Rainbook

サイドバー

Gmail と Outlook 用の Rainbook サイドバーには、各メールの横に顧客の取引先、商談、ヘルスが表示されます。受信トレイを離れずに、メールの記録、レコードの作成、返信の下書きができます。

サイドバーでできること

メールを開くと、やり取りしている相手が Rainbook に表示されます。

  • 登録済みの取引先責任者: 氏名、役職、取引先、取引先の所有者、主な理由付きのヘルス スコア、最大 5 件の未完了の商談 (フェーズ、金額、完了予定日)、スレッドを最後に記録した日時が表示されます。有料プランでは、取引先の Rainbook の要約と次のステップも表示されます。
  • 登録済みの会社の新しい人物: 「取引先責任者未登録」と示された取引先カードが表示されます。メールを記録すると、その人物は取引先責任者として登録されます。
  • 新しい相手: 相手のドメインに「Rainbook レコードなし」と表示されます。ワンクリックで、検索したレコードにメールを記録するか、商談を作成できます。
  • スレッドに社外の人物が複数いる場合: 全員とその一致先が一覧で表示されるので、確認したい人物を選べます。
  • 社内メール: 記録先の顧客レコードを選び、記録 を選択します。同僚から転送された顧客のエスカレーションも、その顧客のレコードに記録できます。

メールの作成中は、作成ビューに受信者について Rainbook が把握している情報が表示されます。

サイドバーに表示される内容はすべて、あなたの権限で Jira から読み込まれます。表示されるのは Jira であなたが開けるレコードだけです。開けないレコードは表示されず、その存在をうかがわせる表示もありません。

受信トレイからできる操作

  • 記録: メールを商談、取引先、フォローアップ、契約更新に記録します。Rainbook が一致する商談 (または取引先) を提案し、添付するファイルをチェックリストから選べます。Rainbook Mail Sync で取り込み済みのメールを記録してもコピーは作成されず、スレッドが選んだレコードにリンクされます。
  • 商談またはフォローアップを作成: メールから作成します。取引先が入力され、メールもそのレコードに記録されます。
  • このスレッドを常に記録: Rainbook にまだ登録されていない相手からの返信も含め、返信を引き続き取り込みます。
  • このスレッドの記録を停止: あなたのメールボックスからの取り込みを停止します。記録済みのメッセージはレコードに残ります。
  • 非公開にする: 記録したスレッドを、あなたと Jira が許可するユーザーだけに表示します。既定では、所有者と rainbook-admins のメンバーです。
  • 返信を下書き (有料プラン): 必要に応じて指示を入力し、トーン (標準、親しみやすい、簡潔) を選ぶと、スレッド、取引先の最近の会話とミーティング、あなたの未完了の商談、スレッドのファイルをもとに Rainbook が返信を作成します。これらの情報源で確認できなかった事実はハイライトされるので、内容を確認してください。挿入 を選ぶと下書きが返信に入ります。Rainbook がメールを代わりに送信することはありません。
  • Rainbook で開く: レコードの詳細に移動します。

記録するメール内のカード番号と米国社会保障番号は、取り込み時と同じく、Jira に届く前にマスクされます。Mail Sync をご覧ください。

Gmail アドオンをインストールする

  1. Google Workspace 管理者が、ドメインに Rainbook Gmail アドオンを追加します。Google のマーケットプレイスにはまだ公開されていないため、手順は support@rainbook.humanr.ai にお問い合わせください。
  2. Gmail で任意のメールを開き、サイド パネルの Rainbook アイコンをクリックします。
  3. Rainbook サイトとペアリングします (下記参照)。

Gmail アドオンはウェブ版 Gmail で動作します。

Outlook アドインをインストールする

  1. Microsoft 365 管理者が、Rainbook Mail Sync の管理ページで提供されるマニフェストを使い、Microsoft 365 管理センター ([設定] › [統合アプリ]) から Rainbook を展開します。この方法で展開すると、Rainbook Mail Sync がすでにメールボックスを取り込んでいるすべてのユーザーに対して、アドインが自動で接続されます。
  2. Outlook の Microsoft Marketplace ([アドインを取得]) から Rainbook を追加することもできます。
  3. メールを開き、リボンの Rainbook をクリックします。ウィンドウをピン留めすると、メッセージを切り替えても開いたままになります。

Outlook アドインは、Outlook on the web、新しい Outlook for Windows とクラシック Outlook for Windows、Outlook for Mac で動作します。

