Rainbook

Solución de problemas y preguntas frecuentes

Soluciones rápidas a las preguntas más habituales de los administradores, cómo enviarnos datos de diagnóstico y cómo contactar con el soporte de Rainbook.

El correo no aparece en Jira

Revisa estos puntos por orden; la mayoría de las respuestas están en los tres primeros.

  1. ¿Está conectado Rainbook Mail Sync? En Configuración › Correo debería aparecer Mail Sync conectado y con una sincronización reciente. Si te pide volver a vincularlo, abre la página de administración de Mail Sync para que muestre su Código de conexión, y después pulsa Conectar en Configuración › Correo, o pulsa Usar una cadena de vinculación.
  2. ¿Está conectado el buzón? Abre Configuración de Jira › Aplicaciones › Rainbook Mail Sync y comprueba que el buzón aparece en la lista y está activo. Si aparece “necesita reconectarse”, vuelve a conectarlo; esto ocurre cuando cambia una contraseña o un administrador retira el consentimiento.
  3. ¿Tiene tu sitio un plan de pago? La captura en segundo plano forma parte de Standard y Advanced. En el plan Free, registra los hilos desde el panel lateral de Gmail o Outlook.
  4. ¿Ha escrito tu equipo a esas personas, o ya están en Rainbook? Rainbook captura un hilo en cuanto alguien de tu equipo lo inicia con una persona ajena a tu empresa, o le responde. También captura el correo en el que al menos una persona ajena a tu empresa es un contacto o un cliente potencial abierto en Rainbook, o escribe desde el dominio web de una de tus cuentas. Las direcciones de gmail.com, outlook.com y otros servicios de correo gratuitos solo coinciden cuando pertenecen a un contacto o a un cliente potencial abierto. Los clientes potenciales abiertos coinciden únicamente por correo electrónico, nunca por el dominio de la empresa; en sus hilos capturados aparece Abrir cliente potencial. Lo que cuenta es la copia enviada del miembro del equipo. Un primer correo de alguien nuevo espera hasta que alguien de tu equipo responda. Cuando alguien del equipo responde, se incorporan hasta 6 mensajes anteriores de los 30 días previos. Para capturar más:
    • añade el dominio de la empresa a su cuenta, o añade a la persona como contacto;
    • elige Registrar siempre este hilo en el panel lateral para capturar el resto de un hilo;
    • o pide a un administrador que active Capturar todo el correo externo en Configuración › Correo › Reglas de captura (está desactivado salvo que un administrador lo active) para capturar todas las conversaciones externas. Los hilos nuevos sin ningún cliente conocido llegan a Bandeja de entrada → Hilos sin vincular, donde puedes vincularlos a un registro. Elige Crear cuenta y contacto, Crear contacto en <Cuenta> cuando la cuenta del dominio ya existe, o Abrir cliente potencial cuando la persona es un cliente potencial abierto. En los sitios con barreras de información del paquete Legal o con el paquete Regulado, los hilos nuevos siguen siendo Privados para el propietario del buzón hasta que se vinculan; los buzones compartidos mantienen allí la norma del cliente conocido.
  5. ¿Se ha dejado fuera el correo a propósito? El correo con más de 100 destinatarios externos se omite, salvo que haya una parte conocida en el hilo (un contacto, el dominio de una cuenta o un cliente potencial abierto) o que el hilo ya se esté siguiendo. Un correo con exactamente 100 destinatarios externos está dentro del límite. Aun así, las cabeceras de lista de distribución marcan el correo como masivo, salvo que el remitente sea exactamente un contacto o un cliente potencial abierto. Rainbook también omite el correo exclusivamente interno (elige el registro del cliente en el panel lateral y después Registrar para registrar uno tú mismo), el spam, la papelera y los borradores, el correo de cualquier persona incluida en una lista de no registrar nunca o de bloqueo, y los hilos con la etiqueta “Rainbook/Don't log” en Gmail o la categoría “Rainbook: Don't log” en Outlook.
  6. ¿Ha pasado el tiempo suficiente? Mail Sync revisa un buzón con mucha actividad cada 5 minutos y uno con poca actividad cada 15, así que la mayoría de los correos llegan a Jira en unos 10 minutos. Los sitios muy grandes se revisan con menos frecuencia; la página de administración de Mail Sync muestra el intervalo actual.
  7. ¿Ha fallado alguna captura? Configuración › Correo › Mensajes fallidos muestra los mensajes que Mail Sync no ha podido guardar en los últimos 30 días y el motivo. Elige Volver a intentarlo en Mail Sync.
  8. ¿Se ha capturado, pero no puedes verlo? Un hilo nuevo es privado para su propietario durante unos instantes y después se abre a todas las personas que pueden ver su cuenta u oportunidad, normalmente en menos de dos minutos y siempre en menos de cinco. En los sitios con barreras de información del paquete Legal o con el paquete Regulado, los hilos nuevos siguen siendo Privados para el propietario del buzón hasta que se vinculan; los buzones compartidos mantienen allí la norma del cliente conocido. Si sigue sin verse, consulta la pregunta siguiente.

