管理员指南

了解 Rainbook 如何设置您的 Jira 站点、谁能看到什么、Rovo 和 AI 客户端如何配合使用，以及卸载后您会保留哪些内容。

Rainbook 的空间

Rainbook 将您的 CRM 数据保存为普通的 Jira 工作项，分布在三个公司管理型空间中。这样，您的客户数据无需维护任何集成，就能直接使用 JQL、权限、自动化、仪表板、Jira 移动应用、Atlassian 备份和 Rovo。

您在初始设置向导中选择这些键。每个空间都有各自的工作类型方案、界面和工作流，名称均为“Rainbook …”，方便您在 Jira 设置中识别。在 Jira 设置中搜索“Rainbook”即可找到它们；设置 › 概览会在每次访问时和每晚检查这些内容。

RBCRM 中的 Rainbook Archive 工作项是 Rainbook 自己的记录：Rainbook 每晚会附加一份存档，其中包含它保存在 Jira 之外的数据。这样 Atlassian 备份会覆盖这些数据，卸载后它们也仍然保留在您手中。只有 rainbook-admins 的成员可以打开该工作项。

方案和安全级别

向导会为每个空间创建一个权限方案、一个工作项安全方案和一个通知方案。客户邮件会进入 Activity 空间，并使用 Rainbook 的静默通知方案，因此被采集的邮件不会塞满任何人的收件箱。

每条记录都带有一个 Jira 工作项安全级别。Rainbook 会为您设置并更新该级别；除非您想自行调整，否则无需手动选择。

Rainbook 管理员是 Rainbook 管理员群组（rainbook-admins）中的人员。您的 Jira 管理员负责 Rainbook 的设置和配置页面。显示或更改记录内容的页面仅限 rainbook-admins 的成员使用：导入、从 Rainbook Beta 迁移、活动历史记录、诊断和失败任务、隐私请求、每晚存档、下载所有数据以及还原。私有商机和私有线程只对 Jira 允许的人员可见：默认情况下为负责人和 rainbook-admins 的成员。Jira 管理员权限在这里不会带来任何额外访问权限：不在记录安全级别内的 Jira 管理员看不到该记录。rainbook-admins 的成员可以下载 Rainbook 自己的数据用于备份；请参阅备份和导出。

记录之间会相互跟随：商机起初沿用其客户的级别，跟进和续约跟随各自的商机，联系人跟随各自的客户，邮件线程和会议则跟随与它们关联的记录。

设置 › 概览会在每次访问时和每晚，根据 Rainbook 的预期，在配置检查下检查您的空间、字段、界面、工作流和方案。如果有人在 Jira 中编辑了 Rainbook 方案或移除了某个字段，检查会标出问题，修复会先预览修复内容，再进行应用。

在其他空间中链接请求

Rainbook 可以将支持请求和缺陷链接到 Rainbook 自有空间之外的客户。如果某个空间带有 Account 字段，该链接就是对工作项的一次普通编辑。除非 Rainbook 应用在该空间中拥有“管理项目”权限，否则 Rainbook 的链接编辑可能会通知关注者。管理 → 链接 → 空间会标出每个带有该字段的空间，并打开该空间的权限设置，您可以在那里授予权限。Rainbook 本身不会更改任何权限方案，因为一个方案通常由多个空间共用。

谁使用 Rainbook

初始设置会询问谁使用 Rainbook？选择 Jira 中的所有人，则所有可以浏览 CRM 空间的人都能使用 Rainbook；选择将 Rainbook 限制为某个群组，则由您指定使用者。Jira 管理员负责 Rainbook 的设置；导入、活动历史记录、隐私请求、诊断和备份则需要是 rainbook-admins 的成员，运行初始设置的人会被自动加入该群组。

除非管理员将 Jira 访客添加到 rainbook-users，否则他们不是 Rainbook 用户。

较早创建的站点会保持仅限群组访问，直到您更改为止。打开设置 › 访问权限 › 谁使用 Rainbook即可切换；确认窗口会列出谁将获得或失去访问权限。在 Jira Free 上，请通过 Jira 设置 › 应用 › Rainbook 中的重新运行初始设置来切换。

启用合规套件后，使用权限保持仅限群组，并且只有 rainbook-admins 的成员可以管理 Rainbook。在这种情况下，仅有 Jira 管理员权限不能使某人成为 Rainbook 管理员。请参阅合规套件。

谁可以查看客户、商机和邮件

您的整个团队都能看到客户和商机下的每封客户邮件。如需只让自己和 Jira 允许的人员查看，可将对话标记为“私有”。默认情况下，这些人员是负责人和 rainbook-admins 的成员。

