os e-mails externos. Uma thread com alguém novo fica aguardando em Threads não vinculadas. Escolha Criar conta e contato, Criar contato em <Conta> quando a conta do domínio existir, ou Abrir lead quando a pessoa for um lead aberto. E-mails pessoais que você envia da sua caixa de correio de trabalho são capturados da mesma forma; para deixá-los de fora, use a sua lista de não registro ou o marcador Rainbook/Don't log (veja abaixo).
Todo e-mail com um cliente conhecido. Uma mensagem é capturada quando alguém de fora da empresa está nela e essa pessoa é um contato ou um lead aberto no Rainbook, ou escreve a partir do domínio web de uma das suas contas. Leads abertos são identificados apenas pelo e-mail, nunca pelo domínio da empresa. O Rainbook identifica até 50.000 leads abertos, dos mais recentes para os mais antigos; Configurações › E-mail mostra quantos leads mais antigos não são identificados. A thread é capturada e oferece Abrir lead. As respostas da sua equipe são capturadas com o restante da thread.
Uma conversa por thread. As mensagens capturadas de uma thread ficam em uma única conversa, mesmo quando a thread chega às caixas de correio de vários vendedores ou passa pelo Gmail e pelo Outlook.
Arquivos de todos os remetentes. Anexos de clientes e da sua equipe, como propostas, cotações e contratos, são anexados à conversa. O Rainbook ignora logotipos de assinaturas de e-mail, imagens pequenas inseridas no texto, duplicatas de um arquivo que já está na thread e arquivos de programa (por exemplo, .exe ou .msi). Um administrador pode escolher Ignorar arquivos enviados pela equipe se você preferir apenas os arquivos dos clientes.
Imagens no corpo do e-mail. Gráficos e capturas de tela colados em um e-mail são capturados e exibidos no lugar.
Reuniões. Eventos da agenda com um cliente conhecido ou um lead aberto se tornam tickets de reunião com o horário, o link de participação, o local e a pauta, e são atualizados quando o evento muda ou é cancelado. Reuniões organizadas pela equipe com convidados de fora também são capturadas, mesmo que os convidados ainda não estejam no Rainbook: reuniões que o proprietário da caixa de correio organizou, ou que um colega organizou e o proprietário aceitou ou aceitou como provisório. Um convite de alguém de fora sem nenhuma parte conhecida não é capturado só porque o proprietário o aceitou. Uma reunião vista em várias agendas é uma única reunião. Reuniões com até 150 participantes são capturadas; eventos com 151 ou mais participantes e eventos que você recusou são ignorados. Um evento que você marcou como particular na agenda se torna uma reunião que só você e as pessoas permitidas pelo Jira podem abrir: por padrão, o proprietário e os membros de rainbook-admins. No Jira Free e em caixas de correio compartilhadas, eventos particulares não são capturados.
Todo e-mail externo, quando um administrador quiser. Um administrador pode ativar Capturar todos os e-mails externos para capturar também e-mails de pessoas que ainda não estão no Rainbook e que ninguém da sua equipe respondeu, como o primeiro contato de um novo comprador. Essa opção vem desativada por padrão. Essas threads ficam aguardando em Threads não vinculadas, com as mesmas opções para criar registros ou abrir um lead existente.

Arquivos de até 10 MB são capturados por padrão. Um administrador pode definir o limite entre 1 MB e 25 MB (até 10 MB no Jira Free). Um arquivo maior aparece listado na mensagem com “abrir na caixa de correio”. Os arquivos capturados contam para o armazenamento do seu site do Jira e, no Jira Free, a página de administração mostra quanto dos seus 2 GB você já usou.

E-mails com mais de 100 destinatários de fora são ignorados, a menos que uma parte conhecida (um contato, o domínio de uma conta ou um lead aberto) esteja na thread ou que a thread já esteja sendo acompanhada. Um e-mail com exatamente 100 destinatários de fora está dentro do limite. Cabeçalhos de lista de e-mails ainda marcam a mensagem como envio em massa, a menos que o remetente seja exatamente um contato ou um lead aberto. E-mails apenas internos e qualquer item em Spam, Lixo Eletrônico, Lixeira ou Rascunhos não são capturados automaticamente. Para colocar uma thread interna em um registro, como o escalonamento de um cliente que um colega encaminhou para você, escolha o registro do cliente na barra lateral do Gmail ou do Outlook e depois escolha Registrar.

O que o Rainbook deixa de fora

Você decide o que fica de fora, em três níveis:

Sua própria lista de não registro. Adicione endereços ou domínios inteiros nas suas configurações pessoais do Rainbook Mail Sync, como o do seu contador ou de um contato pessoal. Os e-mails trocados com eles nunca são capturados.
A lista de bloqueio da sua equipe. Os administradores mantêm para todo o site os Endereços bloqueados e os Domínios nunca capturados no Rainbook, em Configurações › E-mail.
Uma mensagem ou thread. Aplique o marcador Rainbook/Don't log a uma mensagem no Gmail, ou a categoria Rainbook: Don't log no Outlook, e ela nunca será capturada. Na barra lateral, Parar de registrar esta thread interrompe a captura dessa thread na sua caixa de correio, e Tornar privado restringe uma thread capturada a você e às pessoas permitidas pelo nível Private dela: por padrão, o proprietário e os membros de rainbook-admins.