Alguien no puede ver una oportunidad o un correo

Rainbook muestra a cada persona lo que Jira le permite abrir. Comprueba lo siguiente:

  • ¿Es privada la oportunidad? Su cabecera muestra “Privado · N personas”. El propietario de la oportunidad, o un administrador de Rainbook que pueda abrirla, puede elegir Editar personas para añadir a alguien.
  • ¿Se mantiene privado el hilo? Un indicador Privado en el hilo significa que solo lo ven su propietario y las personas que permite su nivel de seguridad Private: por defecto, el propietario y los miembros de rainbook-admins. El propietario, o un administrador que pueda abrirlo, puede desactivar el interruptor Privado.
  • ¿Quién ve los clientes en tu sitio? Si tu sitio limita Rainbook a un grupo y la respuesta de acceso es Solo usuarios de CRM, las personas ajenas a ese grupo no pueden abrir cuentas, oportunidades ni correos, aunque siguen viendo los nombres de los clientes y los ingresos en su propio trabajo. Añádelas al grupo, o cambia a Todos los usuarios de Jira: en Configuración de Jira › Aplicaciones › Rainbook, elige Volver a ejecutar la configuración inicial.
  • ¿Está la cuenta limitada a su equipo de cuenta? Añade a la persona al campo Account team de la cuenta.
  • ¿Está el correo vinculado al registro correcto? El correo sigue al registro al que está vinculado. Usa Cambiar vínculo en el hilo para moverlo.
  • ¿Acabas de cambiar una configuración? Rainbook vuelve a compartir los registros de inmediato.

Los totales siguen siendo fiables cuando alguien no puede abrir todos los registros: muestran una nota como “Sin contar 1 oportunidad que no puedes abrir” en lugar de una cifra menor sin explicación.

“Has usado los 25 análisis de hoy”

Cada persona puede hacer hasta 25 análisis de Preguntar al día, dentro de un límite mensual de uso razonable para cada persona. Cuando alguien alcanza un límite:

  • Para esa persona: las preguntas que encajan en un informe se siguen respondiendo, y los análisis se restablecen a medianoche. Los informes, la búsqueda y todo lo demás siguen funcionando. Puede elegir Crear este informe tú mismo para obtener el mismo gráfico desde el generador de informes, Preguntar en Rovo si tu sitio tiene Rovo, o Pedir más a un administrador.
  • Para ti como administrador: recibes una notificación de administrador en la campana cuando alguien alcanza su límite mensual de uso razonable, para que puedas darle más. En Configuración › Presupuesto de IA puedes fijar el número diario de análisis de tu sitio entre 1 y 100 y ver quién usa más.
  • Si todo el sitio agota las acciones de IA del mes, Preguntar y los borradores siguen funcionando, y Configuración › Presupuesto de IA muestra la fecha de reinicio. Si los resúmenes se han pausado, el soporte de Rainbook puede añadir acciones de IA para el mes con un código de recarga gratuito: solicítalo a través de soporte.
  • “Rainbook sigue trabajando en tus últimas solicitudes. Vuelve a intentarlo en un minuto.” Alguien ha enviado muchas solicitudes en poco tiempo. Espera un minuto y vuelve a intentarlo.
  • “Este hilo ha alcanzado las 20 preguntas de seguimiento.” Empieza una pregunta nueva. Advanced permite 40.
  • En el nivel gratuito, Preguntar hace unos 60 a 100 análisis al mes; después, el generador de informes toma el relevo hasta el mes siguiente.