初始设置向导会问一个问题：“谁可以查看客户、商机及其邮件？”您可以随时更改答案：在 Jira 设置 › 应用 › Rainbook 中，选择重新运行初始设置。

• Jira 中的所有人（推荐）。 工程师、支持人员和产品人员可以看到其工作会影响哪些客户，以及涉及的营收金额，并且可以打开客户及其邮件。
• 仅 CRM 用户。 只有使用 Rainbook 的人员才能打开客户、商机和邮件。只有将 Rainbook 限制为某个群组时，才能选择此项：其他所有人仍然可以在自己的工作项上看到客户名称和营收。

在“所有人”模式下，客户和邮件的受众无法选择仅 CRM 用户：“Jira 中的所有人都使用 Rainbook，因此所有人都可以查看客户。如需缩小范围，请将 Rainbook 限制为某个群组。”

另外有两条相关规则：

• 邮件。 “邮件跟随其关联的记录（推荐）”或“仅 CRM 用户”。未关联到任何记录的对话以及共享邮箱中的对话，在有人将其关联之前，Rainbook 中的所有人都可以看到。
• 私有商机。 任何可以编辑商机的人都可以将其设为私有，无需开启任何开关。

更改会立即生效。Rainbook 会马上更新谁可以打开什么内容。每次更改都会记录在活动历史记录中。

私有商机和私有对话

私有商机。 在可见性菜单中选择所有 Rainbook 用户，即可与 Rainbook 用户共享商机。在任意商机上，打开可见性并选择私有 · 选择人员。选择应该看到此商机的人员，负责人始终排在最前面。随后商机标题会显示“私有 · 3 人”，点击即可查看人员列表，并可使用编辑人员。该商机的邮件、会议、跟进和承诺事项会沿用该商机的私有设置。

私有商机由 Jira 工作项安全级别保护，因此 Jira 搜索、工作项视图、仪表板、Rovo、AI 客户端和 Jira 移动应用，只会向与其共享的人员、负责人、rainbook-admins 的成员以及该级别包含的其他人员显示它。这一限制由 Jira 自身在所有界面上强制执行。

总计保持真实：商机之外的人员看到销售管道总计时会显示“不含 1 个您无法打开的商机”，而商机内的人员看到的总计则包含该商机。

销售线索、续约以及套件中的商机类型（报价、SOW、投标）也可以用同样的方式设为私有。

私有邮件对话。 对话的负责人、任何可以打开该对话的 CRM 用户或 Rainbook 管理员，都可以选择设为私有。之后对话会显示“私有”标记，Jira 只向其负责人以及其“私有”安全级别允许的人员显示该对话。即使有人将它关联到被广泛共享的商机，它也仍然保持私有。负责人，或可以打开该对话的 Rainbook 管理员，可以让它重新可见。您在 Outlook 或 Google 日历中标记为私有的日历事件，在 Rainbook 中使用同一个“私有”级别：默认情况下是负责人和 rainbook-admins 的成员。

Jira Free

Rainbook 可在 Jira Free 上运行，并提供完整的 CRM、行业套件和侧边栏。Jira Free 没有工作项安全功能，因此共享模型更简单：

• 在 Jira Free 上，站点上的所有人都能看到每条记录；私有商机和私有对话需要 Jira Standard 或更高版本。
• 初始设置向导只会说明一次，随后跳过“访问权限”步骤，并隐藏所有隐私控件。
• Rainbook 附加的文件（如邮件附件和夜间归档）会占用 Jira Free 的 2 GB 文件存储空间。设置 › 隐私和数据下的已屏蔽的数字和文件存储会显示 Rainbook 已使用的空间，并在达到 80% 时提醒您。为节省空间，在 Jira Free 上，Rainbook 归档项只保留最新的一组归档。
• Jira Free 不包含 Rovo，因此其中无法使用 Rovo 中的 Rainbook 智能体。