どちらのアドインも、Jira サイトに Rainbook と Rainbook Mail Sync がインストールされている必要があります。

Rainbook とペアリングする

ペアリングによって、サイドバーが使う Rainbook サイトとあなたのユーザー情報が設定されます。Rainbook を使うユーザーは誰でもペアリングできます。サイトで Rainbook の利用がグループに限定されている場合は、そのグループに所属している必要があります。

  • 自動。 管理者が Rainbook の管理ページから Outlook アドインを展開していて、あなたのメールボックスが接続済みの場合、またはそのメール クライアントで以前にペアリングしている場合は、サイドバーが接続済みの状態で開きます。「接続中のアカウント」とあなたのアドレスが表示されます。
  • Rainbook に接続。 それ以外の場合は、Rainbook に接続 をクリックし、Jira サイトのアドレスを確認して (Rainbook がメール ドメインから候補を提示します)、1 回クリックします。Jira で Rainbook Mail Sync の個人設定が開き、接続を求めているメール クライアントとメールボックスが表示されます。承認 をクリックします。Gmail は自動で接続されます。Outlook では コピー をクリックし、待機中のサイドバーにキーを 1 回貼り付けます。
  • ペアリング キー。 ポップアップがブロックされた場合は、Rainbook で 設定 › 受信トレイのサイドバー を開き、Rainbook Mail Sync の設定を開く、ペアリング キーを作成 の順に選択します。キーは、サイドバーの ペアリング キーを使用 から貼り付けます。キーは 1 回だけ、10 分間有効です。

ペアリングは使用している限り有効で、90 日間使用されないと期限切れになります。個人設定にはペアリングしたすべてのサイドバーが一覧表示され、あなたまたは Rainbook 管理者はそのどれでも取り消せます。

サイドバーが保存するデータ

サイドバーが保存するのはペアリング情報だけです。メール クライアントはアドインの設定に Rainbook サイトのアドレスとペアリング トークンを保持し、Rainbook Mail Sync は各リクエストを確認するためにそのトークンのフィンガープリントを保持します。メールをすぐに開き直せるように、最後に表示したカードがあなた専用に 10 分間キャッシュされます。

読んだだけで記録しないメールは、メールボックスに残ります。メールやファイルを記録すると、選んだ Jira レコードに直接送られます。3 MB を超えるファイルは一時的なアップロード バッファーを経由し、Jira に保存されるとすぐにバッファーから削除されます。

無料枠、プランと制限

  • 無料枠 (ユーザー数 1 ～ 10 人のサイトの Standard) では、サイドバーを追加費用なしで利用できます。ヘルス スコアとその主な理由を表示する取引先カード、進行中の商談、[記録]、[作成]、[常に記録]、[記録を停止]、[非公開にする] を使えます。返信の下書き、Rainbook の要約、次のステップには有料プランが必要です。バックグラウンドでの取り込みも同様です。
  • ユーザー数 1 ～ 10 人の Rainbook Mail Sync で使えるのはサイドバーだけです。ただし、サイトが Advanced の場合は、Mail Sync の追加費用なしでバックグラウンドでの取り込みも使えます。
  • 有料プランでは、カードに Rainbook の要約、AI が作成した主な理由、次のステップが加わり、返信の下書きが有効になります。
  • 下書きには AI の利用枠を使います。 Rainbook の AI は、公正使用の上限の範囲でサブスクリプションに含まれています。月間の公正使用の上限に達すると、下書きをいつ再び使えるかがサイドバーに表示されます。サイドバーのほかの機能はそのまま使えます。詳しくは AI をご覧ください。
  • Jira Free では [非公開にする] はありません。Jira Free のサイトでは、全員がすべてのレコードを閲覧できるためです。

料金は 料金とライセンス に記載しています。

問題が起きたときは

  • 「Rainbook がビジー状態です。1 分後にもう一度お試しください。」 [再試行] をクリックします。サイドバーは自動で回復します。
  • ペアリング済みなのに「Rainbook に接続」と表示される。 ペアリングが取り消されたか、90 日間使われていませんでした。もう一度ペアリングしてください。
  • 「Jira へのアクセスに対応が必要です: Jira 管理者に問い合わせてください」 Jira アカウントが現在使用できません (無効化された、アクセス権を失ったなど)。Jira 管理者が解決できます。
  • 「Jira サイトから Rainbook の応答がありません。」 Rainbook と Rainbook Mail Sync がインストールされ、接続されていることを確認するよう Jira 管理者に依頼してください。

そのほかの回答は トラブルシューティングとよくある質問 をご覧ください。