Todos los usuarios del sitio pueden verlo todo

Así funciona Jira Free. En Jira Free, todos los usuarios del sitio ven todos los registros; las oportunidades privadas y los hilos privados requieren Jira Standard o superior.

Jira Free también ofrece a tu sitio 2 GB de almacenamiento de archivos, compartidos con todo lo demás del sitio. Configuración › Privacidad y datos muestra cuánto ocupan los archivos de Rainbook y te avisa al llegar al 80 %. Cuando pasas a Jira Standard, Rainbook lo detecta en un día, te ofrece añadir sus niveles de seguridad y después asigna a cada registro el nivel correcto por ti.

Cambiar quién usa Rainbook

Los sitios configurados con anterioridad pueden pasar del acceso solo por grupo a otro modo en Configuración › Acceso › Quién usa Rainbook. La confirmación indica quién obtiene o pierde acceso. En Jira Free, usa Volver a ejecutar la configuración inicial en Configuración de Jira › Aplicaciones › Rainbook. Con el paquete Regulado, el uso sigue limitado a un grupo y solo los miembros de rainbook-admins administran Rainbook.

El panel lateral de Gmail o Outlook no se conecta

  • ¿Puedes usar Rainbook? Cualquier persona que pueda abrir el espacio de CRM puede vincular un panel lateral. Si el panel lateral indica que no puedes usar Rainbook, pide a tu administrador de Jira acceso al espacio de CRM o, si tu sitio limita Rainbook a un grupo, que te añada a él.
  • ¿Está instalado Rainbook Mail Sync? Los paneles laterales lo necesitan, y es gratuito para sitios de hasta 10 usuarios.
  • Conecta con una sola aprobación. En el panel lateral, elige Conectar con Rainbook, comprueba la dirección de tu sitio de Jira y elige Aprobar en la página que se abre. En Outlook, copia la clave que muestra la página y pégala en el panel lateral que está esperando.
  • Usa una clave de vinculación en su lugar. En Rainbook, abre Configuración › Paneles laterales de la bandeja de entrada, elige Abrir la configuración de Rainbook Mail Sync, después Crear clave de vinculación y pégala en el enlace Usar una clave de vinculación en su lugar del panel lateral. Una clave solo funciona una vez y durante 10 minutos.
  • Las bandejas de entrada compartidas no se conectan automáticamente; vincúlalas con una clave.
  • ¿Estabas conectado y ahora se ha cerrado tu sesión? Un panel lateral sin usar durante 90 días, o uno que un administrador haya revocado, necesita vincularse de nuevo.
  • ¿Acabas de pasar desde Rainbook Beta? Cada persona se vincula una vez con Rainbook.

Consulta Paneles laterales para ver la configuración completa.