升级到 Jira Standard 后，Rainbook 会在一天内发现这一变化，提示您添加其权限方案和安全级别，然后为每条现有记录设置合适的级别。

Rovo 和 AI 客户端

您可以向 Rovo 询问销售管道的情况。每个人看到的内容，与 Jira 允许其查看的内容完全一致。

• Rovo 中的 Rainbook 智能体可以回答有关客户、商机和邮件的问题，起草跟进内容，并提出更新提案。该功能默认开启；可通过设置 › AI 与 Rovo › Rovo 中的 Rainbook 智能体和工具开启或关闭。
• Claude 和 ChatGPT 等 AI 客户端即将推出。它们将通过 Atlassian 的 MCP 服务器使用 Rainbook 的工具，每个人的客户端获得的答案，将与 Rainbook 智能体给该用户的答案相同。您的组织管理员将在 Atlassian 管理中开启这项访问，并选择允许连接的客户端。
• 面向 AI 客户端的邮件摘要。每个人在设置 › AI 与您的邮件中同意后，其本人的邮件会提供给 Rovo 聊天中的 Rainbook 智能体，AI 客户端推出后也会提供给其 AI 客户端。只有在您开启管理 → AI → 向 AI 客户端提供其他人的邮件摘要后，其他人的邮件摘要才会提供给每个人的 AI 客户端，且仅限该用户可以打开的记录。该选项默认关闭。
• 变更需要有人确认。使用 Rainbook 工具的智能体只会提出变更提案。提出请求的用户单击一次即可应用提案，并可撤消；对他人记录的变更，则会成为发给该记录负责人的审批请求。AI 客户端直接通过 Atlassian 自己的 MCP 工具所做的变更，属于普通的 Jira 编辑，按该用户的 Jira 权限执行。

Rainbook 的 AI 运行在由 Atlassian 托管的模型上。它只读取您在 Jira 中可以看到的内容，不会读取更多。您的数据不会用于训练模型。

Rainbook 自身的 AI、采集和后台作业已包含在您的订阅中，不占用 Rovo 积分或自动化步骤。Rovo 中的 Rainbook 智能体、使用 Rainbook 工具的 Rovo Studio 智能体，以及基于 Rainbook 模板或操作构建的自动化规则，会使用您的 Atlassian 额度：Rovo 积分自 2026 年 12 月 3 日起计，自动化步骤自 12 月 3 日当天或之后的首次续订起计，并按规则显示在管理员的“使用情况”选项卡中。

采用情况

设置 › 采用情况显示您的团队如何使用 Rainbook：按日和按周统计的活跃用户、每个人最近一次的活跃日期，以及他们使用的区域（工作区、Jira 面板、仪表板小工具、Gmail 和 Outlook 侧边栏、询问和草稿），姓名取自 Jira。您可以据此找出需要帮助上手的人，以及真正发挥作用的功能。

只有 Rainbook 管理员可以打开此页面。Rainbook 会将这些每日使用记录保留 13 个月。侧边栏的使用数据每小时从 Mail Sync 同步一次，在同步完成之前，今天的数字会带有“截至”时间。

活动历史记录

设置 › 活动历史记录列出 Rainbook 和您的团队成员所做的每一项变更：时间、操作人、记录的名称和键、字段，以及旧值和新值。新增和移除的邮件消息显示为“已添加邮件”和“已移除邮件”，不会显示邮件内容。您可以按记录、人员、字段、变更类型和日期进行筛选，并将当前所见内容导出为 CSV。每条记录的时间线也会显示该记录的相同条目。

所有版均将活动历史记录保留 13 个月。在 Advanced 版中，您可以选择条目的可搜索时长：13 个月、2 年、3 年、5 年或永久，还可以将完整历史记录导出为一个文件。较早的条目会转入可下载的月度归档文件；Rainbook 不会删除这些文件。

可见性变更、隐私请求，以及每一次诊断信息的复制或分享，同样会记录为历史条目。

管理员通知

Rainbook 管理员和 Jira 站点管理员会在 Rainbook 页眉中看到一个名为管理员通知的铃铛图标。其中列出管理员需要处理的所有事项，分为需立即处理和即将到来两组：初始设置和配置检查、存储空间、接近当月上限的 AI 使用量、Mail Sync 连接、临近截止日期的隐私请求，以及您的订阅。每条通知都会说明发生了什么、为什么重要、唯一的解决方法以及开始时间。

• 完成会将通知对所有管理员标记为已处理；稍后提醒会为您隐藏该通知，直到明天或一周后。这两项操作都会记录在活动历史记录中。
• 问题解决后，通知会自动消失，因此列表中始终只有仍需要您处理的事项。
• 同样的列表也显示在设置 › 概览的需要您处理下方。如果某项检查未能运行，计数会如实说明，而不是显示偏少的数字。

通知只保留在您的站点内；Rainbook 不会将其发送到其他任何地方。

新的销售管道阶段

当有人在 Jira 中为线索、商机、续约或套件的销售管道工作流添加状态时，Rainbook 会发出一条管理员通知，设置 › 新阶段会提出一个问题：“这是进行中阶段、赢单还是输单？它在销售管道中处于什么位置？”在管理员回答之前，该阶段会在面板上显示为标有“需要设置”的进行中列，所有未包含其商机的总计也会注明这一点。回答之后，面板、预测和总计都会将其计入。