Quando alguém descarta uma thread não vinculada, o remetente é adicionado à lista de bloqueio para que o próximo e-mail dele também fique de fora.

Antes de gravar qualquer coisa no Jira, o Rainbook substitui números de cartão de pagamento e números do Seguro Social dos EUA (SSN) no assunto e no texto de todos os e-mails capturados, e-mails registrados e reuniões. Um número de cartão vira “[card ending 4242 removed]” e um número do Seguro Social vira “[SSN removed]”. Todo o resto da mensagem é mantido exatamente como foi escrito, e números de pedido que apenas parecem números de cartão não são alterados. Os arquivos anexados são armazenados como foram enviados.

O mascaramento está sempre ativado. Os administradores veem a contagem do mês em Configurações › Privacidade e dados, em Números mascarados e armazenamento de arquivos.

Como a IA do Rainbook usa seu e-mail

Nos planos pagos, o Rainbook lê os e-mails capturados para escrever o resumo do registro, os motivos da saúde, os próximos passos e os rascunhos de resposta, para que cada pessoa veja a história da conta sem ler todas as threads. O Rovo pode usar esses resumos quando alguém que pode ver o registro faz uma pergunta e consentiu com isso para os próprios e-mails, ou quando um administrador permitiu; clientes de IA como o Claude ou o ChatGPT chegam em breve e seguirão a mesma regra. Cada pessoa vê exatamente o que o Jira permite que ela veja. Seu e-mail nunca é usado para treinar modelos de IA. Saiba mais sobre IA e na Política de uso de IA.

Pausar, desconectar e desinstalar

Desconecte uma caixa de correio ou uma conexão inteira a qualquer momento na página de administração ou nas suas configurações pessoais. O Rainbook exclui os tokens de acesso e revoga o acesso do Google. Reconectar depois não cria duplicatas.
Se uma assinatura expirar, a captura é pausada e a conexão mostra “Pausada: a captura exige um plano pago”. As conexões são mantidas por 30 dias, então a captura continua de onde parou quando você renova. Depois de 30 dias, os tokens são excluídos.
Administradores do Microsoft 365 que quiserem encerrar o consentimento para toda a organização também devem remover o Rainbook Mail Sync de Aplicativos empresariais no Microsoft Entra.
Os e-mails capturados permanecem no Jira. Conversas, reuniões e os arquivos delas são tickets do Jira, então continuam no seu site mesmo que você desinstale o Rainbook Mail Sync ou o Rainbook. O Guia do administrador lista o que você mantém e o que é removido na desinstalação.

Mail Sync, as barras laterais e outras formas de captura

Posso usar as barras laterais e a captura juntas? Sim, e elas funcionam melhor juntas. A captura traz os e-mails dos clientes automaticamente; a barra lateral no Gmail ou no Outlook mostra a conta enquanto você lê e permite registrar, criar e redigir. Registrar uma mensagem que a captura já trouxe não cria uma cópia: o Rainbook apenas vincula a thread ao registro que você escolheu. Consulte Barras laterais.

E se o mesmo e-mail chegar a várias caixas de correio conectadas? O Rainbook grava cada mensagem uma única vez. Uma thread entre um cliente e três dos seus representantes é uma única conversa, e cada mensagem aparece uma vez, independentemente das caixas de correio a que chegou.

Minha equipe de TI já conectou minha caixa de correio. Preciso conectá-la eu mesmo? Não. A captura funciona por meio de uma conexão por caixa de correio, e uma caixa de correio conectada por um administrador já está sendo capturada. Suas configurações pessoais continuam sendo o lugar onde você mantém sua lista de não registro e emparelha suas barras laterais.

Minha caixa de correio foi conectada tanto pela TI quanto por mim. Vou ter duplicatas? Não. Antes de ser capturada, cada mensagem é comparada com tudo o que o Rainbook já gravou, então uma mensagem nunca é gravada duas vezes.

Usávamos o Rainbook Beta. O que acontece com a nossa captura? Quando vocês migrarem para os aplicativos publicados, o Rainbook continua de onde o Rainbook Beta parou, sem mensagens duplicadas. O consentimento de administrador da Microsoft e a delegação do Google são mantidos; quem conectou a própria caixa de correio clica em Reconectar uma vez.

O Rainbook captura Slack, chats do Teams ou gravações de chamadas? Não. O Rainbook captura e-mails e reuniões da agenda. Os aplicativos do Jira da própria Atlassian para Slack e Microsoft Teams, e os conectores dela para Zoom e Gong, trazem esse conteúdo, e as conversas e reuniões do Rainbook ficam ao lado dele na conta.