Una importación se ha detenido o muestra errores

  • ¿No tienes permiso para importar? Las importaciones se ejecutan desde Configuración › Importar, solo para los miembros de rainbook-admins. Ser administrador de Jira no es suficiente: pide a un miembro, o a un administrador de Jira, que te añada al grupo en los grupos de Jira.
  • Se rechaza un archivo. Rainbook comprueba el tamaño y el formato antes de leer nada, y el mensaje indica el límite. Guarda las hojas de cálculo muy grandes como CSV, que admite archivos mucho mayores que XLSX.
  • Has cerrado la pestaña. Vuelve a abrir Configuración › Importar: la ejecución se reanuda donde se detuvo, sin duplicados. Si se ha borrado el almacenamiento de tu navegador, selecciona de nuevo los mismos archivos y Rainbook comprueba que coinciden.
  • “Importación en curso en otra ventana.” Otra pestaña u otro administrador tiene la ejecución. Se libera dos minutos después de que se cierre esa ventana.
  • La importación se ha pausado sola. Jira ha pedido a Rainbook que reduzca el ritmo. La ejecución se reanuda por sí sola cuando se restablece el límite de Jira.
  • Un campo obligatorio bloquea la importación. La simulación enumera los campos que requiere tu configuración de Jira y que Rainbook no rellena. Configuración › Resumen ofrece Reparar en Comprobaciones de la configuración.
  • Han fallado algunas filas. El informe de validación enumera todas las filas omitidas y con error, con el motivo, y puedes descargarlo como CSV. Corrige las filas de origen e importa de nuevo: una segunda ejecución actualiza los registros que ya creó en lugar de duplicarlos.
  • Archivos adjuntos desactivados en Jira Free. Cuando los archivos adjuntos de los correos harían que tu sitio superase los 2 GB de Jira Free, Rainbook los desactiva y te indica cuánto espacio necesitan. Vuelve a activarlos u omite los hilos más antiguos.
  • ¿Quieres empezar de nuevo? Deshacer importación está disponible durante 14 días después de que termine una ejecución.

Consulta Importar para ver la guía completa.

Copiar el diagnóstico y compartirlo con soporte

Configuración › Resumen incluye una sección Soporte con Diagnóstico para soporte. Nos da lo que necesitamos para ayudarte con rapidez, sin que nadie necesite acceder a tu sitio:

  • Mostrar diagnóstico te muestra primero el diagnóstico completo: la versión y la compilación de Rainbook, tu licencia, la edición y los paquetes, tu configuración, las colas de Rainbook y el uso de Jira durante esta hora, la última comprobación de la configuración, los últimos 50 elementos que Rainbook no ha podido procesar, los últimos 50 errores de trabajos y tu conexión de Mail Sync.
  • Marca la casilla Incluir el registro sobre el que pregunto e introduce su clave (por ejemplo, ACME-12) para añadir los detalles de ese registro y sus resultados de IA, de modo que podamos ver lo que Rainbook guarda sobre él. Rainbook solo los añade si tú puedes abrir ese registro en Jira.
  • Copiar diagnóstico copia el diagnóstico, listo para pegarlo en tu solicitud de soporte.
  • Compartir diagnóstico con el soporte de Rainbook guarda el diagnóstico como archivo y abre en una pestaña nueva una solicitud de Obtener ayuda en nuestro portal de soporte, lista para que adjuntes el archivo.

El diagnóstico solo sale de tu sitio a través de tu navegador, cuando lo adjuntas a una solicitud. Rainbook no lo envía a ninguna parte. El cuerpo de los mensajes se excluye, salvo que marques Incluir el registro sobre el que pregunto; incluso en ese caso, el diagnóstico contiene los detalles de ese registro y sus resultados de IA, no los correos en sí. Cada vez que se copia o se comparte, queda registrado en el historial de actividad con tu nombre y la hora.

Dar acceso directo al soporte de Rainbook

A veces nos resulta más rápido revisar tu configuración contigo. Puedes invitar al soporte de Rainbook como usuario de Jira durante un tiempo determinado:

  1. En la Administración de Atlassian, ve a tus usuarios y elige Invitar a usuarios.
  2. Invita a support@rainbook.humanr.ai y concédele acceso solo a Jira.
  3. Si tu sitio limita Rainbook a un grupo, añade a este usuario a ese grupo. Añádelo a rainbook-admins solo si hemos pedido ver las páginas de administración de Rainbook.
  4. Indícanoslo en tu solicitud de soporte y acuerda con nosotros cuánto tiempo necesitamos, por ejemplo, hasta el viernes.
  5. Cuando terminemos, elimina el usuario o quítale el acceso a Jira en la Administración de Atlassian.

Mientras el usuario tenga acceso, todo lo que hagamos aparecerá en el historial de Jira y en el historial de actividad de Rainbook con ese nombre. Atlassian lo cuenta como usuario de Jira mientras tenga acceso, así que, si tu sitio tiene exactamente 10 usuarios, al añadirlo superas el límite de 10 usuarios del nivel gratuito. En ese caso, pídenos una sesión con pantalla compartida.

Contactar con el soporte de Rainbook