交付模板

商机赢单后，Rainbook 会提议从交付模板开始交付：在交付空间中创建长篇故事，在开始交付时选定的空间中创建长篇故事，或为每个商机创建新空间，并带有最初的工作项以及该商机已有的信息。Rainbook 管理页面中的交付模板页面列出了您的模板：SaaS 套件附带一个模板，专业服务套件附带两个，您也可以创建自己的模板。

• 编辑模板的工作项及其创建位置，并通过设为默认选择赢单商机使用的模板。
• 移除不需要的模板，或还原套件原本附带的模板。
• 只有 Rainbook 管理员可以管理交付模板。

有关团队如何使用“开始交付”和“提议交接”，请参阅从商机到交付。

报表历史与预测类别

从安装当天起，Rainbook 会记录商机的金额、结束日期、概率、负责人和预测类别的每一次变更，以及续约的日期和客户的 ARR 变更。Rainbook 还会为每个未关闭的商机和续约保留每日快照：前 35 天每天一份，之后每周一份，并在每个季度开始时保留一份，共保存 25 个月。首次运行时，Rainbook 还会根据 Jira 自身的变更历史重建 13 周的历史，因此在您查看销售管道的变化时，历史数据已经就绪。历史记录遵循 Jira 权限：每个人只能看到自己有权打开的记录的历史。

商机和续约带有 Forecast category 字段，可选值为承诺、最佳情况、销售管道或已排除。销售代表可将其设为自己的预测判断。如果留空，则按阶段概率与各套件销售管道设定的阈值来确定（在 SaaS 套件和 Professional services 套件中，70% 及以上为承诺，40% 及以上为最佳情况）。未纳入预测的阶段计为已排除。

Teamwork Graph 与 Rovo 搜索

Rainbook Beta 现已提供，Rainbook 将于 1 月提供。

Rainbook 可以将您的客户和商机发布到 Atlassian 的 Teamwork Graph，这样 Rovo 搜索、Atlassian 搜索和 Rovo 聊天就能依据每个人的 Jira 权限，基于这些数据作答。私有记录和私有商机不会发布，邮件和会议也不会发布。要启用此功能，请先由组织管理员在 Atlassian 管理 › 已连接的应用 中连接 Rainbook，再由 Rainbook 管理员在 设置 › 集成 中打开 Rovo 搜索。关闭后，Rainbook 发送的所有内容都会被移除。Jira Free 和启用了合规套件的站点不支持此功能。在 1 月之前，Rainbook 的 设置 › 集成 中会将其显示为稍后提供。

卸载以及保留的内容

卸载后保留您的 CRM：商机、客户、联系人和邮件仍保留在 Jira 中。

您的记录、采集的邮件和附件都是 Jira 工作项，因此卸载 Rainbook 后，它们仍保留在您的站点上，可在 Jira 中阅读和搜索。

卸载 Rainbook 不会运行任何清理代码：Rainbook 在退出时不会删除任何内容。Atlassian 会在标准恢复期内保留被移除的 Rainbook 存储，并且对于您在 21 天内申请的重新安装，Atlassian 可以将 Rainbook 的应用数据重新关联到该安装。

卸载之前

1. 移除 Rainbook 的 Approval request 验证器。 卸载前，请从 Approval request 工作流中移除 Rainbook 审批验证器，否则 Approve 会一直被阻止。如果您已经卸载，请现在移除。
2. 在使用 Government contractors 工作流的站点上，也要移除关卡验证器。 同样请从 Government contractors 工作流中移除 Rainbook 关卡验证器，否则带关卡的转换会一直被阻止。
3. 保留您需要的历史。 请在 设置 › 活动历史 中导出活动历史，并下载您想保留的已归档月份。使用合规套件时，导入的历史如何保留，请参阅其页面。
4. 检查最新的归档。 设置 › 导出和备份 中的 每晚副本 下会显示最近一次副本的完成时间。您也可以从 Rainbook Archive 工作项下载它。

之后如需重新安装，请再次从 Atlassian Marketplace 安装 Rainbook。21 天内，请联系 Atlassian 重新关联您的 Rainbook 数据。超过 21 天后，Rainbook 可以从 Rainbook Archive 工作项上的最新归档集还原，并根据您工作项上保留的值重新填充其字段。有关归档和导出数据的所有方式，请参阅备份与导出。

受监管行业的团队

医疗、金融服务、政府和法律行业的团队可以添加可选的合规套件。它自 2026 年 12 月 15 日（周二）起提供抢先体验，需要付费 Jira 方案上的 Advanced 版，并可从 设置 › 套件 安装，在执行任何操作之前会先预览每项变更。